Umowa między agencją a klientem podstawą dobrej współpracy

7 wskazówek jak powinna wyglądać i co zawierać umowa dotycząca realizacji działań marketingowych w Internecie

Negocjacje zakończone sukcesem. Klient zdecydował się na współpracę z daną agencją interaktywną. Czas podpisać umowę. Co powinno się w niej znaleźć, by współpraca układała się pomyślnie? O jakie postanowienia umowy powinna zadbać agencja i czego ma prawo domagać się klient?

1. Konkrety na piśmie.
Umowa stanowi podstawę współpracy między klientem a agencją, powinna zatem określać zakres działań, których podejmuje się agencja,  oczekiwania klienta, a także  inne uprawnienia i wzajemne obowiązki stron. Warto, by te postanowienia umowy były jak najbardziej konkretne i precyzyjne  – zapobiegnie to ewentualnym niedomówieniom przy realizacji serwisu czy prowadzeniu kampanii. Przepisy nie wymagają dla umowy dotyczącej działań w Internecie żadnej konkretnej formy, warto jednak zawrzeć ją na piśmie. W przypadku ewentualnych problemów stronom będzie dzięki temu łatwiej udowodnić do czego się zobowiązały lub czego oczekiwały po współpracy. Warto podkreślić, że w świetle prawa ustalenia zawarte w e-mailu to nie to samo co umowa „na piśmie”.

2. Znaczenie ma treść umowy a nie jej nazwa.
Umowę ocenia się według jej treści i charakteru, a nie według tego, jak nazwały ją strony - czy zatytułowały ją na przykład  „umowa o dzieło”, „umowa o świadczenie usług hostingowych” czy nie nazwały jej w ogóle. Jakie przepisy do danej umowy będą miały zastosowanie, będzie zależeć od tego co jest przedmiotem umowy, co zostało zlecone agencji przez klienta i jakie zobowiązania agencja na siebie poprzez podpisanie umowy przyjęła.

3. Zawrzeć w umowie istotne dla danego projektu ustalenia.
Warto tak skonstruować umowę, by regulowała ona jak najwięcej kwestii istotnych z punktu widzenia danego projektu. Specyfika działań zlecanych agencji sprawia, że praktycznie każdy realizowany projekt ma inny charakter, często natomiast do każdego klienta stosowany jest ten sam szablon umowy. Korzystniejsze dla obu stron będzie każdorazowe modyfikowanie posiadanego wzoru umowy tak, by odpowiadał on specyfice konkretnego projektu. Tylko wtedy umowa przyda się do czegoś więcej niż do dokumentacji firmy.

4. Nie ma sensu pisać w umowie o kwestiach, które regulują przepisy właściwe dla danego typu umowy, a których strony nie zamierzają uregulować odmiennie niż reguluje je np. kodeks cywilny.
I tak, w razie wątpliwości, przepisy ustawowe, dotyczące określonego rodzaju umów, znajdą zastosowanie w konkretnym przypadku, jeśli strony danej kwestii nie uregulowały w umowie odmiennie. Nie ma więc sensu przepisywanie do umowy połowy ustawy.

5. Sprecyzować nie tylko efekt końcowy, ale także przebieg realizacji.
Często w umowach określa się tylko efekt końcowy, którego oczekuje od agencji klient. Tymczasem, specyfika działań prowadzonych w Internecie czy realizowanych na potrzeby Internetu ma to do siebie, że problemy mogą pojawić się także w trakcie trwania współpracy, na którymś z etapów realizacji. Dotyczy to zwłaszcza działań bardziej długoterminowych, czy takich, w których na efekt finalny składa się kilka modułów. W takiej sytuacji dobrze jest, bazując na doświadczeniu poprzednich realizacji, zawczasu przewidzieć gdzie mogą pojawić się trudności i zawrzeć w umowie opis poszczególnych kroków realizacji projektu. Gdy problem się pojawi, strony umowy będą mogły szybciej zlokalizować jego źródło i przyczynę, a następnie go wyeliminować.

6. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem.
Zarówno klient, jak i agencja, w razie wątpliwości co do postanowień umowy przedstawionej przez drugą stronę, powinien skorzystać z możliwości skonsultowania się z prawnikiem. Doradzi on jak najlepiej daną kwestię sformułować, co jeszcze w umowie powinno się znaleźć, jak strony mogą jeszcze skuteczniej zabezpieczyć swoje interesy. Taka konsultacja praktycznie zawsze będzie tańsza, niż konieczność poniesienia kosztów ewentualnych sporów wynikłych z umowy. W prawie nawet przecinek ma czasem znaczenie, a nieznajomość przepisów nie jest żadnym usprawiedliwieniem.

7. Załączniki mile widziane.
Przy precyzowaniu na co strony się umówiły, pomocne będą wszelkie dodatkowe dokumenty, projekty, prezentacje, makiety, które można załączyć do umowy. Załącznikami mogą być także wiadomości e-mail, jeśli jakieś kwestie były ustalane drogą elektroniczną. Raz jeszcze trzeba podkreślić, że w interesie stron leży, aby umowa nie była tylko schematycznym dokumentem, ale by rzeczywiście była pomocna we współpracy, weryfikacji ustaleń i planowaniu kolejnych kroków realizacji danego projektu. Załączniki mogą stanowić doskonałe uzupełnienie umowy, a jednocześnie dzięki nim można uniknąć nadmiernego jej rozbudowywania. W formie załączników do umowy można dołączyć nawet długie specyfikacje serwisu www, opisy etapów kampanii, media plany itp.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"