UODO: Facebook nie może być dla pracodawcy źródłem wiedzy o kandydacie

Nie można też prowadzić anonimowych rekrutacji.

Jak pracodawcy powinni przetwarzać dane osobowe kandydatów do pracy zgodnie z RODO?  Urząd Ochrony Danych Osobowych wyjaśnia w swojej nowej publikacji „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”.

W poradniku UODO przypomina m.in., że pracodawca od osób ubiegających się o zatrudnienie można żądać podania jedynie tych danych, do zbierania których uprawniają go przepisy prawa, "dane nadmiarowe" (np. o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach religijnych czy orientacji seksualnej) nie są nimi objęte (chyba że osoba kandydująca na konkretne stanowisko będzie musiała spełnić np. wymóg niekaralności - tak jak nauczyciele, detektywi, pracownicy wybranych instytucji finansowych i straż graniczna - wówczas pracodawca będzie uprawniony do pozyskania informacji o niej, ale jedynie w tym zakresie).

W czasie rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca nie powinien też zadawać pytań, które mogą naruszyć prawo kandydata do prywatności bądź jego dobra osobiste (np. dotyczących wyznania, orientacji seksualnej, przekonań politycznych, życia prywatnego, rodzicielstwa czy planowanego potomstwa)

UUDO podkreśla też, że dane nie mogą być zbierane „na zapas” ani „na wszelki wypadek”, gdy pracodawca dopiero rozważa zatrudnienie kogoś w bliżej nieokreślonym czasie. Jeśli potencjalni pracownik prześle swoje CV do firmy, która w danej chwili nie prowadzi rekrutacji, musi ona zdecydować od razu, czy rozważa jego zatrudnienie i wtedy poinformować o celu i sposobach przetwarzania jego danych lub - jeśli się na to nie zdecyduje - niezwłocznie usunąć jego dane ze swoich zasobów. 

Każdy pracodawca i to już na etapie zbierania danych musi poinformować kandydatów o ich prawach. 

Koniec z anonimowymi rekrutacjami? Jest na to sposób

Wskazuje, że niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych jest prowadzenie rekrutacji „ślepych” lub „ukrytych” czyli takich, w których pracodawca poszukujący pracowników pozostaje anonimowy. Co do zasady - osoba przekazująca dane powinna wiedzieć, komu je udostępnia.

Rozwiązaniem umożliwiającym pracodawcy utrzymanie anonimowości na wstępnym etapie rekrutacji może być jednak zlecenie jej przeprowadzenia innym podmiotom, np. agencjom zatrudnienia, których działalność uregulowana jest prawnie i które zobowiązane są do przetwarzania posiadanych danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Po zakończeniu rekrutacji dane kandydatów powinny być niezwłocznie usunięte - chyba że ze względu na zainteresowanie przyszłymi naborami sami wyrażą zgodę na dłuższe wykorzystywanie ich danych. Muszą być jednak poinformowani o możliwości i sposobie wycofania takiej zgody.

Nie można sprawdzać kandydatów na Facebooku

Co ciekawe i pewnie kłopotliwe dla wielu pracodawców będzie stanowisko UODO w kwestii roli serwisów społecznościowych w procesie rekrutacji. UODO uznaje bowiem za "niedopuszczalne" gromadzenie przez pracodawców i agencje rekrutacyjne informacji zamieszczanych przez kandydatów do pracy na swój temat w mediach społecznościowych i innych ogólnodostępnych źródłach.

Co prawda rozwój społeczeństwa informacyjnego pozwala na „budowanie” przez potencjalnych kandydatów do pracy swojego wizerunku w sieci, również w oczach przyszłego pracodawcy, poprzez zamieszczane w internecie różnych informacji na swój temat, ale nie oznacza to, że informacje te mogą zostać]wykorzystane w procesie rekrutacyjnym.

Należy również pamiętać, że takie działanie potencjalnie może mieć negatywny wpływ na ocenę kandydata do pracy i prowadzić do profilowania go na podstawie dostępnych w internecie danych.

Podobnie sprawa wygląda z weryfikowaniem informacji pochodzących od kandydata poprzez kontakt z uczelnią, którą ukończył lub z pracodawcą, z którym był związany z przeszłości. Dostarczenie referencji z poprzedniego miejsca pracy nie stanowi "domyślnej zgody" na ich weryfikację w ten sposób. UODO stoi na stanowisku, że jedynym źródłem wiedzy na temat kandydata powinien być sam kandydat, a jednocześnie przypomina, że fałszowanie informacji na temat np. wykształcenia podlega przepisom prawa karnego.

Polski prawodawca co zasady nie przewiduje w przepisach krajowych uprawnienia pracodawcy do występowania do innych podmiotów w celu potwierdzenia lub sprawdzenia prawdziwości dokumentów i danych w nich zawartych przedłożonych przez kandydatów w toku rekrutacji.

(...)

Jeżeli pracodawca ma podejrzenia, że przedkładany dokument został sfałszowany powinien złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa określonego w art. 270 § 1 Kodeksu karnego.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"