Naruszenia klauzuli ochrony danych osobowych. Jakie błędy najczęściej popełniamy?

Średnio co 39 sekund odbywa się atak hakerski na komputery z dostępem do sieci – wynika z danych podanych przez Security Magazine. Jednak nasze cenne firmowe i prywatne informacje mogą zostać przejęte nie tylko w wyniku działalności przestępców. Często sami jesteśmy odpowiedzialni za to, że dane trafiają w niepowołane ręce. O tym, co zalicza się do naszych głównych błędów wskazują eksperci ODO 24.

Pobierz najnowszy raport interaktywnie.com

Mail wysłany na niewłaściwy adres 

Jedno z typowych naruszeń polegające na omyłkowym wysłaniu wiadomości zawierającej dane osobowe do osoby, która nie miała być docelowym adresatem. Warto dodać, że wprowadzenie w polu odbiorcy wiadomości wielu adresów mailowych zdradzających tożsamość innych osób, także jest nie wskazane, bo np. możemy zdradzić listę klientów firmy będącej nadawcą wiadomości. 

Pomylone dokumenty w wysyłanych paczkach

Nagminnym naruszeniem w przypadku sklepów internetowych jest dołączanie do przesyłek z zamówionym przez klienta produktem rachunków, faktur czy gotowych formularzy odstąpienia od umowy, zawierających dane innego klienta. 

Naruszenia związane z niewłaściwym zabezpieczeń od strony IT, w tym ataki hackerskie

Cyberprzestępcy wykorzystują niedochowywanie przez firmy należytej staranności przy doborze środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających bezpieczeństwo i poufność danych. 

- Nie wystarczy stosować jakichkolwiek środków bezpieczeństwa IT. Muszą być one odpowiednie do zagrożeń. Zdecydowanie warte rozważenia jest stosowanie oprogramowania antywirusowego czy stworzenie procedury postępowania z hasłami dostęp – podkreśla R.pr. Katarzyna Szczypińska, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.

Inne sposoby zapobiegania naruszeniom to: szyfrowanie pamięci urządzeń/plików z danymi osobowymi, dodatkowe mechanizmy weryfikacji użytkownika jak hasło czy PIN czy aktualizowane na bieżąco oprogramowanie kontrolujące dostęp do komputera z zewnątrz (firewall).

Zagubienie przez pracowników dokumentów 

Najczęściej zdarza się to w sytuacjach, kiedy firmowe materiały są zabierane poza organizację, np. przy okazji wyjazdów do klienta. Pozostawienie dokumentów może mieć miejsce np. w komunikacji miejskiej albo u samego klienta. 

Jeżeli jest taka możliwość, najlepiej przewozić dokumentację w formie elektronicznej, tym bardziej, że jest to wygodniejsze. Zagubione mogą być oczywiście także elektroniczne nośniki danych, zarówno poza organizacją, jaki i wewnątrz niej. Oprócz szyfrowania nośników warto więc prowadzić również ich ewidencję, gdzie będzie zawarta informacja komu i kiedy nośnik został wydany oraz numer seryjny sprzętu.

Niewłaściwa anonimizacja danych osobowych oraz niszczenie archiwalnej dokumentacji

Dane, co do których minął okres zgodnego z prawem przechowywania trzeba usunąć lub co najmniej zanonimizować. Naruszenie w tym obszarze może polegać przykładowo na przekazaniu telefonów służbowych firmie utylizującej sprzęt o wątpliwej renomie na rynku, bądź też przekazanie ich bez odpowiednich zapisów umownych. 

Udostępnianie nagrań z monitoringu „bez żadnego trybu”

Częstym naruszeniem w dużych sieciach handlowych jest niefrasobliwość personelu sklepu w zakresie nie tylko przekazywania nagrań z monitoringu, ale także jego okazywania, bez refleksji nad celowością oraz podstawą prawną takiego działania. 

- Bardzo ważne jest, żeby udostępnienie/okazanie nagrań było szczegółowo uregulowane w procedurach sieci handlowej (np. na czyje polecenie ochroniarz może udostępnić nagranie, czy ma to być kierownik sklepu, czy osoba z centrali wyznaczona do koordynowania działań związanych z ochroną danych osobowych). Najlepiej, gdyby takie procedury były wydrukowane i wywieszone tuż przy stanowiskach, na których następuje okazywanie/udostępnianie nagrania – wskazuje R.pr. Katarzyna Szczypińska, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.