Slack, Toggl, Todoist i Evernote, czyli jak zapanować nad czasem?

Niektórym mija dynamicznie z dnia na dzień, inni przeliczają go na roboczogodziny i stawki, a jeszcze inni widzą w nim czwarty wymiar. Jedno jest jednak pewne, wszyscy potrzebujemy go więcej. Zapytany o cztery narzędzia, które pozwoliły nam w movecloser efektywniej zarządzać czasem wewnątrz organizacji wymieniłbym Slack, Toggl, Todoist oraz Evernote – specjalnie dla Interaktywnie.com pisze Konrad Kwiatkowski z movecloser.

Żyjemy szybciej, co wpływa na wszystkie, nawet te prozaiczne aspekty dnia codziennego, które muszą za nami nadążać. Coraz więcej informacji przyswajamy nie poprzez poranny, piętnastominutowy przegląd prasy, a serię kilkunastosekundowych filmików będących esencją istotnych wiadomości. I tak jak zmienia się sposób, w jaki przyswajamy informacje, tak musi się także zmieniać sposób, w jaki pracujemy.

Slack

Aktywnym użytkownikom nie trzeba tłumaczyć jego zalet, natomiast tych, którzy nie korzystali do tej pory ze Slacka od razu odsyłam do strony slack.com. Z pozoru prosty komunikator, jednakże z powodzeniem przejął całą komunikację wewnątrz movecloser. Czytelny podział na zespoły oraz kanały pozwala szybko uporządkować komunikację w firmie, tak aby wyszczególnić wątki dotyczące wszystkich pracowników i oddzielić je od podziałów na konkretne zespoły projektowe. Do tego dochodzi możliwość wymiany plików oraz intuicyjna wyszukiwarka, za pomocą której możemy przeglądać wszystkie konwersacje w poszukiwaniu interesujących nas informacji. I to bez konieczności scrollowania przez nieskończone łańcuszki mailowe i obawy, że ktoś zgubił nas na CC. Wisienką na torcie Slacka są integracje z innymi popularnymi narzędziami. W ten sposób możemy utworzyć osobny kanał, w którym będziemy na bieżąco obserwować powiadomienia o statusie projektowym w Trello, nowych subskrybentach w bazie Mailchimpa, najnowszych wersjach makiet dodanych w UXpin, czy komentarzach do projektów w InVision.

Toggl

Korzystając pierwszy raz z Toggla pomyślałem od razu o jednym z klasyków nauk o zarządzaniu Fredericku Taylorze, Tayloryźmie i jego chronometrażu. Toggl bowiem, to nic innego jako proste narzędzie do pomiaru czasu. Po rejestracji instalujemy aplikację na pulpicie i jedyne co robimy to rozpoczynając kolejne zadania dodajemy nazwę tasku i naciskamy play. Po zakończeniu prac nad danym zadaniem stopujemy czas, wpisujemy kolejne zadanie i ponownie naciskamy play. Czynności te powtarzamy przez cały dzień. W efekcie na koniec tygodnia widzimy, czym dokładnie się zajmowaliśmy, poszczególne czasy możemy przypisać do projektów a idąc dalej do Klientów. W skali makro otrzymujemy podsumowanie, na jakie czynności poświęcamy najwięcej czasu, które projekty są najbardziej czaso- i kosztochłonne. Na podstawie wniosków i raportów z Toggla możemy nie tylko opierać kosztorysy podsumowujące roboczogodziny poświęcone na prace dla konkretnego klienta.

Dla mnie jest to kopalnia wniosków o tym, jak pracuje cała firma, co zabiera najwięcej czasu i gdzie należy szukać obszarów do optymalizacji. Faktycznie, aby wyniki były miarodajne, korzystanie z Toggla musi być konsekwentne i nie możemy o nim zapominać. Jednakże w tym pomagają nam pojawiające się na pulpicie powiadomienia, które przypominają nam o włączeniu stopera, gdy pracujemy bez aktywowanego pomiaru czasu.

To jak, zastanawialiście się kiedyś ile czasu miesięcznie poświęcacie na wymianę maili? Ile zajmują Wam dojazdy na spotkania? A może ile trwają wszystkie przerwy kawowe? Polecam Toggla. :)

Todoist

Aplikacji do dodawania i przypisywania tasków jest wiele. Zazwyczaj wybór  konkretnego narzędzia jest powiązany z metodą prowadzenia projektu, jednakże w kwestiach organizacyjnych wystarczą szybsze rozwiązania niż Trello, czy Asana. Todoist sprawdza się idealnie jako hub wszystkich zadań, które mamy do wykonania. W łatwy sposób możemy podzielić je na te związane z pracą, czy konkretnym projektem; ale także na sprawy osobiste, obowiązki urzędowe, a nawet listę zakupów spożywczych. Z czasem bardzo doceniam jedno miejsce na wszystkich urządzeniach, które agreguje najważniejsze dla mnie taski. Oczywiście mamy także możliwość przypisywania zadań oraz wyznaczania deadline’ów innym członkom zespołu. Może się to okazać przydatne chociażby w przypadku konieczności załatwienia spraw formalnych przez konkretną osobę w konkretnym dniu.

Evernote

Jak sama nazwa wskazuje, Evernote to nic innego jak software do prowadzenia notatek. A te mają to do siebie, że lubią się zawieruszyć po papierowych Moleskinach, komentarzach w Wordzie, czy kolejnych plikach .txt. Dlatego aby oszczędzić sobie czasu i nerwów potrzebnych aby zebrać wszystkie notatki dotyczące tego samego projektu w jednym miejscu, polecam od początku korzystanie z Evernote. Aplikacja pozwala nam nie tylko prowadzić notatki, ale także posegregować je w łatwy sposób na konkretne notatniki poświęcone projektom, czy klientom. Co więcej, wybrane notatniki możemy udostępnić także innym członkom zespołu, którzy mają w czasie rzeczywistym wgląd do najważniejszych punktów spotkania. Z czasem, gdy wszyscy konsekwentnie prowadzą notatki w Evernote znika problem zagubionych notatek z szybkiej telekonferencji, czy udostępnienia istotnych treści w trakcie zastępstwa na czas urlopu jednego z członków zespołu projektowego.

Podsumowując, należy pamiętać, że oczywiście same narzędzia nie rozwiążą nam problemu nieefektywnego gospodarowania czasem. Jednakże przy zaangażowaniu całego zespołu oraz konsekwentnym i rozsądnym korzystaniu z właściwych narzędzi możemy być pewni, że wszystkim będzie pracowało się po prostu lepiej, czego pozytywne skutki odczuje cała firma. Nie możemy także bać się zmian oraz wdrażania nowych narzędzi, bowiem kurczowe przywiązanie do starych rozwiązań będzie z czasem powodowało coraz więcej problemów.


Konrad Kwiatkowski, Operations Director w movecloser