Panujemy nad dokumentacją, czyli jak działa nowoczesna firma

Fundamentalnym znaczeniem dla sprawnego funkcjonowania każdej firmy są uporządkowane procesy związane z obiegiem dokumentów. Bez tego ludzie tworzący organizację poruszają się jak we mgle. Nie mają dostępu do dokumentów w odpowiednim czasie, a przez to nie mają pełnej wiedzy, której potrzebują do efektywnej pracy.

Fundamentalnym znaczeniem dla sprawnego funkcjonowania każdej firmy są uporządkowane procesy związane z obiegiem dokumentów. Bez tego ludzie tworzący organizację poruszają się jak we mgle. Nie mają dostępu do dokumentów w odpowiednim czasie, a przez to nie mają pełnej wiedzy, której potrzebują do efektywnej pracy. Przez „bałagan na swoich biurkach” w oczach klientów stają się niekompetentni. Według ankiety przeprowadzonej przez firmę Brother International wśród 800 pracowników biurowych z USA kosztuje to amerykańskie korporacje 177 mld dol. rocznie. Każdy pracownik traci prawie dwa tygodnie na szukanie w bałaganie ważnych dokumentów czy przyborów biurowych. Czy w obliczu tak silnej konkurencji o klienta i powszechnej informatyzacji firmy mogą sobie pozwolić na tak niepotrzebne straty?

Współczesne firmy coraz częściej uświadamiają sobie, że organizacja pracy jest bardziej efektywna, gdy jest wspierana odpowiednimi narzędziami. Nowoczesne przedsiębiorstwa nie osiągały by sukcesów, gdyby nie inwestycja w nowoczesne technologie, które optymalizują pracę i pozwalają zaoszczędzić czas. Rozwój technologii sprawił, że duża część procesów zostaje zautomatyzowana. Pracownicy nie muszą biegać z ważnymi pismami do swoich przełożonych, tylko wysyłają im dokument elektronicznie, nie muszą też pamiętać o wszystkich terminach, ponieważ wyręcza ich w tym system informatyczny. Prace, które zleca im przełożony, nie są przywalone stertą papierów tylko są uporządkowane w systemie jako zadania do wykonania, gdzie istnieje możliwość monitorowania przebiegu realizacji zadania, ustawienia alertów oraz automatycznego generowania raportów do zwierzchników. Przykłady praktycznych zastosowań rozwiązań IT zna prawie każdy. Skoro dzięki  wsparciu systemów można automatyzować żmudne procesy, można również usprawniać procesy newralgiczne dla firm.

Co w dzisiejszych czasach jest kluczowe dla przedsiębiorców? Chyba nikt nie ma wątpliwości, że zadowolony klient. To on decyduje, wymaga i dyktuje warunki. Proces opieki nad klientem jest bardzo złożony i wymaga odpowiedniego podejścia, wiedzy oraz wsparcia narzędziowego. Jedynym systemem umożliwiającym zarówno skuteczne zarządzanie dokumentacją jak i wspomagającym działania związane z obsługą klientów jest CRM.

Systemy informatyczne CRM przede wszystkim porządkują informacje o klientach, o ich preferencjach, oczekiwaniach czy zawieranych transakcjach. W ten sposób pracownicy mają kontrolę nad procesem obsługi i nie tracą tak cennego czasu na szukanie informacji wśród stosu dokumentów. Koszt pozyskania nowego klienta jest pięciokrotnie wyższy niż utrzymanie istniejącego, co stanowi ogromną motywację dla przedsiębiorstw, aby jak najdłużej utrzymać klienta przy sobie.

Pomimo iż, wdrożenie systemu CRM wymaga czasu i zaangażowania ze strony pracowników oraz kadry zarządzającej, stopa zwrotu z inwestycji w tego typu narzędzie jest nieoceniona. Prawidłowo zaimplementowany system szybko się zwraca, a przede wszystkim systematyzuje pracę oraz pozwala zapanować nad tak powszechnym bałaganem. W dobie mobilności i ogólnej dostępności do informacji również system CRM umożliwia korzystanie z narzędzia z dowolnego miejsca na świecie, W przypadku Microsoft Dynamics podstawowym narzędziem może być Microsoft Outlook i komunikacja z poziomu skrzynki pocztowej. W sytuacji braku dostępu np. do Outlooka  wystarczy skorzystać z przeglądarki Internetowej czy telefonu komórkowego, natomiast w przypadku braku Internetu dostępna jest wersja offline, która  tworzy w systemie lokalną kopię danych niezbędnych do pracy.

- System CRM to przede wszystkim strategia działania, której zadaniem jest uporządkowanie i usystematyzowanie pracy całej organizacji  w celu profesjonalnej obsługi klienta. Narzędzie to ma przede wszystkim usprawnić pracę pracowników, a stos dokumentów na biurku zamienić na bazy danych, z których w każdej chwili można w szybki i łatwy sposób korzystać” – komentuje Hubert Porębski, wiceprezes zarządu Microplan Polska.

Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań IT, ponieważ sytuacja na rynku tego wymaga. Rosnące oczekiwania klientów, silna konkurencja oraz szybko zmieniające się warunki rynkowe to czynniki zewnętrzne, na które organizacje nie mają wpływu. Jedyne co mogą zrobić to przygotować się do walki o najlepszą pozycję na rynku i uzbroić się w odpowiednie narzędzia IT automatyzujące i systematyzujące komunikację wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Patronat medialny nad projektem Akademia CRM objęli Gazeta MSP, Ekonomika i Organizacja Przedsiębiorstwa, Capital24.tv, Erp-portal.pl, MagazynIT.pl, Erp-view.pl, Erp24.pl, Beconnected.pl.

źródło/autor: JUSTA PR

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"