Praca zdalna - najlepsze praktyki

Praca zdalna nie cieszy się w Polsce dużą popularnością. Obawa pracodawców przed utratą kontroli nad pracownikami wciąż hamują rozwój tego typu zatrudnienia.

Praca zdalna nie cieszy się w Polsce dużą popularnością. Obawa pracodawców przed utratą kontroli nad pracownikami wciąż hamują rozwój tego typu zatrudnienia. A przecież obiektywnie rzecz biorąc, ten model pozwala znakomicie obniżyć koszty działalności i zwiększyć potencjał firmy, praktycznie bez konieczności ponoszenia nakładów inwestycyjnych. Dla firm z sektora MSP oszczędności wiążące się z pracą zdalną są nie do przecenienia.

W jaki sposób wprowadzić pracę zdalną do firmy, aby nie stracić na wydajności i komunikacji wewnętrznej?

 

Najlepsze praktyki technologiczne

Obsługa pracowników zdalnych powinna być nieodłączną częścią platformy komunikacyjnej, a nie dodatkową, „dołączaną” do pakietu aplikacją. Fizyczna lokalizacja konsultanta nie musi być ograniczona do jego domu, pod warunkiem przestrzegania pewnych reguł - takich jak ciche środowisko pracy. System komunikacji IP dla obsługi pracowników zdalnych może być wdrożony w modelu tradycyjnym albo udostępniany w hostingu (Communication-as-a-Service). Hosting może być bardzo atrakcyjną formą dla firm z sektora MSP, ponieważ obniża próg inwestycyjny przy zakupie nowego oprogramowania. Zamiast jednorazowego wydatku na licencje, firma płaci miesięczny abonament za wybrane funkcjonalności i daną liczbę użytkowników. W momencie dużej ilości zleceń, może zakupić większy „abonament”. W okresach spadku aktywności – obniżyć koszty poprzez zmniejszenie wydajności systemu. Maleją również koszty zakupu sprzętu - oprogramowanie jest zainstalowane w centrum danych dostawcy, na jego własnych serwerach, i udostępniane odbiorcom poprzez sieć.

Funkcje zdalnego dostępu i terminale powinny być elastyczne, aby spełniały potrzeby firmy i użytkowników, zapewniając dostęp do tych samych aplikacji i narzędzi, z których korzystają pracownicy biurowi. Bezpieczny dostęp powinien być możliwy z każdego miejsca, o dowolnej porze i za pośrednictwem dowolnego urządzenia końcowego (telefonu domowego, komórkowego, w odległym oddziale itd.). Można też odwzorować środowisko biurowe poprzez połączenie szerokopasmowe, VPN i terminal SIP (telefon IP lub programowy). Narzędzia dostępu do serwera terminali, oferowane przez firmy takie jak Citrix, mogą zapewnić bezpieczny dostęp i ułatwić wdrożenie działowi IT.

Najlepsze praktyki kadrowe

Aby wybrać pracowników, którzy potrafią pracować niezależnie, są godni zaufania, sami się dyscyplinują i zachowują zasady poufności informacji biznesowej, konieczne jest dokładne sprawdzenie kompetencji personelu oraz przeprowadzenie zakrojonych na szeroką skalę testów. Należy ocenić pracowników nie tylko pod kątem potrzebnych umiejętności i zdolności, ale także osobowości. Dla przykładu, osoby towarzyskie mogą nie być najlepszymi kandydatami do samotnej pracy w domu.

Warto wyznaczyć okres próbny, aby sprawdzić, czy nowo zatrudnieni nadają się do pracy zdalnej. Należy określić przejrzyste miary wydajności i poinformować pracowników o wymaganiach względem ich pracy. Jeśli po okresie przystosowawczym obserwujemy brak zadowalających wyników, pracownik powinien mieć możliwość powrotu do pracy w biurze bez ponoszenia konsekwencji finansowych czy dyscyplinarnych. Częstą praktyką jest traktowanie pracy w domu jako nagrody związanej z osiąganymi wynikami oraz układanie harmonogramu pracy zdalnych pracowników według ich wydajności, tak żeby najlepsze godziny przypadały najlepiej pracującym.

Najlepsze praktyki procesowe

Najbardziej oczywistą praktyką procesową jest wyposażenie zdalnych pracowników w narzędzia i zasoby, których potrzebują do prawidłowej realizacji swoich zadań. Narzędzia, które są dostępne dla konsultantów lokalnych, TRZEBA zapewnić również konsultantom zdalnym. Chodzi tu m.in. o integrację telefonii z technologią komputerową, dostęp do baz wiedzy oraz inne zasoby, którymi dysponują pracownicy biurowi.

Kierownicy i managerowie działu zatrudniającego zdalnych konsultantów muszą mieć wgląd w jego pracę. Raportowanie, rejestrowanie i monitorowanie mają kluczowe znaczenie dla kontroli jakości pracy zdalnej i pomagają przezwyciężyć obiekcje w kwestii tej formy zatrudnienia. Niezbędne są narzędzia, które chronią bezpieczeństwo i poufność informacji, gwarantując, że dane nie wyciekną na zewnątrz z powodu złośliwego oprogramowania.

Dobra komunikacja między osobami pracującymi w domu a ich przełożonymi jest zdecydowanie ważniejsza niż w przypadku pracowników biurowych. Należy zdefiniować formalny proces komunikacji oraz wdrożyć narzędzia, które ułatwiają bieżący kontakt. Jednym z największych problemów jest poczucie izolacji osób pracujących w domu. W rzeczywistości niektórzy postanawiają wrócić do biura, ponieważ praca w domu po prostu im nie pasuje. Adaptacja do nowego środowiska bywa szczególnie trudna dla starszego, bardziej dojrzałego personelu. Aby temu zaradzić, można użyć narzędzi społecznościowych, takich jak czaty internetowe — zarówno towarzyskie (do dyskusji „przy automacie do kawy”), jak i specyficzne dla zespołów — aby podtrzymać zaangażowanie i kontakt między pracownikami. Przy braku osobistych interakcji warto organizować regularne audio- i wideokonferencje. Jeśli to tylko możliwe, trzeba umożliwić zdalnym konsultantom udział w firmowych uroczystościach, albo powiadamiając ich zawczasu, żeby mogli przyjechać z wizytą, albo organizując spotkanie zdalne z innymi pracownikami.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"