Jestem pewien, że wielu z nas spotkało się z podobną sytuacją… Uczestniczymy w rozmowie konferencyjnej z kluczowym klientem. Prowadzimy dyskusję z kilkunastoma osobami, trwa ustalanie istotnych szczegółów – potwierdzamy harmonogram prac, wyznaczamy terminy spotkań. I właśnie wtedy jeden z uczestników – nazwę go tutaj konferencyjnym głupkiem – odbiera inne połączenie i przełącza całą telekonferencję w stan „on hold”. Wszyscy uczestnicy są zmuszeni do słuchania irytującej melodyjki związanej z tą funkcją. Niektórzy starają się zagłuszyć ją rozmową. Inni również przełączają rozmowę w stan oczekiwania. Cała dyskusja się rozpada.

Posiadamy bardzo szczegółowe zasady savior vivre’u przy stole. Mamy zasady dotyczące jazdy samochodem i nakazy dotyczące zachowania w towarzystwie. Co z dobrym wychowaniem w czasie rozmów konferencyjnych? Czy ktokolwiek próbował stworzyć ich listę? Nawet jeśli spisanie wszystkich zasad obowiązujących w czasie takiej rozmowy jest bardzo pracochłonnym zajęciem, telekonferencje są dziś na tyle popularne, że warto poświęcić na to trochę czasu.

Poniżej moje propozycje:

1. Nie spóźniajmy się na telekonferencję. Oczekiwanie na spóźniającego się uczestnika podczas telekonferencji jest bardziej kłopotliwe od podobnej sytuacji podczas spotkania biznesowego!

2. Zawsze należy przedstawiajmy się pozostałym uczestnikom. Nie jest łatwo rozpoznać kogoś tylko po głosie!

3. Nie przełączajmy całej telekonferencji w stan „on hold”. Oprogramowanie VoIP będzie w tym wypadku odtwarzało irytującą muzyczkę tej funkcji wszystkim uczestnikom. Warto najpierw wyciszyć swoją rozmowę (przycisk „mute”), a dopiero potem zawiesić telekonferencję.

4. Gdy nie uczestniczymy w rozmowie, warto wyciszyć połączenie. Jeśli prowadzimy telekonferencję przez telefon komórkowy lub znajdujemy się w miejscu publicznym, hałas i szum zewnętrzny może przeszkadzać pozostałym uczestnikom.

5. Oczywiście należy pamiętać o wyłączeniu funkcji „mute”, gdy zaczynamy rozmowę.

6. Starajmy się mówić zwięźle i na temat. Pozostawiajmy krótkie pauzy pomiędzy poszczególnymi omawianymi zagadnieniami, które pozwolą na ewentualne wtrącenia lub pytania pozostałym uczestnikom spotkania.

Rozmowy telekonferencyjne są często trudniejsze od zwyczajnych spotkań, ponieważ nie dają możliwości odbioru języka ciała. Dlatego tym bardziej wymagają zwracania uwagi na potrzeby odbiorcy. Jakie inne zasady dobrego wychowania w czasie rozmów konferencyjnych przychodzą Państwu do głowy? Zapraszamy do dyskusji!