"3K" udanych warsztatów koncepcyjnych

To znakomita metoda na uwolnienie mocy kreatywnych zespołu projektowego.

Warsztaty koncepcyjne to znakomita metoda na uwolnienie mocy kreatywnych zespołu projektowego. Aby jednak efektywnie wykorzystać czas związany z pracą grupową, warto posłużyć się zasadą 3K – Koncentracja, Kreatywność, Konsekwencja.

Warsztaty koncepcyjne - co to jest?

Dla potrzeb tego artykułu warsztatami będę nazywał jedynie takie formy pracy grupowej, w których istnieje zorganizowany plan spotkania, cele do zrealizowania oraz narzędzia wspierające procesy pracy grupowej a także moderacji.

Warsztaty jako forma pracy pozwalają w szybkim czasie wypracować wartościowe rozwiązania, co jest szczególnie istotne w kontekście wciąż zmieniających się warunków biznesowych. Tylko zwinne działania pozwalają bowiem na wypracowanie i utrzymanie przewagi konkurencyjnej.

Szczególna wartość warsztatów ujawnia się w trakcie zmagań z problemami złożonymi, nie do końca zdefiniowanymi oraz takimi, dla których należy wypracować nowe, niestandardowe rozwiązania.

Koncentracja - określ obszar poszukiwań

Pierwszą zasadą, jaką należy wziąć pod uwagę, jest Koncentracja. W przypadku prac warsztatowych pod tym pojęciem rozumiemy zogniskowanie prac na wybranym obszarze. W przypadku każdego z projektów będzie to obszar specyficzny, bank będzie potrzebował innego zakresu niż firma telekomunikacyjna.

W celu dobrego zdefiniowania obszaru należy zebrać możliwie jak najwięcej informacji przed rozpoczęciem, aby odpowiednio przygotować materiały dla uczestników oraz zrozumieć z jakim typem problemu mamy do czynienia.

Aby efektywnie przeprowadzić prace warsztatowe należy zadbać o zgromadzenie różnych osób, istotnych z punktu widzenia później podejmowanych decyzji biznesowych. Nie bez znaczenia jest także ich wiedza o użytkownikach.

Podręczna lista dla moderatora do sprawdzenia przed warsztatem:

- Czy dopasowałem przygotowywane materiały do grupy z którą będę pracować?
- Czy rozumiem zagadnienie, którego dotyczy spotkanie robocze?
- Czy na spotkanie zostały zaproszone odpowiednie osoby, reprezentujące istotne strony z punktu widzenia projektu?
- Czy liczba zaproszonych osób jest odpowiednia? (zalecamy liczbę od 6 do 18 uczestników)
Koncentracja stanowi więc bardzo ważny punkt w kontekście warsztatów koncepcyjnych. Jeśli zabraknie koncentracji, to nie zostanie wypracowany efekt adekwatny do zamierzeń.

Kreatywność - podejdź do problemu w innowacyjny sposób

Aspekt kreatywności jest niezbędny do opracowania rozwiązań dobrze dopasowanych do potrzeb biznesowych i wymagań użytkowników. Rolą warsztatów jest szybkie stworzenie rozwiązania dla problemu, który z definicji jest nieznany albo wymaga nowego podejścia.

W celu wzmocnienia kreatywności uczestników warto zapewnić inspiracje w postaci materiałów graficznych, video lub audio – z jednej strony będzie to świetny sposób na rozbudzenie ich kreatywności, a z drugiej strony, odpowiednio przygotowane materiały pozwalają ukierunkować tok prac tak, aby tworzone pomysły miały jak największa wartość.

Dużą wartość stanowią gry i ćwiczenia, w których angażowani są wszyscy uczestnicy warsztatu. W zależności od liczby uczestników sprawdzą się różne metody, także praca w podgrupach.

Na co należy zwrócić uwagę przed rozpoczęciem warsztatów:
- Czy przygotowałem materiały inspirujące dla uczestników?
- Czy polecenia i opisy ćwiczeń są zrozumiałe dla uczestników?
- Czy przygotowałem ćwiczenia adekwatne do zamierzonych celów?
- Czy dzięki ćwiczeniom osiągnę zaplanowane efekty?

Jeśli zabraknie kreatywności to wypracowane efekty nie będą realizowały zamierzonych celów biznesowych w wystarczającym stopniu, bądź powielą dostępne już rozwiązania.

Konsekwencja - dążenie do wyznaczonego celu

Praca z grupą rządzi się swoimi prawami - aby skutecznie przeprowadzić warsztaty należy przedstawić na wstępie ustalenia co do formy pracy i konsekwentnie się ich trzymać. Do wyzwań w tym zakresie będą należały kwestie organizacyjne, część z uczestników może mieć problem z utrzymaniem uwagi i będzie sięgać po telefon lub laptopa.

Aby uniknąć spadku zaangażowania całej grupy warto przypomnieć o przyjętych zasadach. Ich główne założenia to:

1) Szanujemy swój czas – chodzi o nie spóźnianie się i poświęcenie uwagi dla projektu w wyznaczonych ramach czasowych.
2) Szanujemy swoją uwagę – każdy odebrany telefon, czy przedłużająca się niemerytoryczna dyskusja obniża efektywność prac całej grupy.
3) Szanujemy pracę innych – w trakcie warsztatu należy wyeliminować krytykanctwo, które w bardzo szybki sposób może zabić kreatywność grupy. Oczywiście krytyka jest istotnym etapem prac, ale powinna być realizowana w sposób przemyślany i bezpieczny.
4) Korzystamy z pracy innych – w trakcie prac warsztatowych mamy niepowtarzalną okazję, aby zetknąć się z nowymi pomysłami i innymi punktami widzenia. To jedna z największych zalet tego typu pracy i należy wspierać wymianę myśli oraz korzystanie z pomysłów innych osób.

W większości przypadków przeprowadzenie warsztatów będzie wymagało improwizacji i zmian w ich trakcie, zwłaszcza wtedy, kiedy pojawią się informacje nieznane wcześniej. Dzieje się tak szczególnie często, jeśli mamy do czynienia z określonymi problemami oraz ludźmi po raz pierwszy.

Aby całość prac przebiegała sprawnie, należy konsekwentnie poruszać się w kierunku wytworzenia rezultatów istotnych z punktu widzenia dalszych prac. Tutaj kluczowa jest rola moderatora, który powinien zadbać o przestrzeganie zasad i zapewnić wszystkim równe warunki do wypowiedzenia się.

Na co należy zwrócić uwagę przed rozpoczęciem warsztatów:
- Czy jestem przygotowany do pracy z grupą?
- Czy przetrenowałem prowadzenie warsztatu?
- Czy wszystkie pomoce i materiały są przygotowane?
- Czy dowiedziałem się, kim są uczestnicy mojego warsztatu?
Jeśli zabraknie konsekwentnego prowadzenia, to efektem będzie nieefektywny proces, który nie doprowadzi nas do oczekiwanych rezultatów.

Podsumowanie

Niektórzy twierdzą, że moderacja warsztatów to sztuka. Z pewnością można stwierdzić, że jest to zadanie nietrywialne i wymaga dużej uwagi oraz umiejętności. Niezależnie od doświadczenia warto próbować tego typu pracy i wspierać grupę w pracach kreatywnych.

Powyższe zasady powinny ułatwić poukładanie w sposób właściwy proces prac. W powyższym tekście koncentrowaliśmy się na aspektach ogólnych, trzeba jednak pamiętać, że każdy problem i każda grupa jest inna. Z tego powodu zawsze należy indywidualnie dopasować działania i środki, aby być efektywnym.

Autor tekstu - Andrzej Pyra

W Symetrii od 2010 r. Specjalizuje się w zakresie projektowania interfejsów oraz design strategy. Pasjonat warsztatowego podejścia do prowadzenia prac z klientami oraz innowacji.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"