Zalety dokumentów elektronicznych

Zapisywanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej znacznie usprawnia przepływ dokumentów w firmie. Wpływa też na bezpieczeństwo i zdecydowanie zmniejsza koszty funkcjonowania biura.

Zapisywanie i przechowywanie dokumentów  w formie elektronicznej znacznie usprawnia przepływ dokumentów w firmie. Wpływa też na bezpieczeństwo i zdecydowanie zmniejsza koszty funkcjonowania biura.

Wiele instytucji boryka się z problemem przechowywania i archiwizowania dokumentów. W natłoku napływających spraw łatwo zapomnieć, gdzie schowaliśmy potrzebne materiały. Ich przechowywanie wymaga coraz większych szaf i pomieszczeń. Na szczęście nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne oraz odpowiednie aplikacje pozwalają na łatwą zamianę dokumentów papierowych na pliki elektroniczne oraz ich archiwizację. Umożliwiają także rezygnację z wcześniejszego drukowania i używania papieru np. podczas faksowania.

Przepisanie jednej strony maszynopisu zajmuje około dziesięciu, piętnastu minut. Zamiast tracić czas lepiej od razu skorzystać ze specjalnego oprogramowania, które służy do rozpoznawania i digitalizacji znaków podczas skanowania. Dzięki niemu możliwa jest szybka zamiana dokumentów zapisanych w formie papierowej oraz zdjęć do formatów łatwo edytowalnych na ekranie komputera.

- Najprostsze aplikacje tego typu są  bezpłatnie dołączana do wszystkich drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych formatu A4 Konica Minolta wyposażonych w skaner, nawet tych przeznaczonych tylko do użytku domowego – mówi Szymon Szczur, koordynator ds. rozwiązań biznesowych w Konica Minolta Business Solutions Polska. – To idealne rozwiązanie dla uczniów, studentów oraz wszelkich firm i instytucji, w których dokumenty w postaci papierowej trzeba często zamieniać na pliki umożliwiające edycję w komputerze.

SmartScan, najnowsza aplikacja oferowana przez Konica Minolta idzie o krok dalej. Poza standardowymi formatami JPG, TIFF i PDF, pozwala także na zamianę tekstu na pliki Word, Excel oraz przeszukiwany PDF (SPDF). W ciągu pięćdziesięciu sekund skanuje i przetwarza aż 10 stron! Mogą być one wysyłane do użytkowników, jako wiadomości email na skrzynkę pocztową lub do ich katalogów sieciowych. Dzięki możliwości przeszukiwania dokumentów pozwala na łatwy dostęp do informacji. Potrafi także odróżnić od siebie przetwarzane dokumenty i nadać im odrębne nazwy. SmartScan umożliwia również współpracę z systemami do archiwizacji oraz zintegrowanymi systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa. Wszystko to sprawia, że nowe rozwiązanie ułatwia  przechowywanie dokumentów i pozwala na wzrost efektywności pracowników.

- Aplikacja jest bardzo wygodna w użyciu i może być stosowana we wszystkich urządzeniach Konica Minolta, które obsługują technologię OPEN API. Dzięki niej można o wiele szybciej dotrzeć do potrzebnych informacji – dodaje Kamil Rejent, Kierownik ds. Produktów Biurowych (MFP Product Manager) w Konica Minolta Business Solutions Polska.–  Oprogramowanie pozwala na odseparowanie tabel z danymi od pozostałych części dokumentu i umieszczenie ich w Excelu. Bardzo ułatwia to życie takim działom, jak  księgowość czy marketing, czyli wszędzie tam, gdzie potrzebny jest szybki dostęp do danych.

Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne bizhub pozwalają na wygodną pracę z dokumentami elektronicznymi. Konica Minolta proponuje m.in. rozwiązania umożliwiające wysyłanie faksów bezpośrednio z każdego komputera w biurze i bez użycia papieru. Użytkownicy są  informowani  na ekranie monitora  o jego pomyślnym wysłaniu  i odebraniu, a wszystkie otrzymane wiadomości są archiwizowane tak, aby żadna z nich nie została utracona i nie dostała się w niepowołane ręce. Wszystkie urządzenia mają też obszerne książki  adresowe, mieszczące kilka tysięcy pozycji oraz pojemne pamięci, w których można zapisać wiele tysięcy stron dokumentów. Dostęp do nich chroniony jest hasłem. Urządzenia umożliwiają także wysyłanie wiadomości o określonym czasie. Tak kontrolowany obieg dokumentów pozwala zwiększyć skuteczność pracowników, przyspieszając i usprawniając codzienne tempo pracy w biurze.

Systemy do skanowania i przetwarzania tekstów drukowanych na dokumenty elektroniczne są coraz popularniejsze. Znajdują zastosowanie w różnego rodzaju biurach, bankach, archiwach, agencjach reklamowych i wielu innych przedsiębiorstwach, których pracownicy mają do czynienia z dużą ilością korespondencji dostarczanej w formie papierowej. Każdy, kto choć raz przekonał się do zalet nowych rozwiązań chętnie z nich korzysta.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"