W przeciwieństwie do wideokonferencji, które muszą odbywać się w specjalnie zaprojektowanym i wyposażonym pomieszczeniu, telekonferencje można zorganizować praktycznie z każdego miejsca. Pracownicy firmy mogą brać udział w spotkaniu niezależnie od tego, gdzie się znajdują – w samochodzie, w domu, w innym oddziale firmy… Wystarczy dostęp do telefonu oraz odpowiednie oprogramowanie. Choć połączenie telefoniczne nie zapewnia takiego komfortu rozmowy jak obraz wideo, pełna mobilność tej technologii dla wielu klientów stanowi znaczącą przewagę.

Audiokonferencje są jednocześnie rozwiązaniem mniej zaawansowanym technologicznie niż połączenia wideo, przez co wielokrotnie są bardziej niezawodne. Każdy z nas przynajmniej raz spotkał się z kłopotliwą sytuacją, gdy świetnie przygotowane wystąpienie transmitowane przez sieć okazało się porażką ze względu na problemy z jakością łącza. Konferencje audio nie wymagają wysokiej jakości łącza internetowego, dzięki czemu możemy być pewni stabilności połączenia.

Podczas wyboru oprogramowania do telekonferencji należy zwrócić uwagę na kilka przydatnych funkcji, które mogą znacząco zwiększyć efektywność naszych spotkań. Nowoczesne aplikacje posiadają dla przykładu wbudowaną wtyczkę do programu Microsoft Outlook, pozwalającą na planowanie połączeń konferencyjnych bezpośrednio z poziomu książki kontaktów. Zaproszenie na konferencję zostaje automatycznie wysłane do uczestników wraz z numerem połączenia oraz kodem PIN, który pozwala na identyfikację rozmówcy i zapewnia bezpieczeństwo spotkania. Równocześnie zaproszenie zostaje naniesione w kalendarzu Outlooka.

Oczywiście oprogramowanie powinno również pozwalać gospodarzowi spotkania na pełne zarządzanie dyskusją, wraz z możliwością przerywania rozmowy, wyciszenia danej osoby czy zaproszenia poszczególnych uczestników do wypowiedzi. Warto zwrócić uwagę na funkcję nagrywania spotkań – takie nagranie służy potem nie tylko jako raport, ale również może zostać przesłane osobom, które z różnych powodów nie mogły uczestniczyć w dyskusji.