Rekrutacja online. Oto 4 kroki kluczowe do jej przeprowadzenia

Ze względu na epidemię, pod znakiem zapytania stanęły planowane rekrutacje. Jak porazić sobie z tym problemem?

Epidemia koronawirusa w Polsce to wyzwanie dla rekruterów i kandydatów. Pod znakiem zapytania stanęły m.in. planowane rozmowy kwalifikacyjne czy kampanie rekrutacyjne. Jednak pracodawcy coraz sprawniej radzą sobie z sytuacją. Już więcej, niż co czwarte ogłoszenie na Pracuj.pl oznaczone zostało tagami „rekrutacja online” i „rekrutacja telefoniczna” – grupującymi procesy prowadzone w pełni zdalnie. Zatem jak rekrutować online w obliczu koronawirusa? Oto cztery kluczowe kroki.

Wyzwania związane z epidemią koronawirusa i bezprecedensowy odzew Polaków na apele, by zostać w domach i w miarę możliwości pracować zdalnie, odwróciły z dnia na dzień charakter działalności wielu firm. Nie inaczej jest w przypadku branży rekrutacyjnej. Od poniedziałku 16 marca zdecydowana większość zespołu Grupy Pracuj realizuje zadania zdalnie, a informacje o takim kroku podają każdego dnia kolejne firmy i eksperci z branży HR. Obecna sytuacja rodzi jednak wiele wyzwań dla rekruterów, związanych przede wszystkim z zachowaniem ciągłości prowadzonych procesów, kontaktem z kandydatami czy koordynacją prowadzonych działań.

Krok 1: Wybór odpowiednich narzędzi

Do aranżacji spotkania online z kandydatem można wykorzystać wiele powszechnie dostępnych rozwiązań, z których wiele dostępnych jest także w wersjach darmowych. Należą do nich m.in. Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Google Hangouts, Viber Messenger oraz Microsoft Teams. Co równie ważne, wiele z tych aplikacji działa na smartfonach, więc rekruterzy nie muszą być uzależnieni od komputera czy laptopa. O ile jednak atutem tego typu rozwiązań jest rozpoznawalność, łatwość wykorzystania czy niskie koszty, w dłuższej perspektywie mogą ujawniać swoje ograniczenia z punktu widzenia relacji z kandydatem. Warto brać to pod uwagę, przymierzając się do rozmowy online.

- Wiele działów HR nie może pozwolić sobie na odkładanie procesów rekrutacyjnych na bliżej nieokreśloną przyszłość. Niezależnie od tego, czy przerwa w płynnych, „fizycznych” działaniach HR będzie trwać kilkanaście dni, kilka tygodni czy dłużej, pracodawcy potrzebują narzędzi umożliwiających utrzymanie, w największym możliwym stopniu, sprawności bieżących aktywności rekruterów. W krótkiej perspektywie więc np. Skype czy Google Hangouts są szybkim rozwiązaniem, pomagającym w zarządzeniu zmianą. Jednak w długiej perspektywie warto zadbać o spójność wykorzystywanych narzędzi i ich dopasowanie do celów HR. Można się więc spodziewać, że coraz więcej firm zajmujących się rekrutacją online będzie pilnie wprowadzać nowe możliwości dla klientów, dodatkowo wspierające rekruterów w nowych okolicznościach - mówi Łukasz Marciniak, Grupa Pracuj.

Na przykład, Pracuj.pl wdrożył pilnie wersję beta nowej funkcji w Strefie Pracodawcy „Rekrutacja online”. Umożliwia ona aranżowanie rozmów online z kandydatami aplikującymi przez serwis. Dzięki temu wszystkie informacje o kandydacie, relacje z nim, statystyki rekrutacji i szczegóły ogłoszenia zostają w jednym miejscu, bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi. Rekruter za pomocą aplikacji ustali termin z kandydatem, wyśle mu zaproszenie do kalendarza, odbędzie rozmowę wideo i na czacie, a natychmiast po zakończeniu spotkania wystawi mu ocenę, monitorując na bieżąco dalszy spływ aplikacji. Rozwiązanie znajduje się obecnie w fazie testów, które zostanie udostępnione wszystkim pracodawcom jeszcze w marcu.

Krok 2: Przygotowanie jasnych komunikatów

Obecna sytuacja utrudnia wielu osobom decyzje o rekrutacji czy poszukiwaniu nowej pracy. Z jednej strony wpływ koronawirusa na miejsca zatrudnienia budzi niepewność, z drugiej – może zachęcać do bardziej intensywnego rozglądania się za ofertami. Dlatego tak ważne jest, by wysyłać kandydatom wyraźne komunikaty. Ogłoszenia powinny wyraźnie przedstawiać formę przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej czy etapy, które będzie musiał przejść kandydat. Według badań eRecruiter 88% aplikujących oczekuje od pracodawców szczerego i rzetelnego przedstawienia warunków pracy.

W związku z pojawieniem się koronawirusa o wiele łatwiej będzie zachęcić do udziału w rekrutacji osobę, która będzie pewna możliwości przejścia jej w pełni zdalnie. Dlatego serwis Pracuj.pl umożliwił pracodawcom oznaczanie ofert tagami "rekrutacja prowadzona online" oraz "rekrutacja prowadzona telefonicznie".

- Pod tagiem „rekrutacja prowadzona online” już kilka dni od jego wprowadzenia widniała co czwarta aktywna oferta na Pracuj.pl. Zdecydowaliśmy o bardzo szybkim wdrożeniu tej funkcji na portalu w wyniku licznych rozmów, toczonych w ostatnich tygodniach z kandydatami, specjalistami HR, a szczególnie rekruterami. W ten sposób pracodawcy chcą móc wysłać jasny sygnał kandydatowi, że w obecnej sytuacji są gotowi przeprowadzić proces rekrutacyjny od początku do końca zdalnie - dodaje Łukasz Marciniak.

Krok 3: Przygotowanie kandydata i… rekrutera

Przygotowując się do spotkania z kandydatem, warto wyciągnąć do niego pomocną rękę i przesłać podstawowe wskazówki dotyczące spotkania. Rekruter powinien zaadresować kwestie techniczne, np. przesyłając rozmówcy krótki manual obsługi wykorzystywanego narzędzia w formie infografiki lub jednostronicowej instrukcji. Można przy tej okazji zwrócić uwagę też na kwestie jakości połączenia internetowego czy dostępności kamery w urządzeniu mobilnym. Kandydat będzie wdzięczny, jeśli wcześniej nakreślimy mu wstępnie agendę rozmowy, czas jej trwania i główne segmenty – szczególnie, jeśli nie miał on wcześniej do czynienia z rozmowami kwalifikacyjnymi prowadzonymi zdalnie.

Oczywiście do rozmowy powinien przygotować się także sam rekruter. Sposób, w jaki odbędziemy rozmowę online, będzie dla kandydata ważną wizytówką firmy, do której jest rekrutowany. Dlatego rekruter powinien dobrze przeanalizować funkcje narzędzia, na które się zdecyduje. Warto przeprowadzić wcześniej kilka testowych rozmów np. ze współpracownikami, by uniknąć później błędów technicznych. Ponadto warto zadbać o wybór cichego, komfortowego i dobrze oświetlonego miejsca do prowadzenia rozmowy.

Krok 4: Sprawna wymiana wiedzy w zespole

Większość rekrutacji, szczególnie te związane z zatrudnieniem większej liczby osób i spotkaniami z dużymi grupami kandydatów, wymaga stałych konsultacji zespołu HR i narzędzi grupujących zdobyte informacje, dane i oceny kandydatów. Podobne profesjonalne, sprawdzone rozwiązania oferują Pracuj.pl, eRecruiter czy też inne firmy zajmujące się rekrutacją online w Polce. Nie wszyscy rekruterzy jednak mają możliwość ich wdrożenia od ręki, a sama komunikacja mailowa czy telefoniczna bez dodatkowych narzędzi generuje w ich wypadku chaos komunikacyjny.

W tym wypadku również jako szybkie, tymczasowe rozwiązania mogą sprawdzić się rozwiązania w modelu freeware, działające na tzw. chmurze, czyli nie wymagające dodatkowej instalacji na dysku i umożliwiające zazwyczaj wspólne edytowanie czy wymianę informacji. Należą do nich m.in. narzędzia z pakietu Google Docs (arkusze kalkulacyjne, prezentacje, formularze, dokumenty tekstowe), Slack, Trello, Asana czy Basecamp. W dłuższej perspektywie z punktu widzenia specyficznych potrzeb HR warto jednak rozważyć wdrożenie rozwiązań dedykowanych dla rekrutacji.

Pobierz raport o projektowaniu stron internetowych

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"