Polski start-up we współpracy z Alior Bankiem chce ułatwiać zarządzanie dokumentami online

Jak działa Pergamin i dlaczego nie tak, jak jego twórcy planowali na początku?

Pergamin, start-up działający w segmencie LegalTech, niedawno rozpoczął strategiczną współpracę z Alior Bankiem i chce zachęcić firmy do tworzenia, zawierania oraz zarządzania umowami online - dzięki wykorzystaniu podpisu elektronicznego. O tym jak zamierza to zrobić, opowiada Jakub Barwaniec, CEO Pergaminu. 

Interaktywnie.com: Chcecie porządkować, przyspieszać i ułatwiać procesy kontraktowe w firmach. W jaki sposób?

Jakub Barwaniec, CEO, Pergamin: Istotą naszego produktu jest automatyzacja tworzenia i procesowania umów oraz innych dokumentów prawnych. Przekazanie części tego procesu w ręce systemu informatycznego powoduje, że zmniejsza się udział człowieka. To oczywiście nie oznacza, że chcemy zastąpić prawników czy inne osoby które zajmują się umowami. Wręcz przeciwnie – dajemy narzędzie ułatwiające ich pracę, szczególnie jej powtarzalne elementy. 

Z punktu widzenia systemu nie ma znaczenia jaki typ umowy do niego wprowadzimy. Każdy dokument czy grupa dokumentów, to tak naprawdę zespół korelacji pomiędzy zmiennymi a tekstem. Sprowadzając ich strukturę do takich kategorii nagle okazuje się, że znaczną część dokumentów można ustandaryzować, a różnice sprowadzić do zmiennych biznesowych czy do modułów prawnych, które do umowy można wprowadzić (np. obowiązek poufności czy prawa autorskie). 

Pergamin pozwala także na to, by identyfikować kluczowe zmienne (np. „kto”, „z kim”, „kiedy”, „co” i „za ile”) i robić z nich dalszy użytek np. dzięki możliwości integracji z zewnętrznymi narzędziami czy dostosowanych do potrzeb danego klienta powiadomieniach z systemu.

Automatyzacja polega również na łatwym tworzeniu załączników, bo do znacznej części umów trzeba dołączyć dokumenty takie jak protokół odbioru, pełnomocnictwa, czy rachunek. Spora część umów, zwłaszcza długoterminowych, jest też aneksowana.

W Pergaminie identyfikujemy relacje pomiędzy zmiennymi dokumentu bazowego (np. umowy) i zmiennymi z załączników. Jeśli więc stworzymy dokument bazowy, to - korzystając z automatyzacji - będziemy mogli szybciej stworzyć wymagane załączniki, bo znaczna część danych jest tu wspólna. 

Brzmi pięknie, ale - jeśli taki system ma być funkcjonalny - powinno też być łatwo. Czy obsługa takiego edytora wymaga jakichś kompetencji prawniczych lub/i programistycznych? Taki Google Docs, owszem, nie bardzo cokolwiek przyspiesza, ale trudno w nim coś zepsuć, bo łatwo panować na każdym pojedynczym dokumentem. 

System został zaprojektowany w oparciu o metodykę projektowania Google'a - material design. Dzięki temu dla każdego użytkownika rozwiązań Google'a interfejs będzie zrozumiały i przejrzysty. Naszą grupą docelową nie są prawnicy, choć nasze narzędzie może im pomóc w przyspieszeniu powtarzalnych czynności. Ale i to środowisko widzi w nas potencjał. Kilka dni temu otrzymaliśmy nagrodę dla najlepszego startupu prawniczego Europy Środkowo-Wschodniej. Konkurs był organizowany przez The Heart – organizację łączącą startupy z wielkimi korporacjami. W jury zasiadali m.in. zarządzający korporacyjnych działów prawnych oraz partnerzy kancelarii prawniczych. Prawnicy także coraz lepiej rozumieją potrzebę wsparcia swojej pracy technologią.   

Pergamin jest skierowany do sektora MŚP, czyli także firm, w których działów prawnych nie ma w ogóle...

Pierwsza wersja Pergaminu była faktycznie projektowana jako narzędzie dla sektora MŚP. Chcieliśmy być takim "cyfrowym prawnikiem" i oferować firmom sprawdzone wzory umów, które można przeprocesować i podpisać online. 

Później okazało się, że największą wartością dla klientów nie jest content prawniczy, ale przyspieszenie procesów. I wtedy zdecydowaliśmy o tym, by dostosować nasze rozwiązanie do potrzeb sektora enterprise, zrozumieliśmy, że Pergamin nie może być systemem zamkniętym... 

Zamkniętym?

Musi być łatwo integrowany z innymi narzędziami. Nie może być sytuacji, gdy po skończonym procesie, trzeba ręcznie przeklejać dane z jednego systemu, by wykorzystać je w innym.

No właśnie... Procesów jest tyle, że narzędzi już dzisiaj jest bez liku. 

Większym problemem są tzw. kombajny, które służą do wszystkiego, ale - przez to - są tak skomplikowane i nieprzejrzyste, że nikt nie chce z nich korzystać. Pergamin, mimo że zajmuje się dużą częścią procesu, nie służy do wszystkiego. 

A jak wygląda Wasz model biznesowy?

Braliśmy pod uwagę wiele modeli. Najpierw (kiedy jeszcze mieliśmy być „cyfrowym prawnikiem”) chcieliśmy stworzyć proste SaaS-owskie progi abonamentowe plus opcję trial. Później to jednak zmieniliśmy i teraz Pergamin idzie dwutorowo. Z jednej strony jest darmowa wersja, która służy nam do budowania skali i rozpoznawalności produktu, z drugiej - wersja custom, z której są przychody i w której oferujemy rozwiązania dla większych klientów. Mają w niej do wyboru dużą pulę funkcjonalności. Dopuszczamy też możliwość stworzenia dodatkowych na życzenie klienta. To, co ostatecznie wybierze, ma wpływ na cenę i czas wdrożenia. 

Wcześniej powiedziałeś, że najważniejszą przewagą jest nie content prawniczy, a automatyzacja procesów, a jednocześnie - w wersji basic - to właśnie ją oddajecie za darmo? 

Podstawowe rozróżnienie jest inne. W wersji darmowej klient ma do dyspozycji stosunkowo proste wzory umów przygotowanych przez naszych prawników, a w wersji custom dodajemy do systemu wzory, którymi klient już dysponuje, bo wytworzył je jego dział prawny czy obsługująca go kancelaria.

No tak, jeśli - nawet w wersji basic - udostępniacie wzory umów to kto ponosi odpowiedzialność za ich rzetelność? 

Odpowiedzialność za wszystkie umowy, które dostarczamy ponosimy my. Natomiast w przypadku, kiedy wprowadzamy zawartość prawną klienta, to odpowiadamy za dostarczenie procesu, czyli za działanie systemu.

Ostatnia wątpliwość - czy cyfryzacja obiegu takich informacji jak właśnie umowy jest celem możliwym do zrealizowania w nieodległej perspektywie? Przedsiębiorcy wciąż lubią papier. 

Pergamin niczego nie ogranicza. Każdy dokument można wyeksportować do formatu PDF, wydrukować, podpisać odręcznie i schować do archiwum. Największą korzyścią systemu jest to, że zbiera dane w jednym miejscu i potem można z nich korzystać, nawet jeśli wybierzemy ścieżkę tradycyjną. 

Najprostszy przykład to automatyczna kontrola statusu danego dokumentu. Załóżmy, że mamy agencję marketingową, która podpisuje umowę ramową z klientem na 3 lata. Po 3 latach trzeba ją odnowić, ale – jeśli współpraca idzie dobrze - nikt o tym nie myśli. Dzięki zastosowaniu rozróżnienia na zmienne i tekst, identyfikujemy datę zawarcia umowy i łączymy ją z okresem, na który umowa została zawarta. Na wskazany czas przed wygaśnięciem umowy Pergamin przypomni o konieczności jej przedłużenia. W niedalekiej przyszłości sam zaproponuje też aneks przedłużający umowę, aby można było się ograniczyć wyłącznie do jego zawarcia online. 

I to wszystko z projektu, który rozwijaliście po godzinach, za własne pieniądze?

Na początku finansowaliśmy się sami i tworzyliśmy Pergamin po godzinach pracy. Szybko jednak okazało się, że bez zewnętrznego wsparcia niewiele zdziałamy. Potrzebowaliśmy zasobów, które zapewniłyby nam czas na przygotowanie prototypu i jego dalszy rozwój.

Jednym z pierwszych zgłoszeń był program akceleracyjny Huge Thing. Po kilkuetapowej rekrutacji otrzymaliśmy dofinansowanie i wydawało nam się wtedy, że to najważniejsze. Wsparcie mentorów było dla nas dodatkiem, które - jak się okazało później - było najistotniejszym punktem całego programu. Nigdy nie bylibyśmy w tym miejscu, w którym jesteśmy, gdyby nie mentorzy, którzy podzieli się swoją wiedzą. Pieniądze jakoś byśmy znaleźli, ale sposób ich wydania nie byłby w połowie tak efektywny. 

A potem był Alior. 

Alior był głównym partnerem programu Huge Thing i od samego początku mieliśmy okazję pracować z jego specjalistami. Naszym mentorem była Kamila Wincenciak, która zajmuje się w banku innowacjami. Koordynowała całą współpracę. Po zakończeniu Huge Thing było nam znacznie łatwiej wejść do Aliora i uzgodnić warunki ewentualnej współpracy. Oczywiście, jak zawsze w przypadku współpracy z korporacją, trochę to potrwało, ale uznali, że warto. 

Z kim konkurujecie?

Nie mamy bezpośredniej konkurencji, ale jest kilka rozwiązań, które adresują podobne problemy. Najbliższym konkurentem jest Umownik. To jednak system, który bardziej niż na tym, by przekazać klientowi proces, koncentruje się na dostarczeniu contentu prawniczego. Jest też Autenti - startup, który koncentruje się na kwestii podpisywania dokumentów online. 

Polska to z jednej strony kraj otwarty na fintechowe nowinki, a z drugiej nie ma u nas żadnych banków-challengerów, jak choćby niemiecki N26. Jak to wygląda w segmencie LegalTech? 

Segment LegalTech dopiero raczkuje. Takich wydarzeń, jak wspominany już LegalTech Day organizowany przez The Heart jest wciąż niewiele. Warto jednak wspomnieć, że prawo czasem wyprzedza mentalność. Na rynku jest dość niska świadomość tego, że można zawrzeć umowę online i ona, w większości przypadków, będzie miała taką samą moc prawną jak ta papierowa. Zresztą trzeba też pamiętać o niuansach, np. cały czas ustawa o prawie autorskim wymaga, żeby przy przeniesieniu takich praw umowa była zawarta w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. Dlatego też dajemy możliwość integracji Pergaminu z narzędziami zapewniającymi kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest już całkowicie równoważny z formą pisemną.

Czasem jest to więc faktycznie skomplikowane, ale zachowawcza polityka dotycząca przechowywania dokumentów stosowana jest zwykle przez zachowawcze branże. Właśnie z tego powodu my chcemy pracować dla tych, które w DNA mają otwartość na innowacje. To potężna grupa, która już zdaje sobie sprawę z tego, że przyspieszenie procesów to oszczędność i przewaga rynkowa. 

Oszczędność to słowo-klucz. 

Tak, oszczędzać znaczy zarabiać. Największe korporacje już zdają sobie z tego sprawę, stąd tak często decydują się na współpracę ze start-upami. Korporacja z uwagi na swoją wydłużoną decyzyjność, procedury i liczbę zaangażowanych osób, nie jest w stanie w krótkim czasie i przy ograniczonym budżecie wytworzyć innowacyjnych rozwiązań na miarę swoich potrzeb. Większość banków, a także korporacji z innych branż, właśnie z tego powodu prowadzi swoje programy akceleracyjne.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"