Jak wspomóc proces obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie dzięki wykorzystaniu nowych technologii IT?

Bardzo często można usłyszeć, że rozwój nowych technologii przyniesie koniec tradycyjnemu obrotowi dokumentów. Jest to błąd, ponieważ we współczesnych firmach dokumenty papierowe cały czas są bardzo chętnie wykorzystywane, ale dopiero nowatorskie rozwiązania IT pozwalają na znaczne przyspieszenie i redukcję kosztów ich obrotu.

Współcześnie zaprojektowanie systemu obiegu dokumentów w firmie jest czynnością o wiele bardziej skomplikowaną niż kiedyś, ze względu na różnice pomiędzy potrzebami poszczególnych przedsiębiorstw. Dlatego tworzenie systemu zaczyna się od dokonania audytu.  Nie tylko przedstawi on obecny stan firmy pod kątem liczby wydruków i użytkowania drukarek, ale też zwróci uwagę na inne kwestie, ważne w perspektywie projektowania systemu obrotu dokumentów, czyli: moment wystąpienia maksymalnego spiętrzenia prac, koszty obsługi serwisowej oraz całkowity koszt obiegu dokumentu, od powstania do archiwizacji. Badane są też takie kwestie, jak: koszty dzierżawy i serwisowania urządzeń drukujących, optymalność zakupów materiałów eksploatacyjnych oraz potrzeby i problemy pracowników. Dzięki tym wszystkim działaniom możliwe jest wyznaczenie istotnych aspektów, w których potrzebna jest optymalizacja poprzez redukcję kosztów bądź skrócenie czasu obiegu dokumentu.

MPS w oparciu o Internet of Things

Kluczem do poprawnej optymalizacji jest stałe monitorowanie tego, jak pracują urządzenia drukujące, dzięki czemu istnieje możliwość odpowiedniego zarządzania ich działaniem oraz właściwego rozmieszczenia ich w przedsiębiorstwie. Niezwykle istotne jest także zapewnienie im odpowiednio rozplanowanych usług serwisowych, dzięki którym niwelowany jest problem przestojów w druku, które oznaczają dla przedsiębiorstwa straty. Kwestiami tymi zajmują się usługi związane z monitoringiem i zarządzaniem drukiem, noszące nazwę MPS (Managed Print Services). Dane przez nie zebrane pokazują dokładnie, jak działa każde urządzenie drukujące w przedsiębiorstwie, a wiec – pozwalają na bieżąco korygować wszystkie czynniki składające się na zbyt wysoką cenę obrotu firmową dokumentacją. 

W celu zapewnienia odpowiedniego monitoringu urządzenia wykorzystywana jest technologia IoT (Internet of Things), dzięki której drukarki wysyłają w firmowej sieci LAN pakiety informacji w czasie rzeczywistym. Pozwala to użytkownikom zdecydować, jaki rodzaj danych i z jakiego przedziału czasowego chcą otrzymać. Ponadto, dzięki właśnie temu sposobowi komunikacji, a nie wykorzystaniu globalnej chmury obliczeniowej, możliwe jest zrealizowanie priorytetu bezpieczeństwa dla firmowych danych. 

MCS rozwinięciem MPS

Kolejną technologią wykorzystywaną w firmie są rozwiązania z gatunku MCS (Managed Content Services). Jest to pojęcie bardzo szerokie, jednak w perspektywie zarządzania obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie stanowi naturalną ewolucję technologii MPS. MCS polega bowiem na przeprowadzeniu analizy wskazującej, w którym miejscu w obiegu dokumentów najbardziej efektywna jest ich digitalizacja, a następnie zaimplementowaniu pełnej ścieżki takiej digitalizacji: od pozyskania elektronicznego dokumentu, przez mechanizmy zarządzania nim po tzw. „digital signage” – multimedialną prezentację informacji na zaawansowanych nośnikach obrazu, jakimi są na przykład ekrany wielkoformatowe.

Technologia wydruku podążającego i poufnego 

Oprócz monitorowania wydruków, dla współczesnych przedsiębiorstw bardzo istotne jest, by sam dokument nie mógł wpaść w niepowołane ręce. Takim wypadkom przeciwdziała system wydruku podążającego i poufnego. Wymaga on autoryzacji przy odbiorze wydruku, a więc – znacznie redukuje liczbę nieodebranych dokumentów. Dzięki niemu pracownicy nie tylko decydują, kto posiada uprawnienia do odebrania kopii wydruku, ale też mają kontrolę np.  nad tym, dokąd dany dokument może zostać wysłany po zdigitalizowaniu. Jest to istotne w przypadku szczególnie ważnych, firmowych danych, które nie powinny wpaść w niepowołane ręce. Ponadto, istnieje możliwość zintegrowania jego działania z polityką druku w organizacji, co nie pozostanie bez wpływu na oszczędności. 

SaaS szansą dla sektora MŚP

Współcześnie rozwiązania z zakresu MPS, MCS oraz wydruku poufnego mogą być dostarczane przez firmy zajmujące się outsourcingiem procesów biznesowych w technologii SaaS (System as a Service). W ten sposób przedsiębiorstwa zwalniane są z konieczności posiadania własnych, dedykowanych serwerów, a obowiązki odnośnie wdrożenia i kontroli nad działaniem aplikacji spoczywają na firmie dostarczającej rozwiązanie. Wiąże się to zarówno z obniżeniem kosztów, jak i z redukcją obowiązków zatrudnionych w firmie osób. Dostarczanie rozwiązań w technologii SaaS sprawia, że mogą sobie na nie pozwolić także mniejsze przedsiębiorstwa z sektora MŚP. Jest to nie bez znaczenia, jeżeli mówimy o popularyzacji usług zarządzania drukiem, ponieważ firmy z tego sektora stanowią ok. 99,8 proc. wszystkich przedsiębiorstw w naszym kraju. 

 

Alan Pajek, wiceprezes firmy Ediko oraz pomysłodawca aplikacji MPS Satellite, monitorującej działanie sieciowych urządzeń drukujących

Pobierz ebook "Ranking Agencji Marketingowych 2025 roku i ebook z poradami o promocji w sieci"