Auchan przygotowuje się do zmian związanych z Krajowym Systemem e-Faktur

Firma Auchan rozpoczęła intensywne przygotowania do implementacji rozwiązań umożliwiających integrację z KSeF. W tym celu wykorzystano rozwiązanie SmartKSeF, stworzone przez Exorigo-Upos.

Od 1 lipca 2024 roku w Polsce obowiązkowy stanie się Krajowy System e-Faktur (KSeF). W życie wejdzie szereg zmian, które mogą wymagać znaczących dostosowań w procesach i systemach informatycznych. Dlatego istotne jest, aby jak najszybciej zainicjować przygotowania do wdrożenia. 

Dla sieci sklepów jest to nie tylko aspekt wdrożenia nowego systemu e-fakturowania, ale także możliwość jednoczesnej optymalizacji oraz dostosowania swoich systemów i procedur do zachodzących zmian.

- Wdrożenie KSeF ma kluczowy wpływ na efektywne prowadzenie działalności biznesowej i dotyczy krytycznych procesów fakturowania – szczególnie istotnych w sektorze sprzedaży detalicznej - mówi Eric Delahousse, Dyrektor Finansowy w Auchan Polska.

W 2024 roku e-faktury staną się obowiązkowe dla wszystkich podatników w Polsce. Biorąc pod uwagę zakres zmian, jakie wprowadzenie KSeF wymaga, czas na przygotowanie się jest ograniczony. Fakturowanie to kluczowy proces biznesowy, a rozbudowany sposób komunikacji z rządowym rejestrem może stanowić wyzwanie. Dlatego aby zapewnić bezpieczne wdrożenie KSeF, do którego m.in. niezbędne są testy i często modyfikacje procesów wewnętrznych, potrzeba nawet kilku miesięcy.

Dla wielu podmiotów sprostanie tym zmianom jest dużym wyzwaniem. Dlatego na początku procesu przygotowawczego, ważne jest nie tylko zweryfikowanie wszystkich źródeł wystawiania faktur, ale przede wszystkim upewnienie się, czy firma jest gotowa do komunikacji z systemem rządowym. Dotyczy to zarówno dostępu do wszystkich wymaganych danych dla poszczególnych rodzajów faktur i przypadków biznesowych oraz możliwości bezpiecznego i efektywnego procesowania faktur niezależnie od dostępności KSeF. Aby to osiągnąć, konieczna będzie współpraca z wewnętrznym działem IT lub z zewnętrznym, zaufanym dostawcą usług. 

KSeF

W dotychczasowych procesach fakturowania kontrolę nad fakturą miał sprzedawca. W warunkach obowiązkowego e-fakturowania, proces wprowadzenia dokumentu do obiegu prawnego oparty jest na zarejestrowaniu faktury w KSeF (potwierdzonego nadaniem unikalnego numeru KSeF faktury) stąd zależy od działania systemu przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Jest to szczególnie istotne w procesie fakturowania w sklepie. Z jednej strony nie ma tam możliwości czekania zbyt długo na wystawienie faktury w KSeF, a z drugiej strony, z uwagi na możliwość odrzucenia faktury przez KSeF, wydanie klientowi dokumentu nie będącego fakturą niesie za sobą ryzyko nieprawidłowego udokumentowania sprzedaży. 

Dzięki SmartKSeF, firmy umożliwią swoim klientom na bieżąco weryfikację wystawionej faktury, a nabywcom towaru sprawdzenie statusu faktury w KSeF, niezależnie od etapu przetwarzania dokumentu.

- Wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania niesie ze sobą wiele korzyści. To przede wszystkim usprawnienia obrotu gospodarczego poprzez wprowadzenie jednego standardu e-Faktury oraz ograniczenie papierowej dokumentacji. Jednakże należy pamiętać, że dla dużych podmiotów może to stanowić rewolucję i wymagać poważnych zmian w procesach i procedurach. Czasu na przygotowanie się faktycznie nie jest dużo, dlatego warto rozpocząć proces jego implementacji tak szybko, jak to będzie możliwe - podsumowuje Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Pobierz ebook "Ranking Agencji Marketingowych 2025 roku i ebook z poradami o promocji w sieci"