Pięć wymagań prawnych, które musi spełnić e-sprzedawca

Wybrana i uruchomiona platforma sprzedażowa w internecie, dodane zdjęcia produktów... Teoretycznie e-sprzedawca gotowy jest do sprzedaży w sieci, tylko że obsługa e-sklepu wiąże się jeszcze z koniecznością spełnienia szeregu wymagań prawnych, których zaniedbanie może doprowadzić do konsekwencji prawnych - od kar finansowych począwszy, przez upadłość firmy, a nawet - w skrajnym przypadku - na pozbawieniu wolności kończąc. O czym należy pamiętać otwierając internetowy sklep?

Sprzedaż przez internet dla większości przedsiębiorców wydaje się być prosta i niskokosztowa. Liczby zdają się potwierdzać tę opinię. W ciągu ostatniej dekady liczba e-sklepów na polskim rynku zwiększyła się aż siedmiokrotnie. O czym jednak zapominamy otwierając sklep w sieci? Co jest warunkiem koniecznym prowadzenia e-biznesu?

1.    Opisy produktów

E-sprzedawcy muszą mieć świadomość, że opisy produktów nie służą wyłącznie pozycjonowaniu czy reklamowaniu towaru.

– Zgodnie z zapisami Ustawy o  prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 r. (Art. 12 ust 1 lit 1)), każdy e-sklep ma obowiązek prezentować podstawowy opis produktu w taki sposób, aby konsument mógł z łatwością dokonać wyboru – mówi Rafał Stępniewski z Rzetelnyregulamin.pl.  Coraz więcej e-sklepów rozróżnia podstawowy i rozszerzony (marketingowy) zakres informacji o produkcie. Niestosowanie się do wytycznych dyrektywy może spowodować, że daną umowę sprzedaży uzna się za niezawartą, co pociąga za sobą wszystkie związane z tym skutki, np. odesłanie towaru na koszt e-sklepu.

2.    Ochrona danych osobowych

Przedsiębiorcy już na etapie wdrożenia sklepu internetowego, muszą uwzględnić ciążące na nich wymagania prawne związane z ochroną danych osobowych. Zabezpieczenia takie kontrolowane są przez GIODO.

- System obsługujący e-sklep powinien rejestrować informacje o tym, kto i kiedy wprowadzał dane osobowe lub je edytował – mówi Rafał Stępniewski. – Do danych osobowych mają dostęp nie tylko pracownicy e-sklepu, ale również podwykonawcy odpowiadający za stworzenie oprogramowania oraz np. firma hostingowa, która musi zapewnić nas, że spełnia szereg wymagań ustawowych dotyczących zabezpieczeń fizycznych. Powinna mieć wdrożoną politykę wykonywania i przechowywania kopii bezpieczeństwa, a także niszczenia nieprzydatnych już nośników danych.

Zagadnienie ochrony i przetwarzania danych osobowych oraz spełnienia obowiązków z niej wynikających, warto powierzyć Administratorowi Bezpieczeństwa Informacji (ABI). Jeżeli w danym e-sklepie nie ma zatrudnionej osoby o takich kompetencjach, to można taką usługę outsourcować. Koszty zaczynają się już od kilkuset zł miesięcznie, a właściciel e-biznesu przekazuje zadanie śledzenia zmian w prawie e-commerce, tworzenia dokumentacji oraz przetwarzania danych osobie w pełni do tego kompetentnej. Za rażące łamanie przepisów w zakresie ochrony danych grożą kary finansowe do 10 proc. przychodów za ubiegły rok, a nawet utrata wolności do lat 2.

3.    Prawa autorskie

- W przypadku zlecenia usług do firm zewnętrznych w zakresie stworzenia nowych modułów do sklepu, czy szablonu graficznego warto o to zadbać w umowie, by po wdrożeniu wyżej wymienionych elementów stać się ich prawowitym właścicielem - podkreśla Stępniewski. - W przypadku rozwiązań opartych o open source lub aplikacje dedykowane, które opierają się z reguły o standardowe biblioteki i moduły oprogramowania dobrze spisany zakres przekazywanych praw może okazać się kluczowy. Analogicznie jest w przypadku elementów graficznych, gdzie często korzysta się z banków zdjęć, nabywając odpowiednią licencję. Może okazać się, że do e-sklepu, który rozwijaliśmy przez lata, nie mamy praw autorskich lub zostały źle lub nieskutecznie przeniesione.

4.    Serce każdego e-sklepu

Każdy sklep w sieci musi posiadać swój własny regulamin. Umieszczenie go na stronie internetowej służy regulowaniu praw i obowiązków stron umów sprzedaży zawieranych w e-sklepie. Regulamin powinien jasno określać moment, w którym dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży, opisywać jej warunki, terminy, możliwości odstąpienia od niej, informację o prawie do reklamacji wraz z opisem procedury reklamacyjnej, jak również wyszczególnienie przypadków, w których klient nie może skorzystać z prawa do odstąpienia od umowy. Nie należy go kopiować od innego e-sklepu, ponieważ każdy e-sprzedawca ma własną specyfikę działalności. Należy też pamiętać, że w treści regulaminu nie mogą znaleźć się tzw. klauzule niedozwolone, których jest już ponad 6 tysięcy, a których wykaz znajduje się na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Brak rzetelnych informacji w regulaminie jest traktowany jako niespełnienie obowiązku informacyjnego, co w konsekwencji może narazić e-sklep na problemy.

5.    Warunki płatności i dostawy

W regulaminie sklepu internetowego klienci muszą być informowani w sposób jasny i klarowny, jakie formy płatności i dostawy mogą wybrać, jak wygląda proces płatności oraz kiedy i w jaki sposób oczekiwany towar zostanie im dostarczony. Pewne zagadnienia regulowane są przez prawo i nie możemy narzucać ich w sposób dowolny klientom, np. niezgodne z prawem będzie pobieranie zawyżonej opłaty za dostawę towaru do klienta.