Hilton dopasował zarządzanie finansami na miarę

W połowie marca Columbus IT zakończył wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV w krakowskim Hiltonie. To pierwszy hotel tej sieci w Polsce, który korzysta z kompleksowego rozwiązania w zarządzaniu finansami, zintegrowanego z korporacyjnym oprogramowaniem OnQ.

W połowie marca Columbus IT zakończył wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV w krakowskim Hiltonie. To pierwszy hotel tej sieci w Polsce, który korzysta z kompleksowego rozwiązania w zarządzaniu finansami, zintegrowanego z korporacyjnym oprogramowaniem OnQ.

Hotele sieci Hilton działają w Polsce na zasadzie franczyzy. Zgodnie z regułami umowy franczyzowej we wszystkich funkcjonuje platforma informatyczna OnQ – kompleksowy system obsługi hotelarskiej należący do korporacji Hilton Hotels. To ona wspiera mechanizmy rezerwacji, obsługę gości, bazy danych klientów, call center i wszelkie aspekty związane z działalnością placówek. Ale… nie zawiera modułu zarządzania finansowego. Zintegrowanie platformy z modułem księgowym Dynamics NAV było sporym wyzwaniem dla ekspertów Columbus IT, jednak dzięki mocnemu zapleczu programistycznemu cel został sprawnie osiągnięty.

Historia współpracy Columbus IT Polska z krakowską spółką Hotels Global Investments sięga marca zeszłego roku. Wtedy właśnie inwestor zgłosił się do polskiego partnera Microsoft Dynamics z zamiarem wdrożenia modułu finansowego w dopiero powstającym hotelu Hilton w Krakowie. Cztery miesiące później dział księgowy mógł w pełni korzystać z funkcjonalności modułu finansowego Dynamics NAV. Rozwiązanie okazało się efektywne i intuicyjne, przede wszystkim za sprawą standardowego środowiska Microsoft, w jakim funkcjonuje. Każdy, kto korzystał kiedyś z pakietu Microsoft Office, poradzi sobie też z Dynamics NAV.

Prosty w obsłudze program usprawnił rozliczanie inwestycji, zarządzanie środkami trwałymi, ewidencję przychodów i księgowanie faktur. Dużym plusem była możliwość pracy w wielu walutach i językach równocześnie. Dynamics NAV Umożliwia prowadzenie interesów na całym świecie dzięki automatycznemu konwerterowi walut, naliczaniu różnic kursowych i modułom pozwalającym na radzenie sobie z różnicami podatkowymi między krajami. To ważne w takiej branży, jak hotelarska, gdzie znaczny procent gości stanowią zagraniczni turyści.

Pierwszy etap prac wdrożeniowych zakończono w wakacje zeszłego roku, jeszcze przed otwarciem hotelu. Krakowski Hilton został oddany do użytku 10 stycznia a personel zaczął równolegle wykorzystywać dwa systemy – Microsoft Dynamics NAV i OnQ. Aplikacje dotyczące kwestii finansowych korporacyjnej platformy nie były kompatybilne z rozwiązaniem wdrożonym przez zespół Columbus IT.

- Platforma OnQ jako kompleksowe narzędzie zarządzania hotelem rejestrowała wszelkie transakcje sprzedażowe, płatności kartami, rozliczenia z klientami. Problem pojawiał się, gdy trzeba było te dane przenosić do NAV. Bez wdrożenia pracownicy działu księgowego byliby zmuszeni wprowadzać je ręcznie i tracić niepotrzebnie swój cenny czas – tłumaczy Michał Słabowski, Project Manager Columbus IT.

Partner wdrożeniowy Microsoft postanowił zmierzyć się z wyzwaniem zintegrowania obu narzędzi, aby szybko i sprawnie umożliwiały przepływ danych między systemami. Zadanie nie było łatwe,  ze względu na brak elastyczności producenta OnQ. W tej sytuacji programiści Columbus IT przeanalizowali możliwości współpracy obu systemów, przeprowadzili mapowanie dane danych i dostosowali Dynamics NAV do standardów OnQ.

- Dziś wszystkie informacje o klientach, transakcjach sprzedaży, płatnościach, wpłatach i wypłatach, przepływają bezpośrednio z OnQ do NAV za pomocą jednego prostego polecenia „importuj” – mówi Michał Słabowski.

Obie platformy funkcjonują niezależnie i równolegle, jednak integracja rozwiązań umożliwiła bieżącą komunikację między systemami, a przez to usprawniła obsługę finansową hotelu.

źródło/autor: Columbus IT

Pobierz ebook "Jak wybrać software house i przeskalować swój biznes [ebook z raportem]"