Masz problem z zarządzaniem i organizacją zadań? To aplikacja dla ciebie

Michał Łukawski z DDB Warszawa ujawnia, jakie narzędzie najlepiej sprawdza się w roli wirtualnego asystenta

Dyskusja na temat najlepszego narzędzia do zarządzania zadaniami jest jak rozmowa o samochodach - każdemu odpowiada co innego, bo każdy czego innego potrzebuje. Ja przetestowałem wiele i przyznam, że zdecydowana większość bardziej mi przeszkadzała niż pomagała. Aplikacje zmieniałem więc jak rękawiczki, a często wracałem do zwykłej kartki i długopisu.

Najbardziej znanymi asystentami są jednak Evernote i Wunderlist. Pierwszy bardziej przypomina mi jednak „szufladę online”, w której można zbierać dosłownie wszystko - od zdjęć, przez filmy do plików pdf. Nie jest natomiast dobry w codziennym przeglądaniu swoich/zespołowych zadań.

Tutaj dużo lepszy okazuje się Wunderlist, ale jego są ograniczenia darmowej wersji. Co prawda, 4,99 dolara miesięcznie nie jest kwotą astronomiczną, ale czasem nawet taki detal blokuje użycie danego narzędzia w organizacji.

Ze wszystkich propozycji, najbardziej pomocne dla mnie okazało się Trello, używane przez 5 milionów użytkowników na całym świecie. Stworzone w 2011 w Fog Creek Software narzędzie, bazuje na powstałej w Toyocie, w latach 80. metodologii prowadzenia projektów o nazwie „kanban”.

Co potrafi? Tworzyć tablice, w których możemy umieszczać listy, a do list dołączać karty. Ten trójstopniowy ułatwia segregację zadań. Co więcej, do każdego z nich możemy dodać komentarze, zdjęcia, linki, robić checklisty czy ustalać deadline'y. Przydatną funkcjonalnością Trello jest także nadawanie etykiet - można chociażby oznaczać status zadań - oczekujące / w trakcie / zrobione.

Największą zaletą jest jednak możliwość pracy w grupie. Tworząc tablicę możemy zaprosić innych użytkowników i przypisać ich do konkretnych zadań.

Trello jest mi pomocne w trzech obszarach. Pierwsze to zarządzanie własnymi zadaniami. Jak tylko wpadnie mi coś do głowy, od razu wpisuję do listy, którą później przeglądam kilka razy dziennie (filtrując, komentując i przesuwając na liście pod kątem priorytetów). Pomocna w tym przypadku jest solidnie wykonana aplikacja mobilna, dzięki czemu w kilka sekund można dodać nowe zadanie - sprawdza się na czerwonym świetle.

Po drugie, używam Trello do kontaktu z zespołem. Mając kilkuosobowy team, w którym każda osoba prowadzi kilka projektów jednocześnie, nie jest łatwo pamiętać o detalach, które są bardzo istotne w naszej bieżącej pracy. Podczas spotkań możemy przejść przez każde zadanie, widząc kiedy zostało dodane i jakie postępy zostały zrobione.

Po trzecie narzędzie te idealnie nadaje się do prowadzenia aktualnego statusu danego klienta. Dzięki możliwości udostępnienia tablic (w zespole albo z klientem) zebranie i zarządzanie aktualnym statusem jest bajecznie łatwe. Nawet jedno spojrzenie pozwala nam ocenić, co faktycznie się dzieje. Używanie Trello w takim obszarze pozwala ograniczyć liczbę wysyłanych wiadomości. Powiadomienia o nowo dodanym zadaniu otrzymuje się automatycznie na maila i jako push w aplikacji mobilnej.

Michał Łukawski, interactive account director w DDB Warszawa. Związany z branżą od 2008 roku. Realizował projekty dla następujących marek: Unilever (Algida, Kasia, Flora, Lipton), Brown-Forman (Maximus Vodka, Finlandia Vodka), Stadion Narodowy, Delecta, Panasonic, Pampers, LOT. Prywatnie miłośnik rajdów samochodowych.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"