Newsletter firmowy. Co powinien zawierać i jak często powinien być wysyłany?

E-mail marketing to wciąż jednak z najskuteczniejszych metod dotarcia do konsumentów.

E-mail marketing to wciąż jedna z najskuteczniejszych metod dotarcia do konsumentów. I choć w ostatnim czasie wydatki na ten kanał spadają, wciąż cieszy się on dużym zaufaniem marketerów. Wielu z nich chętnie sięga po newsletter, który jest dobrym sposobem na podtrzymanie lub odświeżenie relacji z klientami. By jednak spełniał swoją funkcję, trzeba pamiętać o kilku rzeczach. 

 

Szymon Dyrlaga
Marketing Specialist
FreshMail

Przed wysyłką newslettera należy zastanowić się nad chwytliwym tematem, który zachęci odbiorców do otworzenia wiadomości. Przykładowo “Newsletter - marzec” to nie jest dobry temat. Lepiej czymś zaintrygować lub obiecać subskrybentom odniesienie korzyści, np: Dowiedz się, jak oszczędzać ponad godzinę dziennie…

Jeśli zaś chodzi o sam szablon, warto skupić się na headerze, czyli górnej części wiadomości, którą odbiorcy zobaczą od razu po otworzeniu newslettera. To tam umieść najważniejszą informację, czyli to, na czym najbardziej zależy Ci, by zobaczyli Twoi odbiorcy. Właśnie do niej powinien nawiązywać temat. Firmy często popełniają błąd, pisząc w nim np. Odbierz darmowy bilet na wydarzenie XYZ, po czym umieszczają informację o tym na samym dole wiadomości, poprzedzając ją kilkoma innymi.

Kolejnym ważnym elementem szablonu jest stopka, w której powinny znaleźć się informacje kontaktowe Twojej firmy, by odbiorca nie miał wątpliwości, że to właśnie Ty jesteś nadawcą newslettera. Ponadto w stopce najczęściej umieszcza się link rezygnacji z subskrypcji, który jest elementem obowiązkowym. To właśnie tam szukają go intuicyjnie odbiorcy. 

Co do samych treści, jakie warto umieszczać w newsletterze, nie ma jednej zasady dla wszystkich firm. Warto wykorzystywać segmentację bazy odbiorców, która będzie oparta na danych pozyskanych już w momencie subskrypcji (z formularza zapisu do newslettera) oraz na danych behawioralnych. Przykładowo subskrybent podaje swój adres w formularzu zapisu do newslettera i zaznacza na nim tematy, jakie go interesują lub wybiera czy chce dostawać oferty promocyjne, czy newsy z branży. Tym sposobem w łatwy sposób możesz segmentować swoją bazę odbiorców. Tak samo warto dzielić odbiorców na segmenty w zależności od tego, w jakie linki w Twoim newsletterze kliknęli. To daje Ci informacje, jakie treści interesują danego użytkownika.

Innym sposobem jest dostosowanie treści w zależności od strony, na jakiej subskrybent dokonał zapisu. Jeżeli było to na firmowym blogu, jest duże prawdopodobieństwo, że raczej interesują go ciekawe artykuły, aniżeli promocje czy nowości w cenniku. 

Jak często wysyłać newsletter? Tu oczywiście też nie ma jednej zasady poza ogólną - nie za często, ale też nie za rzadko :). Na pewno należy dostosować częstotliwość wysyłek do zasobów, jakie posiadasz. Największe portale informacyjne, jak np. Onet, są w stanie wysyłać newsletter nawet codziennie, gdyż każdego dnia publikują dziesiątki czy nawet setki newsów. Wystarczy wybrać te najważniejsze dla danego segmentu odbiorców i biuletyn gotowy. Pytanie jednak, czy subskrybenci nie poczują się przytłoczeni tak dużą liczbą otrzymywanych wiadomości od jednego nadawcy? Złoty środek można znaleźć poprzez przeprowadzanie testów, np. wysyłając do jednej grupy odbiorców newsletter raz w miesiącu, a do drugiej raz na tydzień, i analizując raporty. 

 

Daniel Werner
Head of PR & Marketing
SAREsystem/SAREhub

Pracownik powinien czuć się częścią organizacji utożsamiając się z nią i żyć jej wydarzeniami. Żeby każdy z nich miał najświeższą porcję informacji o organizacji, należy ustalić z nimi prawidłową formę komunikacji. Firmowy newsletter jest jedną z najlepszych form, jednak musi spełniać on kilka podstawowych warunków.

Pierwszą rzeczą jest częstotliwość, która nie powinna być mniejsza niż raz na tydzień i większa niż… raz na tydzień  Z jednej strony w ciągu tygodnia newsletter pozwoli zapełnić się treścią, z drugiej będzie on na tyle krótki, żeby pracownik mógł przebrnąć przez niego do końca. Zachęcam też oczywiście do testów – można pominąć jeden z nich i sprawdzić w ankiecie korytarzowej czy brakuje kilku pracownikom tych informacji, jak również spróbować wysłać dwa newslettery w tygodniu i sprawdzić, czy OR tego drugiego przypadkiem nam nie spadł. Optymalny OR przy takim newsletterze firmowym z uwagi na urlopy, L4, delegacji itp., powinien wynosić powyżej 70%. 

Drugą rzeczą jest treść tego newslettera. Rzeczy ważne z punktu widzenia zarządu firmy powinny przeplatać się z bardziej przystępną treścią z życia pracowników czy całych działów. 

Taki newsletter powinien zaczynać się od rzeczy prozaicznej – spersonalizowanego przywitania. Następnie komunikację powinien rozpocząć komentarz zarządu – krótko i zwięźle o podsumowaniu budżetów, planach rozwojowych, jakiejś akcji charytatywnej firmy czy chociażby o ostatniej imprezie firmowej. 

Kolejnym elementem układanki jest przywitanie nowych pracowników, koniecznie ze zdjęciem, stanowiskiem oraz kontaktem do każdego z osobna. Dobrze jest również wrzucić ich wypowiedź z dotychczasowym doświadczeniem, hobby itp..

Jeżeli organizacja jest bardziej złożona, z szerokim wachlarzem usług, następny segment tego e-maila powinien zawierać kompetencje każdego z działów spółki, wg zasady jeden newsletter – jeden dział, wraz z ludźmi odpowiedzialnymi za realizację tych zadań. 

Dobrze jest również zaszczepić optymizm w pracownikach, najlepiej pisząc w kolejnym kroku newsy z poszczególnych działów – Nju Biznesy dopięły fajny deal, CS zrobił mega case itp.. 

W końcowej fazie można wypunktować, w jakich miejscach pojawili się przykładowo eksperci firmy bądź kto o firmie pisał. 

Dobrze jest również wrzucić coś dla geeków technologicznych, angażując ich w zabawę w poszukiwaniu tzw. easter egg – ukrytej niespodzianki z nagrodą w wiadomości e-mail.

Trzecią rzeczą jest feedback od szefów działów. Pracownicy rozmawiają ze sobą, komentują w pokojach, bądź na open space’ach tematy poruszane w e-mailach do pracowników. Ważne jest, żeby wyłapać ocenę takiej komunikacji. Potraktujmy w tym przypadku pracowników jak klientów i testujmy na nich, co lepiej do nich trafia. 

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"