Kiedy zaufamy dokumentom elektronicznym?

Dlaczego pomimo łatwo dostępnych narzędzi gwarantujących bezpieczeństwo i zgodność z przepisami prawa wciąż nieufnie traktujemy dokumenty elektroniczne?

Żyjemy w realiach dynamicznej komunikacji cyfrowej. Na co dzień miliony użytkowników Internetu w Polsce nie boją się podawać w sieci nawet swoich wrażliwych danych, co wiąże się z licznymi zagrożeniami. Jednak jeśli chodzi o kwestie formalne, nad Wisłą królują tradycyjne papierowe dokumenty. Dlaczego pomimo łatwo dostępnych narzędzi gwarantujących bezpieczeństwo i zgodność z przepisami prawa wciąż nieufnie traktujemy dokumenty elektroniczne?

Polacy pokochali łatwość komunikacji, jaką daje Internet. Świadczą o tym chociażby liczby wysyłanych e-maili i założonych kont w serwisach społecznościowych. Jednak wszędzie tam, gdzie pojawiają się formalności, w naszym kraju króluje papier. Przykładem są chociażby faktury elektroniczne, które – jak wynika z badania PKPP Lewiatan – stanowią w naszym kraju jedynie 10% wszystkich wystawianych faktur. Wynik ten jest o połowę niższy niż na zachodzie Europy. Mimo korzyści ekologicznych i finansowych, jakie dają e-faktury, ich popularność rośnie bardzo wolno. Co ciekawe – rozwiązanie nie wymaga zaawansowanych narzędzi ani od nadawcy (system księgowy), ani od odbiorcy (skrzynka poczty elektronicznej). Najzwyczajniej zwycięża tutaj przywiązanie do tradycyjnych papierowych dokumentów.

Należy przyznać, że mimo różnorodnych wysiłków legislacyjnych w celu popularyzacji rozwiązań informatycznych w kontaktach z różnorodnymi instytucjami w praktyce skorzystanie z elektronicznej komunikacji często jest utrudnione.

W Polsce od przeszło 10 lat funkcjonuje prawo równoważące podpis elektroniczny z odręczną sygnaturą składaną na papierowych dokumentach. Jednak pomimo istniejącej ustawy sądy przez wiele lat, powołując się na brak odpowiednich regulacji proceduralnych, stanowiły pewnego rodzaju enklawę, gdzie moc zachowywały jedynie tradycyjne pisma. Sytuację zmienił Naczelny Sąd Administracyjny (NSA), który pod koniec ub.r. wydał orzeczenie decydujące, że w kontaktach z sądami administracyjnymi można używać podpisu elektronicznego. Precedensowa decyzja NSA może pomóc w przyspieszeniu zmiany w tym zakresie i upowszechnienie cyfrowych dokumentów przesyłanych do sądów drogą online. Innym ciekawym przykładem jest niechęć banków do elektronicznych ksiąg wieczystych. Pomimo zinformatyzowania odpowiedniej dokumentacji niektóre z banków wciąż domagają się papierowych wypisów z ksiąg wieczystych, na co zwrócił uwagę dziennikarz Gazety Wyborczej – Maciej Samcik w swojej niedawnej publikacji.

Podsumowując, z jednej strony mamy różnorodne narzędzia i rozwiązania technologiczne umożliwiające bezpieczne załatwianie formalności online, a z drugiej – istnieje wiele regulacji, które zapewniają cyfrowym kontaktom odpowiednią moc prawną. Co więcej – elektroniczne dokumenty to oszczędność czasu, pieniędzy związanych z ich przesyłaniem oraz środowiska. Z drugiej strony jesteśmy jednak przywiązani do tradycyjnych papierowych dokumentów, które wygrywają ze wszystkimi zaletami cyfrowych odpowiedników. Patrząc na postępujące zmiany, można powiedzieć, że popularyzacja elektronicznego obiegu dokumentów przyjdzie z czasem i nic nie jest w stanie powstrzymać zmiany w tym zakresie. Nie nastąpi ona też z dnia na dzień. Cały proces mogą dodatkowo przyspieszyć dalsze zmiany legislacyjne, szczególnie na poziomie Unii Europejskiej, jak np. aktualne prace nad wspólnym rozporządzeniem regulującym funkcjonowanie e-podpisu. Ta regulacja przewidywana na przyszły rok może znacząco przyczynić się do upowszechnienia podpisu elektronicznego, a co za tym idzie – również cyfrowych dokumentów.

Tomasz Litarowicz, Dyrektor Obszaru Biznesowego Podpis Elektroniczny Unizeto Technologies – odpowiada za rozwój narzędzi podpisu elektronicznego oraz pracę centrum certyfikacji CERTUM należącego do Unizeto Technologies. Z branżą zaufanych usług elektronicznych jest związany od 8 lat.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"