Brief, czyli co i dlaczego powinna wiedzieć o kliencie agencja

Podstawą przygotowania przez agencję oferty dla klienta jest dobry brief. Ale dobry, to znaczy jaki?

Ile agencji, tyle briefów, warto jednak zakreślić pewne ogólne ramy co w briefie powinno się znaleźć i dlaczego. Porządny brief to z punktu widzenia klienta szansa, że oferta przygotowana przez agencję spełni jego oczekiwania  i umożliwi skuteczne zrealizowanie celów, dla których podejmuje działania w Internecie.

Brief – i wszystko jasne

Brief to dokument, który precyzuje oczekiwania klienta wobec agencji. Na jego podstawie agencja może zorientować się jakiego zakresu działań klient się spodziewa i jakie efekty chciałby dzięki nim osiągnąć. Przydatne są w tym celu wszelkie informacje na temat marki, firmy, produktu lub usługi, jej pozycji na rynku, dotychczasowej aktywności marketingowej, specyfiki. Brief powinien, ponadto, umożliwić agencji poznanie grupy docelowej, do której reklama czy komunikacja będzie kierowana, i ram czasowych projektu.

Szczegółów nigdy nie za wiele?

Zawarcie w briefie dokładnych informacji na temat marki, firmy, produktu czy usługi jest potrzebne, bo im więcej tego typu szczegółów, tym bardziej precyzyjnie można zaplanować działania marketingowe i dopasować je do konkretnego klienta. Niemniej jednak, przesada i w tym przypadku nie jest wskazana – informacje przekazane agencji w briefie powinny koncentrować się na tym, co najważniejsze i podkreślać kluczowe dla przygotowania oferty kwestie. Nie należy zasypywać agencji stosem informacji, z którymi nie będzie miała czasu się zapoznać i które są dla niej zbędne. W briefie powinny się znaleźć spójne,  wyselekcjonowane i jak najbardziej konkretne informacje – brief to nie miejsce na przysłowiowe lanie wody!

Debriefing

Uszczegółowieniu i doprecyzowaniu informacji zawartych w briefie służy spotkanie zwane debriefingiem. Różne są opinie dotyczące celowości tego typu spotkań i nie zawsze są one praktykowane, warto jednak z takiej możliwości skorzystać. Spotkanie i rozmowa to szansa na szybkie rozwianie ewentualnych niedomówień, a także po prostu wzajemne poznanie się klienta z agencją, która otrzymała brief. Ponadto, na spotkaniu oko w oko zwykle szybciej można wszystko omówić i dograć niż mailowo czy telefonicznie.

„Must be” briefu

W briefie koniecznie powinny się znaleźć takie informacje jak:

• dane kontaktowe do klienta i osoby odpowiedzialnej za dany projekt;
• zakres prac agencji;
• cel działań;
• cechy wyróżniające markę, firmę, usługę, produkt na tle konkurencji;
• informacje o grupie docelowej i jej specyfice;
• informacje o konkurencji bezpośredniej i pośredniej i – w miarę możliwości – jej działaniach marketingowych ;
• proponowane kanały komunikacji;
• dotychczasowe działania marketingowe, promocyjne, komunikacyjne, ich zakres i częstotliwość;
• termin złożenia oferty;
• określenie etapów wyboru agencji;
• planowany termin realizacji działań;
• budżet (dobrą praktyką jest także określenie wynagrodzenia agencji za udział w przetargu i przygotowanie oferty);
• kryteria wyboru oferty.

Brief się opłaca

Czas poświęcony na uzupełnienie czy samodzielne przygotowanie briefa dla agencji to nie czas stracony. Przeciwnie! Pozwoli na konstruktywne rozmowy z agencją i efektywne negocjacje. Agencja, która podchodzi do swojej pracy profesjonalnie, zanim przygotuje ofertę, musi poznać potrzeby konkretnego klienta i w tym właśnie nieocenioną rolę pełni – rzetelnie przygotowany przez niego – brief. Można śmiało powiedzieć, że im staranniejszy brief, tym większa szansa, że klient otrzyma odpowiadającą jego potrzebom ofertę dotyczącą realizacji działań w Internecie.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"