Czym różni się imienny podpis elektroniczny od podpisu kwalifikowanego?

Podpis imienny to rozwiązanie łączące zdalną weryfikację tożsamości z niekwalifikowanym certyfikatem zawierającym dane osoby podpisującej dokument. Usługa jest skierowana do klientów biznesowych i dostępna na specjalnej platformie.

Nie każda umowa czy czynność wymaga zachowania formy pisemnej, ale przedsiębiorcy nadal potrzebują wiarygodnego sposobu ustalenia tożsamości osoby składającej oświadczenie. Podpis imienny ma łączyć takie potwierdzenie z wygodą zdalnego podpisywania.

Czym jest podpis imienny?

Podpis imienny jest zaawansowanym podpisem elektronicznym opartym na certyfikacie niekwalifikowanym. Jego istotną cechą jest powiązanie certyfikatu z konkretną osobą, której tożsamość została wcześniej zweryfikowana. Dane podpisującego pozostają zapisane w certyfikacie powiązanym z dokumentem, dzięki czemu można je później sprawdzić.

Proces rozpoczyna się od zdalnego potwierdzenia tożsamości. Użytkownik może skorzystać z aplikacji mObywatel, samodzielnej identyfikacji AutoIdent lub wideoweryfikacji prowadzonej przez konsultanta. Po pozytywnym zakończeniu tego etapu wydawany jest niekwalifikowany certyfikat imienny przypisany do konkretnej osoby. Następnie może ona używać go do podpisywania dokumentów na specjalnej platformie.

To właśnie połączenie weryfikacji przed złożeniem podpisu z certyfikatem zawierającym dane użytkownika odróżnia rozwiązanie od sytuacji, w której dokument zostaje opatrzony jedynie elektronicznym oznaczeniem bez takiego powiązania z potwierdzoną tożsamością. W praktyce firma otrzymuje możliwość późniejszego sprawdzenia danych osoby wskazanej w certyfikacie.

- "Nie pod każdą umową wymagany jest podpis kwalifikowany, ale firmy chcą mieć pewność, kto podpisał dokument i móc to w razie potrzeby wykazać. Podpis zaawansowany imienny odpowiada na tę potrzebę. Łączy poprzedzającą złożenie podpisu weryfikację tożsamości z certyfikatem zawierającym dane podpisującego, a jednocześnie pozwala ograniczyć koszty w procesach, które nie wymagają podpisu kwalifikowanego" - wyjaśniał w informacji prasowej Bartosz Witkowski, prezes SIGNIUS S.A, oferującej takie podpisy.

Podpis imienny a podpis kwalifikowany. Różnice prawne

Nowego rozwiązania nie należy utożsamiać z podpisem kwalifikowanym. To ważne z punktu widzenia firm, które chcą przenosić kolejne procesy do kanału cyfrowego, ale muszą jednocześnie zachować wymagania dotyczące formy prawnej dokumentów.

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS to kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. W polskim porządku prawnym pozwala on zachować formę elektroniczną równoważną formie pisemnej. Podpis imienny opiera się natomiast na certyfikacie niekwalifikowanym. Nie zastępuje zatem podpisu kwalifikowanego tam, gdzie taki podpis jest wymagany.

W wielu codziennych procesach biznesowych nie ma jednak obowiązku zachowania formy pisemnej. Dotyczy to m.in. części umów handlowych, zamówień, porozumień o poufności i wybranych dokumentów kadrowych. W takich sytuacjach może być wystarczająca forma dokumentowa, o ile przepisy albo uzgodnienia stron nie przewidują surowszych wymogów. Przedsiębiorstwo powinno więc każdorazowo ocenić charakter konkretnej czynności i sprawdzić, jaka forma jest dla niej wymagana.

Podpis imienny może być rozważany w procesach, w których kluczowe jest potwierdzenie tożsamości osoby składającej oświadczenie, ale nie ma wymogu użycia podpisu kwalifikowanego. Nie oznacza to jednak, że będzie odpowiedni dla każdego dokumentu. O wyborze narzędzia powinny decydować wymagania prawne i procedury obowiązujące w danej organizacji.

Gdzie firmy mogą wykorzystać podpis imienny?

Potencjalne zastosowania obejmują dokumenty, które przedsiębiorstwa regularnie wymieniają z klientami, kontrahentami i pracownikami: umowy handlowe, zamówienia, porozumienia o poufności oraz część dokumentacji kadrowej. Są to obszary, w których elektroniczny obieg dokumentów może ograniczyć konieczność drukowania, ręcznego podpisywania i odsyłania papierowych egzemplarzy.

Dla działów sprzedaży znaczenie może mieć możliwość sprawnego zawierania uzgodnień i potwierdzania zamówień. W relacjach z kontrahentami podpisywanie dokumentów na odległość może ograniczyć liczbę czynności organizacyjnych, szczególnie gdy strony działają w różnych lokalizacjach. W obszarze HR podobne rozwiązania mogą być przydatne przy obsłudze tych dokumentów, dla których nie jest wymagana forma pisemna ani podpis kwalifikowany.

Wartość rozwiązania nie sprowadza się jednak wyłącznie do szybkości. Istotne jest także uporządkowanie procesu identyfikacji osoby podpisującej. Jeżeli dane użytkownika są zawarte w certyfikacie powiązanym z dokumentem, firma może później zweryfikować, do kogo przypisano podpis. Może to ułatwić zarządzanie dokumentacją i wyjaśnianie ewentualnych wątpliwości dotyczących autorstwa oświadczenia.

Przed wdrożeniem takiego narzędzia przedsiębiorstwo powinno jednak określić, które typy dokumentów będą nim obsługiwane. Warto przygotować wewnętrzne zasady wyboru rodzaju podpisu, uwzględniające wymagania prawne, charakter relacji z drugą stroną oraz poziom ryzyka związany z daną czynnością. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której wygoda procesu przesłoni konieczność zastosowania właściwej formy.

Dla przedsiębiorstw najważniejsze będzie właściwe rozpoznanie, kiedy wystarczy forma dokumentowa i potwierdzenie tożsamości, a kiedy konieczny jest podpis kwalifikowany. Podpis imienny może ułatwić cyfryzację części codziennych procesów, ale nie zwalnia z analizy wymogów dotyczących konkretnej umowy lub oświadczenia. Jego zastosowanie powinno wynikać z charakteru dokumentu, a nie wyłącznie z dostępności nowej funkcji na platformie.

Źródło: mat. prasowy InnerValue/Signius

Pobierz ebook "Książka "Obłęd w Breslau. Zbrodnia w imię czystości rasy" Tomasza Bonka już w księgarniach"