E-biznes i podatki. Kiedy zostać VAT-owcem?

W wielu przypadkach przedsiębiorca jest zmuszony do rejestracji jako podatnik VAT. Są jednak sposoby, aby tego uniknąć i zaoszczędzić sporo pieniędzy.

Być albo nie być VAT-owcem, czyli o korzyściach i obowiązkach

Ustawa o podatku VAT nakłada na przedsiębiorców obowiązek rejestracji jako podatnicy VAT, chyba że spełniają kryteria uprawniające do zwolnienia. W praktyce większość przedsiębiorców może korzystać ze zwolnień, przynajmniej na początku działalności.

Przedsiębiorca, który nie jest VAT-owcem, prowadzi sprzedaż bez doliczania podatku VAT, niezależnie od tego, czy jest to sprzedaż opodatkowana. Unika również wielu obowiązków: nie musi sprawdzać stawek podatku, prowadzić dodatkowych ewidencji (rejestru sprzedaży i zakupów VAT) ani składać deklaracji VAT. Niestety, dużą niedogodnością jest to, że nie ma prawa odliczać podatku VAT od faktur zakupowych.

Przedsiębiorcy, którzy z własnej woli zdecydowali zarejestrować się jako VAT-owcy lub którym nie przysługuje prawo do zwolnienia, mają zarówno dodatkowe prawa, jak i obowiązki. Korzyści z bycia VAT-owcem, to przede wszystkim:

- możliwość pomniejszenia podatku należnego (wynikającego ze sprzedaży) o podatek naliczony (wynikający z faktur zakupowych),
- możliwość zwrócenia się do urzędu skarbowego o zwrot podatku VAT w przypadku notowania nadwyżki VAT-u od zakupów nad VAT-em od sprzedaży.
Niestety, status czynnego podatnika VAT wiąże się ze zwiększonymi obciążeniami administracyjnymi, w tym z koniecznością:
- ustalenia właściwych stawek podatku VAT dla każdego oferowanego towaru i usługi,
- wystawiania faktur VAT,
- prowadzenia osobnego rejestru zakupów i rejestru sprzedaży na potrzeby rozliczania podatku VAT,
- regularnego składania deklaracji VAT (np. VAT-7).

Rejestracji jako VAT-owiec należy dokonać przed pierwszą opodatkowaną sprzedażą. Rejestracja następuje za pomocą formularza VAT-R i wymaga wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 170 zł. Oczywiście można tego dokonać także w momencie zakładania działalności gospodarczej.

Kiedy pojawia się obowiązek rejestracji jako podatnik VAT?

Może się zdarzyć, że rejestracja jako podatnik VAT jest koniecznością. Decydują o tym dwa kryteria – charakter działalności i wielkość sprzedaży. Pierwsze z kryteriów nie dotyczy większości e-biznesów, ale i tak warto znać zasady.

Przedsiębiorca musi zarejestrować się jako VAT-owiec, jeśli:

- dostarcza wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali (np. biżuteria) lub świadczy usługi jubilerskie,
- dostarcza towary opodatkowane podatkiem akcyzowym (np. alkohol),
- dostarcza nowe środki transportu (np. samochody),
- dostarcza tereny budowlane lub przeznaczone pod zabudowę,
- świadczy usługi prawnicze, doradztwa, a także usługi jubilerskie,
- nie posiada siedziby na terenie kraju.

Drugie kryterium, czyli wielkość sprzedaży, dotyczy tylko firm, które mają pewien staż na rynku. A zatem przedsiębiorca, który chce korzystać ze zwolnienia powinien dokonać oceny konieczności rejestracji na późniejszym etapie istnienia firmy. Limit ten wynosi 150 000 zł.

Jeśli przedsiębiorca założy firmę w trakcie roku, limit określa się proporcjonalnie do czasu istnienia firmy. Warto pamiętać, że kwotę limitu wylicza się bez uwzględniania sprzedaży towarów i usług zwolnionych z podatku oraz majątku firmowego.

Duże koszty, transakcje z innymi przedsiębiorcami, czyli kiedy warto być VAT-owcem
Mimo szeregu przepisów nakazujących rejestrację jako podatnik VAT, większość firm działających w Internecie nie ma tego obowiązku. Część z nich jednak i tak rejestruje się. Dlaczego?

Świadome zrezygnowanie ze zwolnienia z podatku VAT może być dobrym rozwiązaniem w przypadku e-biznesów, które:

- dokonują dużych nakładów inwestycyjnych (np. start-upy) lub mają je w planach,
- adresują swoje towary i usługi do innych firm będących podatnikami VAT (np. właściciele aplikacji internetowych dla firm),
- handlują towarem zakupionym u innego dostawcy (np. w hurtowni lub od producenta),
- ponoszą duże koszty przy bieżącej działalności (wydatki na utrzymanie serwerów, wynajem biura, abonament telefoniczny itp.).

Im więcej podanych wyżej przesłanek występuje, tym bardziej opłacalne jest zarejestrowanie się jako VAT-owiec. Z czego to wynika? Otóż nabywanie towarów i usług od innych firm VAT-owców w większości wypadków pozwala odliczać VAT i dzięki temu oszczędzać spore kwoty, które można przeznaczyć na dowolny cel.

Usługi dla osób prywatnych i nie tylko, czyli kiedy korzystniej pozostać przy zwolnieniu

Pozostanie przy zwolnieniu z podatku VAT powinni rozważyć szczególnie właściciele e-biznesów, którzy:

- oferują usługi skierowane do osób prywatnych (np. gry internetowe, portale z płatną treścią, aplikacje na smartfony),
- oferują usługi podmiotom zwolnionym z podatku VAT (np. szkołom, urzędom, organizacjom społecznym),
- handlują towarem, który sami wytworzą (np. sprzedaż własnego e-booka, rękodzieła na aukcjach internetowych, itp.),
- generują niskie koszty działalności (np. prowadzenie bloga).

Zwolnienie z VAT warto rozważyć zwłaszcza, jeśli klientami e-biznesu są głównie osoby prywatne, a koszty są niewielkie. W Internecie jest sporo przykładów takich biznesów. Nie będąc VAT-owcem, można zaoferować niższą cenę za towar lub usługę. Rzecz jasna ceny bez VAT-u docenią zwłaszcza nabywcy, którzy także nie są podatnikami VAT – oprócz osób prywatnych, są to np. urzędy, szkoły, fundacje i stowarzyszenia.

Korzystanie ze zwolnienia może być także opłacalne, gdy e-biznes nie niesie za sobą dużych kosztów (np. wynajmu powierzchni biurowej) ani nie wymaga zaopatrywania się w towar. Jeśli e-biznes polega na sprzedaży towarów własnej produkcji (np. rękodzieło, własny e-book), wtedy przedsiębiorca nie odczuje znacząco korzyści z możliwości odliczania podatku VAT, a może zaoferować cenę niższą o ten podatek. Unika też uciążliwych obowiązków związanych z rozliczaniem VAT-u.

Z VAT-u można zrezygnować

Rejestracja VAT nie jest ostateczna i można z niej zrezygnować, jeśli wysokość sprzedaży i charakter działalności na to pozwalają. Wówczas należy dokonać kalkulacji opłacalności, biorąc pod uwagę m.in. wymienione powyżej kryteria. Np. firma, która miała duże koszty na początku działalności, może rozważyć powrót do zwolnienia, jeśli w toku działalności koszty staną się dużo niższe lub okaże się, że większość odbiorców nie korzysta z odliczeń VAT-u.

Jednak powrotu do zwolnienia z VAT-u można dokonać dopiero po pełnym roku kalendarzowym funkcjonowania jako podatnik VAT. Aby powrócić do zwolnienia trzeba wówczas złożyć ponownie formularz VAT-R w terminie do 7 dni od początku danego roku podatkowego. Jeśli 7 dzień wypada w dzień wolny od pracy, to terminem jest następny dzień roboczy. Ponowna rejestracja firmy zwolnionej z VAT jest możliwa w dowolnym momencie.

Autor: Sebastian Bobrowski (inFakt)

Pobierz ebook "Ebook: Ochrona firmy i jej danych przed cyberzagrożeniami"