Przetwarzanie danych służbowych

Bardzo często spotykam się z pytaniami dotyczącymi ochrony danych osobowych pracowników. Chodzi tu mianowicie o dane osobowe służbowe, które pracodawca umieszcza np. na firmowej stronie internetowej. Warto wspomnieć, że w kwestii tej wypowiadało się zarówno GIODO jak i Sąd Najwyższy.

Generalna zasada jest następująca: przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych pracowników, które wynikają ze stosunku pracy jest dopuszczalne i nie stanowi naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, o ile zakres przetwarzanych danych nie wkracza w sferę prywatności pracownika. Takie informacje zatem jak imię, nazwisko, stanowisko służbowe, służbowy numer telefonu oraz adres e-mail są bezpośrednio powiązane z wykonywaniem obowiązków służbowych i jako takie mogą być wykorzystywane przez pracodawcę bez zgody pracownika.

Stanowisko to zostało wyraźnie podkreślone w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2003 r. (sygn. I PK 590/02) zgodnie z którym „najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (przedsiębiorstwa) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi – z kontrahentami, klientami (…). Dlatego pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy, bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika (…).”

W dalszej części uzasadnienia wyroku dowiadujemy się, że: „Imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach, co oznacza, że zgodnie z powszechną praktyką są one zasadniczo jawne.”