Elektroniczny list przewozowy, cyfrowy dowód dostawy i nowe przepisy eFTI. Jak usprawnić dostawy?

Papierowy list przewozowy wraca z trasy pognieciony, czasem z nieczytelnym podpisem. Potrafi utknąć w kabinie samochodu, w skanerze magazynu albo w skrzynce mailowej, do której dostęp ma już tylko były pracownik. Dopiero wtedy zaczyna się najdroższa część dostawy: ustalanie, kto odebrał towar, w jakim był stanie i czy szkoda została zgłoszona przy rozładunku.

Eksperci Euvic Polska, firmy zajmującej się m.in. transformacją cyfrową wskazują, że cyfrowe potwierdzenie dostawy, określane skrótem ePOD od electronic proof of delivery, ma uporządkować właśnie ten moment. Nie chodzi jednak o samo złożenie podpisu palcem na ekranie telefonu lub terminala. Wiarygodny dowód wymaga spójnego zapisu: identyfikacji przesyłki, czasu, miejsca, osób biorących udział w odbiorze, ewentualnych zastrzeżeń, zdjęć uszkodzeń oraz historii zmian w dokumencie - .

Takie rozwiązania coraz częściej trafiają do firm transportowych, producentów, operatorów 3PL oraz sieci handlowych. Przesądza o tym rachunek operacyjny, ale także prawo. W Polsce od 11 września 2019 roku obowiązuje protokół e-CMR, który pozwala stosować elektroniczne listy przewozowe w międzynarodowym transporcie drogowym. Unia Europejska przygotowuje równocześnie pełne wdrożenie przepisów eFTI dotyczących elektronicznej informacji o przewozie towarów.

Cyfrowy dowód dostawy, e-CMR i eFTI - trzy różne rzeczy

W publicznej dyskusji te pojęcia bywają używane zamiennie. To błąd, który może prowadzić do nietrafionych decyzji zakupowych i prawnych.

Cyfrowy dowód dostawy, czyli ePOD, to zapis potwierdzający wykonanie konkretnej dostawy. Może zawierać podpis odbiorcy, fotografie towaru i miejsca rozładunku, geolokalizację, znacznik czasu, status przesyłki, uwagi o brakach oraz dane identyfikacyjne jednostek logistycznych. Firmy stosują go przede wszystkim w relacjach biznesowych: między przewoźnikiem, nadawcą, magazynem, sklepem i odbiorcą.

e-CMR jest elektroniczną wersją listu przewozowego CMR, stosowanego w międzynarodowym drogowym przewozie towarów. Dodatkowy protokół do konwencji CMR stanowi, że prawidłowo sporządzony elektroniczny list przewozowy ma taki sam skutek i wartość dowodową jak jego papierowy odpowiednik. Musi zawierać dane wymagane przez konwencję, zapewniać integralność informacji oraz umożliwiać wykrycie późniejszych zmian.

eFTI - Electronic Freight Transport Information - jest z kolei unijnym ramowym rozporządzeniem dla elektronicznego przekazywania informacji transportowych organom publicznym. Nie jest programem do podpisywania odbiorów i nie zastępuje automatycznie prywatnych dokumentów przedsiębiorstw. Rozporządzenie ma sprawić, że właściwe organy w państwach UE będą przyjmować określone dane regulacyjne w formie elektronicznej, za pośrednictwem certyfikowanych platform eFTI.

To rozróżnienie ma praktyczny skutek. Firma może wdrożyć ePOD do rozliczeń z klientami, nie uruchamiając od razu pełnej obsługi e-CMR. Może też korzystać z e-CMR, a jednocześnie nie być jeszcze uczestnikiem środowiska eFTI. Wybór technologii trzeba więc zaczynać od pytania o konkretny proces: reklamacje, fakturowanie, kontrolę transportową, zarządzanie paletami czy wymianę danych z kontrahentami.

Podpis na ekranie nie jest jeszcze dowodem nie do podważenia

Wiele aplikacji rejestruje odręczny znak złożony na ekranie. Taki zapis może być elektronicznym dowodem i nie wolno odrzucić go wyłącznie dlatego, że ma postać cyfrową. Nie jest jednak automatycznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Rozporządzenie eIDAS przesądza, że kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. W przypadku innych form podpisu znaczenie dowodowe zależy od całego materiału: możliwości powiązania podpisu z konkretną osobą, ochrony dokumentu przed zmianą, sposobu archiwizacji, wiarygodności znacznika czasu oraz kompletności kontekstu dostawy.[4]

Podobnie działa protokół e-CMR. Wymaga on wiarygodnego uwierzytelnienia, które wiąże podpis z osobą podpisującą, umożliwia jej identyfikację, pozwala wykryć późniejsze modyfikacje dokumentu i pozostaje pod kontrolą sygnatariusza. Strony umowy przewozu powinny również uzgodnić procedurę stosowania elektronicznego listu przewozowego.[2]

Podpis odbiorcy bez numeru zlecenia, bez czasu, bez zdjęć uszkodzeń i bez informacji, czy osoba miała umocowanie do odbioru, bywa słabym dowodem. Ten sam podpis, osadzony w uporządkowanym procesie, ma inną wagę: jest połączony z SSCC palety, numerem dokumentu, identyfikatorem lokalizacji, zapisem godziny i ewentualnym protokołem zastrzeżeń.

Co powinno znaleźć się w dobrym cyfrowym potwierdzeniu dostawy

System ePOD nie musi gromadzić każdej możliwej informacji. Powinien jednak zapisywać te dane, które pozwalają odtworzyć zdarzenie bez dopowiadania brakujących elementów po kilku dniach.

Pierwszą warstwą jest identyfikacja. Należy jednoznacznie połączyć dowód z konkretnym zleceniem, przesyłką, jednostką logistyczną i miejscem odbioru. Standardy GS1 wspierają ten proces przez identyfikatory takie jak SSCC dla jednostki logistycznej, GTIN dla produktu i GLN dla firmy lub lokalizacji.

Drugą warstwą jest czas. System powinien rejestrować moment przekazania i zachowywać go w sposób odporny na przypadkową zmianę przez użytkownika. W sporach liczy się czas faktycznego rozładunku, zgłoszenia szkody oraz przekazania dokumentu do rozliczenia.

Trzecią jest stan towaru. Zdjęcia opakowania, palet, plomb, widocznych uszkodzeń lub braków nie rozwiązują każdego sporu, ale pozwalają zawęzić pole konfliktu. Muszą być połączone z konkretną dostawą, a nie funkcjonować jako luźne pliki w telefonie kierowcy.

Czwartą warstwą jest odbiorca. Aplikacja powinna pozwalać zapisać imię i nazwisko lub inną identyfikację osoby odbierającej, jej funkcję i podstawę odbioru. W wielu firmach trzeba też ustalić, kto może zatwierdzać dostawy oraz jak postępować, gdy odbiór następuje poza standardowymi godzinami pracy.

Piątą jest historia zmian. Cyfrowy dokument powinien wskazywać, kiedy dopisano zastrzeżenie, kto wprowadził korektę i jaka była poprzednia wersja. Prosty plik PDF, który można bez śladu zastąpić innym, nie daje takiej kontroli.

Dane, prywatność i cyberbezpieczeństwo

Systemy ePOD często gromadzą dane osobowe: podpis odręczny, dane odbiorcy, numer telefonu, wizerunek z fotografii lub pośrednio dane o lokalizacji. Nie powinny traktować tej informacji jak technicznego dodatku. Przed wdrożeniem trzeba ustalić cel i podstawę przetwarzania, zakres uprawnień, czas retencji, zasady udostępniania dokumentów kontrahentom oraz sposób obsługi żądań osób, których dane dotyczą.

Ważne jest także bezpieczeństwo. Dane z aplikacji mobilnej powinny być przesyłane szyfrowanym połączeniem, a dostęp do systemu powinien być ograniczony rolami użytkowników. Firma musi również sprawdzić, gdzie przechowywane są dane, kto administruje infrastrukturą i jak wygląda odzyskiwanie dokumentów po awarii. Dowód dostawy, którego nie można odczytać podczas reklamacji, kontroli albo postępowania sądowego, pozostaje niewiele wart.

Cyfryzacja dokumentów nie zwalnia więc z organizacji procesu. Częstym błędem jest zakup aplikacji bez uporządkowania procedur w magazynie, u przewoźnika i po stronie odbiorcy. Wtedy papierowe problemy zostają przeniesione na ekran: pracownik wybiera złą przesyłkę, kierowca wykonuje nieczytelne zdjęcie, a system nie pozwala dopisać zastrzeżenia w sposób widoczny dla drugiej strony.

eFTI: pełne stosowanie od lipca 2027 roku

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 weszło w życie w sierpniu 2020 roku. Komisja Europejska podaje, że pełne stosowanie regulacji nastąpi 9 lipca 2027 roku. Od tego dnia właściwe organy państw członkowskich mają obowiązek przyjmować objęte przepisami informacje przekazywane elektronicznie przez certyfikowane platformy eFTI.

Ten termin nie oznacza powszechnego zakazu używania papieru ani obowiązku, by każda firma transportowa natychmiast zastąpiła wszystkie dokumenty elektronicznymi. eFTI wprowadza ramy dla relacji między firmami a administracją publiczną. Rozporządzenie nie narzuca przedsiębiorstwom obowiązku korzystania z elektronicznej informacji transportowej, ale tworzy warunki, w których administracja ma ją akceptować.

Dla przedsiębiorstw jest to mimo wszystko wyraźny sygnał. Za dwa lata elektroniczny obieg danych przestanie być wyłącznie projektem optymalizacyjnym dużych operatorów. Stanie się elementem infrastruktury, z którą będą musiały współpracować systemy TMS, ERP, WMS i rozwiązania używane przez przewoźników.

Dlaczego firmy inwestują w ePOD i e-CMR

Najbardziej oczywistą korzyścią jest szybszy obieg dokumentów. Dowód dostawy może trafić do działu rozliczeń w chwili zakończenia rozładunku, zamiast czekać na fizyczny powrót papierowego CMR do centrali. Zmniejsza to ryzyko, że faktura będzie wstrzymana tylko dlatego, że dokument zaginął lub nie został zeskanowany.

Drugim efektem jest sprawniejsze rozpatrywanie reklamacji. Dokumentacja fotograficzna, zastrzeżenia wpisane przy odbiorze i dane identyfikujące paletę pozwalają skonfrontować relacje uczestników zdarzenia z zapisem wykonanym w chwili dostawy. Nie zastąpi to ekspertyzy przy poważnej szkodzie, ale skraca drogę do ustalenia podstawowych faktów.

Trzecia korzyść dotyczy analityki. Gdy firma rejestruje przyczyny zastrzeżeń w ujednoliconej formie, może sprawdzić, które trasy, magazyny, przewoźnicy lub produkty generują najwięcej problemów. Papierowe dokumenty zwykle nie pozwalają na takie porównanie bez kosztownego ręcznego przepisywania danych.

Komisja Europejska wskazuje, że papierowa dokumentacja stanowi istotne obciążenie administracyjne dla operatorów logistycznych. Celem eFTI jest ograniczenie tych obciążeń, usprawnienie kontroli i cyfryzacja wymiany danych dotyczących przewozu towarów. To rozsądna przesłanka dla cyfryzacji, ale nie oznacza, że każdy projekt ePOD automatycznie zwróci się w tym samym czasie. Efekt zależy od skali działalności, liczby reklamacji, integracji z systemami księgowymi i jakości wdrożenia.

Od czego zacząć wdrożenie cyfrowego potwierdzenia dostawy

Pierwszym krokiem nie powinien być wybór aplikacji, lecz opis obecnego procesu. Firma powinna ustalić, kto przygotowuje dokument, kto go podpisuje, gdzie trafia po dostawie, kto decyduje o reklamacji i w którym miejscu powstają opóźnienia.

Następnie należy zdefiniować minimalny zestaw danych. Dla jednego przedsiębiorstwa będzie to podpis, data, identyfikator przesyłki i uwagi. Dla innego - także zdjęcia, odczyt kodu SSCC, geolokalizacja, status temperatury lub połączenie z systemem zarządzania magazynem.

Trzeci etap to integracja. System ePOD, który nie przekazuje danych do TMS, WMS, ERP lub narzędzia fakturowego, może stworzyć nową ręczną pracę zamiast ją ograniczać. Przed zakupem należy sprawdzić API, obsługiwane formaty, możliwość eksportu danych, sposób archiwizacji oraz warunki dostępu do dokumentów po zakończeniu umowy z dostawcą.

Czwarty krok to pilotaż. Najlepiej zacząć od jednej trasy, jednego magazynu albo wybranej grupy klientów, którzy akceptują cyfrowy dokument. W pilotażu trzeba mierzyć nie tylko liczbę podpisów, lecz także kompletność zdjęć, liczbę błędnych odbiorów, czas zamknięcia reklamacji oraz czas od dostawy do wystawienia faktury.

Cyfrowy dowód dostawy nie jest dekoracją nowoczesnej logistyki. To zapis zdarzenia, który w chwili sporu ma odpowiedzieć na proste pytania: co przyjechało, kiedy, gdzie, w jakim stanie i kto to potwierdził. Dopiero gdy system potrafi udzielić odpowiedzi na wszystkie te pytania, podpis na ekranie zaczyna mieć realną wartość.

 

 

 

Pobierz ebook "Wielki ranking agencji marketingowych 2026 roku i e-book o trendach w promocji w sieci"