Masz pomysł na aplikację, której nie ma jeszcze na rynku, ale nie wiesz, co dalej? Przeczytaj!

Przykazania dla młodego przedsiębiorcy

Masz pomysł na system informatyczny lub aplikację, której nie ma jeszcze na rynku, ale nie wiesz, co z nim dalej zrobić? Przeraża Cię biurokracja i nie wiesz, od czego zacząć? Udało Ci się zdobyć dofinansowanie, a przy realizacji projektu zgubiłeś najważniejszy dla projektu cel?

Pomysł na start

Ważnym elementem jest wypisanie cech naszego produktu. Najlepiej zebrać je wszystkie, a następnie poukładać zgodnie z hierarchią ważności: od najważniejszego do najmniej ważnego. Pamiętajmy żeby na liście znalazły się również cechy uważane za innowacyjne. Nie oznacza to, że mają nie być spotykane w innych produkcjach, chodzi o „wartość dodaną” - odpowiednio dobrane i dopasowane do naszych potrzeb mogą tworzyć nowe produkty (np.: biblioteki wykresów obrazujące spersonalizowane zakresy danych).

Mając już pełny zestaw informacji, opisów i cech produktu przechodzimy do uzasadnienia biznesowego – czyli odpowiadamy sobie na bardzo ważne pytania:

 

•  Jeszcze raz – cel naszego projektu?
•  Czy warto tworzyć wymyślony przez nas produkt (koszty wytworzenia produktu, zaangażowanie zasobów)?
•  Dla kogo produkt ma być przeznaczony (grupa docelowa)?
•  Czy określone przez nas cechy produktu trafiają do wybranej grupy docelowej?
•  Zasięg produktu (gdzie nasz produkt będzie sprzedawany/dostępny)?
•  Sposób dystrybucji produktu?
•  Potencjalna konkurencja dla naszego produktu?
•  W jakiej cenie i na jakich zasadach chcemy nasz produkt oferować innym?
•  Jak chcemy poinformować potencjalnych użytkowników o naszym produkcie (plan marketingowo / reklamowy)?

Zauważmy, że powyższe przykładowe pytania są już poukładane w taki sposób, by jedno wynikało z drugiego, tworząc logiczną ciągłość. Ważne jest, by zawsze przy planowaniu i projektowaniu rozwiązań myśleć od ogółu do szczegółu – to pozwala na systematyczne rozpisanie projektu w taki sposób, by w miarę pojawiania się pytań dotyczących jego realizacji nie pozostawiać żadnego z nich bez odpowiedzi.

Wnioskowanie czas zacząć

Mamy cel, jaki chcemy osiągnąć, mamy pomysł, który jest już „plus minus” rozpisany i w naszym mniemaniu pozwala na osiągnięcie celu, teraz musimy pomyśleć nad tym jak go zrealizować. Przed nami kilka możliwości. Pierwszą z nich jest samodzielna realizacja projektu. W tym przypadku musimy nastawić się na to, że prawdopodobnie poniesiemy porażkę, ponieważ nie jest możliwe byśmy byli ekspertami we wszystkich aspektach realizacji projektu i odpowiadali za wszystko osobiście. Drugi minus to czas realizacji – jeżeli będziemy sami wykonawcą projektu realizacja najczęściej rozciągnie się w czasie, co prawie zawsze działa na naszą niekorzyść. Kolejny minus to koszty, jakie również musimy ponieść w tym wypadku sami, a na początku realizacji projektu raczej większość z nas nie będzie dysponować wystarczającymi środkami.  W takim razie kolejne opcje, nad którymi musimy się zastanowić to sponsoring czy dofinansowanie. Oba warianty dają nam szansę uzyskać tak bardzo przez nas oczekiwane środki, które pozwolą działać dalej.

Projekty dofinansowane środkami UE

Wybierając taką ścieżkę pozyskania środków dla projektu musimy wiedzieć, że spotkamy się z dużą biurokracją, małą elastycznością w kwestii wprowadzania zmian do projektu oraz koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów. Co powinniśmy wiedzieć:

• Dofinansowanie nigdy nie obejmuje wszystkich kosztów, jakie trzeba ponieść przy realizacji projektu (30% projektu musimy sfinansować sami).
• Czekają nas konsultacje z firmami przygotowującymi wnioski - jednostka przyznająca dofinansowanie ocenia projekt często zwracając uwagę na szczegóły, które według nas nie mają większego znaczenia.
• Przed nami konsultacje prawne – będą nam potrzebne głównie przed podpisaniem umowy z jednostką przyznającą dofinansowanie oraz przy przygotowywaniu odpowiedzi na pytania skierowane do nas od jednostki kontrolującej realizację projektu.
• Czekają nas konsultacje projektowe i przedwdrożeniowe.
• Poniesiemy koszty prowadzenia firmy (założenie firmy jest wymogiem koniecznym do uzyskania dofinansowania).
• Dodatkowo poniesiemy koszty stworzenia naszego produktu. W większości opierać się będziemy o podwykonawców wyłonionych za pomocą zapytań ofertowych lub przetargowych.
• Należy zbudować zespół – wypiszmy niezbędne osoby potrzebne do realizacji naszego projektu (sami nie będziemy w stanie zająć się jego realizacją, prowadzeniem dokumentacji, nadzorowaniem podwykonawców, sprzedażą itd.).

Po zebraniu wszystkich potrzebnych do złożenia wniosku informacji, zanim założymy firmę i podejmiemy działania mające na celu przygotowanie stosownych dokumentów czeka nas jeszcze jeden wysiłek. Zebranie researchu od potencjalnych klientów na temat naszego produktu, płatności i ewentualnie sposobu dystrybucji.

Research jest bardzo istotny na tym etapie, ponieważ uzyskane w ten sposób informacje umożliwią nam wprowadzenie korekt do projektu i opracowanego przez nas biznesplanu. Z kim warto porozmawiać o naszym pomysłem? Najszybciej nam pójdzie z rodziną i znajomymi, ale przecież nie o to chodzi. Potrzebujemy rzetelnego „feedbacku”, dlatego należy znaleźć przedstawicieli określonej przez nas grupy docelowej. Jakie pytania zadawać? Poniżej proponuję kilka przykładów:

•  Jakie jest pierwsze wrażenie jak Pan/Pani słyszy o naszym produkcie?
•  Czy byliby Państwo zainteresowani tego rodzaju produktem?
•  Czy nasz produkt może być Państwu pomocny w codziennie wykonywanych obowiązkach?
•  Na jakich płaszczyznach widzicie Państwo zastosowanie naszego produktu?
•  Co Państwo myślicie o cenie oferowanego przez nas produktu?
•  Czy uważają Państwo, że oferowane przez nas rozwiązanie pozwoli wam osiągnąć przewagę konkurencyjną na rynku?
•  Czy traktują Państwo oferowane przez nas rozwiązanie jako koszt czy inwestycję?
•  Czy opracowane przez nas funkcjonalności będą dla Państwa atrakcyjne i pomocne? Jeżeli nie, to jakimi byliby Państwo zainteresowani?

Warto skonsultować też nasz projekt z potencjalnymi podwykonawcami, sprawdzić czy nasze pomysły są możliwe do realizacji i jeżeli tak, to w jakim czasie. Dodatkowo, jeżeli to możliwe, warto dowiedzieć się ile może kosztować stworzenia produktu – to ostatni moment, kiedy możemy jeszcze zweryfikować pomysły i uzupełnić koszty, jakie będziemy musieli ponieść. Ma to wpływ na wpisaną we wniosku kwotę, o którą się ubiegamy.

Wniosek na start

Jeżeli zebraliśmy już wszystkie potrzebne informacje i skorygowaliśmy projekt możemy przystąpić do tworzenia wniosku o dofinansowanie. Najważniejszymi elementami wniosku są te fragmenty, według których jednostka dofinansowująca będzie nas rozliczać.

Do nich zaliczam:

• Cechy
• Wskaźniki rezultatu
• Opis sposobu rozliczania projektu – podział projektu na etapy realizacji
• W jaki sposób chcemy osiągnąć sukces (w jaki sposób chcemy zarobić na stworzonym podczas realizacji projektu produkcie) z uzasadnieniem biznesowym

Cechy – to elementy produktu, za które jednostka dofinansowująca może przyznać dofinansowanie – czyli najlepiej jeżeli będą to nasze innowacyjne cechy. Nie musimy wymieniać wszystkich, wystarczą te najbardziej charakterystyczne. Najlepiej, aby tekst umieszczony we wniosku zawierał elementy opisu funkcjonalnego produktu. Wyeliminuje to niepotrzebne niedopowiedzenia lub błędną interpretację zapisów wniosku przez urzędników przeprowadzających kontrolę projektu. Dodatkowo może ułatwić nam to pracę przy tworzeniu dokumentacji przetargowej lub przy przygotowywaniu zapytań ofertowych do ewentualnych podwykonawców. Dlatego jeszcze raz warto podkreślić jak ważne są konsultacje przed przystąpieniem do tworzenia wniosku, dzięki temu większość pracy będziemy mieli już za sobą. Wystarczy, że teraz zbierzemy i ewentualnie uzupełnimy posiadane opisy o szczegóły, co nie powinno nam zająć dużo czasu.

Wskaźniki rezultatu – to cele, jakie chcemy uzyskać po wdrożeniu naszego produktu – czyli najczęściej po zakończeniu ostatniego etapu realizacji projektu, który kończy się wdrożeniem i sprzedażą produktu. Przykładowe wskaźniki to: ilość nowo stworzonych miejsc pracy, ilość sprzedanych produktów, osiągnięty wynik finansowy itp.

Pamiętajmy, że te dwa powyższe elementy wniosku w szczególności będą brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o dofinansowaniu i będą również szczegółowo kontrolowane przez jednostkę dofinansowującą projekt. Warto więc tym elementom poświęcić więcej czasu i dobrze je przemyśleć.

Startup – czas działania

Załóżmy, że otrzymaliśmy dofinansowanie i jesteśmy gotowi przystąpić do realizacji założeń wniosku o dofinansowanie – co dalej?

Pamiętajmy, że nasz projekt musimy utrzymać trzy lata od zakończenia ostatniego etapu jego realizacji.

Zgodnie z założeniem stwórzmy plan działania w oparciu o wcześniej opracowane przez nas materiały. Rozpiszmy projekt również czasowo. Twórzmy plan w taki sam sposób, jak tworzyliśmy opis produktu - czyli od ogółu do szczegółu. Wykorzystujmy dostępne narzędzia pomocne przy prowadzeniu projektów: Web Resource, VisionFlow, Planio, Workfront, RationalPlan, Asana czy Basecamp. Może się to wiązać z poniesieniem dodatkowych kosztów, ale stosunkowo niewielkich, a otrzymujemy w zamian narzędzia, które pozwolą nam kontrolować realizacje projektu. Pamiętajmy, żeby korygować i dostosowywać plan do zaistniałych podczas realizacji projektu sytuacji. Realizacja naszego projektu będzie prawdopodobnie trwała od kilku do kilkunastu miesięcy więc będziemy zmuszeni do elastycznego podejścia i działania.

Kolejna rzecz, to prowadzenie dokumentacji projektowej, która jest inna niż w przypadku prowadzenia zwykłego projektu. Wytyczne dotyczące dokumentacji możecie znaleźć na stronach internetowych jednostek kontrolujących lub dofinansowujących projekty.

Najważniejsze zasady to:

• Dokumentacja projektowa i księgowa powinna być w jednym miejscu. Czyli jeżeli mamy projekt podzielony na etapy, to podzielmy dokumentację również zgodnie z etapami i umieśćmy ją w jednym miejscu (opisy funkcjonalne, techniczne, umowy, zlecenia, dokumentacje przetargowe, dokumentacje fotograficzne, rachunki, faktury - powinny być w jednym miejscu – w taki sposób mają podzielony projekt jednostki kontrolujące i w taki sposób segregują materiały dostarczane do nich w ramach każdego etapu).
• Plansze informacyjne, materiały reklamowe, strony internetowe, dokumentacja przetargowa, segregatory, pisma wychodzące powinny zawierać odpowiednie logotypy, tytuł projektu i informacje, że projekt jest dofinansowany środkami w ramach odpowiedniego działania (szczegółowe informacje będą zawarte w umowie o dofinansowanie oraz na stronach jednostek dofinansowujących projekty) – te elementy będą kontrolowane i sprawdzane przez jednostki kontrolujące projekty;
• Dbajmy o to, by (jeżeli to możliwe) posiadać wszystkie pisma od nas wychodzące i do nas przychodzące w oryginałach. To materiały, które będą również podlegać kontroli.

Tomasz Waśko, project manager, związany z firmą INSIGNIA od 9 lat. Poza realizacją wielu projektów z branży IT posiada również doświadczenie w branży reklamy zewnętrznej, z którą związany był przez 6 lat. Pracował między innymi dla takich marek jak: Konica Minolta, Bosch, Siemens, Żywiec, Guseppe, Toyota, Press Glass, KFA, TVP, MHK, citi handlowy.

Pobierz ebook "Agencje i marketing w social mediach. Ebook z poradami dla firm"