Trzy narzędzia, które pomogą Ci sprawnie zarządzać pracą on-line

Wybiera Damian Tokarczyk, managing partner w Social Media&Interactive OX Media.

Milion tasków, deadline'ów i dzwoniących telefonów podlane hektolitrami kawy - to podstawowe składniki mojej agencyjnej pracy. Jako managing partner w agencji interaktywnej niejednokrotnie spędzam godziny jedynie na próbie płynnej organizacji pracy - pisze Damian Tokarczyk, managing partner w Social Media&Interactive OX Media.

Jak zarządzać projektami w sieci i nie zwariować? Przedstawiam kilka narzędzi, które pomagają mi osiągnąć cel.

1. Asana - idealny task manager i komunikator z zespołem

Asanę wybrałem spośród kilku dostępnych menadżerów zadań. Dlaczego?

a) Szybka i przejrzysta organizacja - w kilka kliknięć cały zespół wie „co, kiedy, jak”.

Podstawa? Owszem, jednak żadne z wcześniej testowanych przeze mnie narzędzi nie poradziło sobie w tym zakresie tak dobrze, jak Asana. W kilka chwil możesz zebrać zespół projektowy, zaprosić wybrane osoby do projektu, zaznaczyć najważniejsze etapy (sekcje) i rozdzielić w ich ramach zadania dla uczestników. Całość projektu automatycznie przenoszona jest do kalendarza zespołu oraz do indywidualnych kalendarzy osób odpowiedzialnych za zadanie. Narzędzie jest ładne wizualnie, zrozumiałe i co najważniejsze - działa naprawdę szybko!.

b) Bieżąca, kompletna i wszechstronna komunikacja

To według mnie najważniejsza zaleta Asany i jej bezprecedensowy atut względem konkurencji. W menadżerze możemy bowiem nie tylko tradycyjnie dodawać taski i subtaski, opisywać je i odznaczać jako wykonane. Dopiero funkcja komentowania sprawia, że współpraca z moim kilkunastoosobowym zespołem, niejednokrotnie działającym w różnych regionach Polski, staje się naturalna i przebiega bez zakłóceń.

W dyskusjach przy zadaniach możemy informować się wzajemnie o zmianach, nowych pomysłach, czy istotnych uwagach. W ten sposób Asana pomaga na przykład podczas rekrutacji. W projekcie jako „task” umieszczamy kandydatów aplikujących na stanowisko, do których możemy dodawać spostrzeżenia oraz pliki rekrutacyjne w sposób usystematyzowany i dostępny dla wszystkich zainteresowanych. Narzędzie świetnie się sprawdza w procesach sprzedażowych, gdzie jako jeden „task” takrujemy kontakt do klienta. Dopisując odpowiednie komentarze możemy w łatwy sposób zarządzą podstawową historią klienta.

Podobnie, jak na Facebooku, w komentarzach zwracamy się do konkretnej osoby, na której uwadze nam zależy wpisując jej imię.

Emotikonki i serca znane z portali społecznościowych i tym razem mają swoje zastosowanie praktyczne. Prowadzicie burzę mózgów? Możecie wpisać swoje pomysły do projektu. Członkowie zespołu głosują na najlepsze rozwiązanie zaznaczając serca. Możliwość sortowania tasków nie tylko po względem daty, ale również liczby serc pokaże, który pomysł zespół uznał za najciekawszy.

2. Instagantt – prosta aplikacja do wizualizacji działań zespołu w czasie

Jak radzą sobie moje projekty? Mogę to sprawdzić na kilka sposobów. Asana udostępnia panel ogólny projektu, w którym widzę opis projektu, jego obecny status (uaktualniany przez prowadzącego) oraz wykres wykonanych i oczekujących na wykonanie zadań.

To jednak mi nie wystarcza. Pracując kilka lat na wykresach Gantta czułem niedosyt w zakresie możliwości wizualizacji procesów w Asanie. Niezwykle pozytywnym zaskoczeniem było więc odkrycie darmowej aplikacji - Instagantt. Jeszcze większym - że jest ona w pełni zintegrowana z Asaną, której projekty bieżąco synchronizowane są do programu. Instagantt ma wszystko to, co powinien posiadać podstawowy Gantt - wyświetlanie tasków na kalendarzu, możliwość edycji czasu ich wykonywania, zaznaczanie kolorem priorytetów i przenoszenie w czasie poprzez drag&drop.

3. Outlook - osobista poczta & task manager & data storage device w jednym

Klient poczty to zło koniecznie: wszyscy musimy z nim pracować, zazwyczaj mamy jednak problem, by utrzymać w nim porządek. Outlooka wybrałem, ponieważ najnowsza wersja pozwala zachować przyzwoitą higienę pracy. Program spełnia prawidłowo swoje podstawowe funkcje (wymiana korespondencji), ale również radzi sobie jako task manager i data storage device. Jeśli chcecie się dowiedzieć, jak okiełznać Outlooka zachęcam do lektury mojego artykułu: http://interaktywnie.com/okiem-eksperta/balagan-w-outlooku-5-sposobow-jak-sobie-z-nim-poradzic-249328

Ostatnie, ale nie najmniej ważne: pełna integracja narzędzi mobile&desktop

Praca na wyżej wymienionych narzędziach nie byłaby tak wygodna, gdyby nie płynna synchronizacja informacji pomiędzy urządzeniami. Zarówno Asana, jak i Instagantt posiadają swoje aplikację (Androida i iOS), dzięki którym smartfon natychmiast informuje mnie o zmianach w projektach, w których biorę udział. Wiadomość o tym, że mam spotkanie, account przydzielił mi zadanie do wykonania lub projekt został właśnie zakończony z pewnością dotrze do mnie we właściwym czasie. Powiadomienia wysyłane są automatycznie również na moją skrzynkę pocztową, zsynchronizowaną z aplikacją na smartfonie. W ten sposób jestem cały czas na bieżąco i mogę spokojnie monitorować przebieg pracy w agencji.

Damian Tokarczyk, managing partner w Social Media&Interactive OX Media. Ponad 6-letnie doświadczenie w e-marketingu oraz kampaniach digital. Autor innowacyjnych strategii oraz rozwiązań z wykorzystaniem kanałów social media oraz urządzeń mobilnych dla klientów takich jak: Volkswagen, eurobank, Sony, Nivea, Bols czy Cyfrowy Polsat. Doradca klienta w zakresie efektywnego zarządzania obecnością marki w sieci oraz specjalista w zastosowaniu narzędzi analitycznych pozwalających podejmować optymalne decyzje biznesowe . Ekspert i autor publikacji w Marketingu w Praktyce oraz mediach branżowych.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"