Biura toną w stosach kser i skanów

Marzenie o firmach wolnych od papierowych dokumentów sięga roku 1975, kiedy to magazyn BusinessWeek przewidział utworzenie zespołu stanowisk biurowych połączonych nie tylko między sobą, ale i z czymś w rodzaju elektronicznego segregatora. Do roku 1990, według tegoż artykułu, większość dokumentów miała być elektroniczna. Od tej daty minęło już 20 lat, a biura toną w stosach kser i skanów. Co więcej – spadek cen kopiarek i urządzeń służących do powielania dokumentów spowodował, że z roku na rok przybywa zadrukowanych kartek papieru. Jak wynika z danych firmy konsultingowej InfoTrends, w 2007 roku całkowita liczba wydrukowanych, skopiowanych lub przefaksowanych dokumentów firmowych tylko w Stanach Zjednoczonych sięgnęła 1,019 trilionów. W Polsce największe instytucje archiwizują nawet kilka kilometrów dokumentów miesięcznie.

Pierwszy badacz biurokracji - Max Weber  był zdania, że nowoczesny świat zachodni stworzył szczególny rodzaj racjonalności, którą socjolog nazwał racjonalnością formalną. Dzięki jej dobrodziejstwu, przy wyborze środka prowadzącego do celu, człowiek może podjąć taką samą, optymalną decyzję. Innymi słowy, ludzie nie muszą sami poszukiwać, bo otrzymują już gotowe mechanizmy postępowania. Szybki rozwój nowych technologii i nieustanna potrzeba skracania czasu dostępu do informacji wymuszają konieczność ciągłego ulepszania i rozwijania. W dobie globalizacji  paperless office to przede wszystkim oszczędność czasu, kosztów i miejsca. Dlaczego więc biura bez papieru nie stały się dzisiaj faktem dokonanym? Czy ludzie postępują nieracjonalnie?

E-dokumenty nie budzą zaufania

Przeprowadzone w lutym badania blisko 900 przedsiębiorstw  przez organizację AIIM, zajmującą się opracowywaniem przemysłowych standardów w dziedzinie zarządzania dokumentacją, wskazują, że większość firm sądzi, że dokumenty w tradycyjnej formie są potrzebne z przyczyn prawnych. A w  procesach sądowych można dochodzić swoich praw tylko z wykorzystaniem papieru. Według Olgierda Rudaka, prawnika z Money.pl, powodem niewprowadzenia bezpapierowego systemu gospodarowania jest to, że-dokumenty (nawet te nieformalne) w najczęściej spotykanej dziś formie nie budzą najmniejszego zaufania. - Przykładem niech będzie choćby wysyłanie sobie różnych ofert czy oświadczeń w formacie doc (lub niedostępnym dla niektórych docx), które mają to do siebie, że w zależności od konfiguracji sprzętu użytkownika, mogą wyglądać całkowicie różnie na różnych komputerach – zauważa Rudak.

Firmy obawiają się także łatwości manipulacji takiego elektronicznego dokumentu – co w dobie dzisiejszych technologii nie jest rzeczą trudną. Problemem leży także po stronie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych przy użyciu systemów informatyczny. Wielu przedsiębiorców nie ma zaufania do takich rozwiązań, które – ich zdaniem – rodzą możliwość kradzieży danych osobowych z firmowej sieci komputerowej.

Administrator odpowiedzialny za politykę bezpieczeństwa

Rzeczniczka GIODO, Małgorzata Kałużyńska-Jasak, mówi interaktywnie.com, że dane osobowe przetwarzane w systemach teleinformatycznych są odpowiednio chronione. Jak podkreśla, wymagania, jakie powinien spełniać system informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. - Zgodnie z trzecim i czwartym paragrafem tego rozporządzenia, administrator danych zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej polityki bezpieczeństwa – wyjaśnia rzeczniczka GIODO.

Zdaniem Małgorzaty Kałużyńskiej-Jasak, pojęcie „polityka bezpieczeństwa” należy rozumieć jako zestaw praw, reguł i praktycznych doświadczeń dotyczących sposobu zarządzania, ochrony i dystrybucji danych osobowych wewnątrz określonej organizacji. - Należy zaznaczyć, że zgodnie  z art. 36 ust. 2 oraz art. 39a ustawy, polityka bezpieczeństwa, o której  mowa w rozporządzeniu, powinna odnosić się zarówno do zabezpieczenia danych przetwarzanych tradycyjnie (w wersji papierowej), jak i danych przetwarzanych w systemach informatycznych – podkreśla i dodaje, że ponieważ dane osobowe przetwarzane w systemach teleinformatycznych, narażone są na więcej zagrożeń, każdy administrator, który przetwarza takie informacje w systemie, ma obowiązek dostosować go do wskazanych w rozporządzeniu wymogów.  - Z punktu widzenia ochrony danych osobowych, nie ma przeszkód, by wdrażać elektroniczny obieg dokumentów – podsumowuje Kałużyńska-Jasak .

O bezpieczeństwo informacji z firmowej sieci komputerowej zapytaliśmy prezesa zarządu ArchiDoc SA – Konrada Rochalskiego, który kieruje firmą świadczącą usługi związane z elektronicznym obiegiem dokumentów. Zapewnia on, że stosowane technologie gwarantują należyte bezpieczeństwo informacji. - W systemie pliki są odpowiednio zabezpieczone i udostępniane tylko uprawnionym pracownikom. Tym samym znika ryzyko zniszczenia, zgubienia czy przetrzymania dokumentu – mówi Rochalski.