Marketing SMS a RODO – co musisz zrobić, aby realizować kampanie zgodnie z prawem?

Wiele firm zmuszonych jest aktualizować swoje bazy danych.

Największa od 21 lat zmiana w przepisach dotyczących danych osobowych zacznie być stosowana już od 25 maja. Dla wielu firm wprowadzenie Rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO – pociągnie za sobą potrzebę utworzenia nowych baz danych, a w najlepszym przypadku zaktualizowanie istniejących, włącznie z uzyskaniem nowych zgód.

Nowe unijne prawo dotyczy nie tylko nowo tworzonych baz danych, ale również te utworzone wcześniej. Wiele firm przez całe lata budowało bazy danych swoich klientów wykorzystując bezpośredni kontakt np. w sklepie stacjonarnym oraz rozmaite akcje prowadzone online, takie jak np. konkursy.

- Warto przejrzeć swoje bazy danych i spróbować zweryfikować, czy znajdujące się w nich informacje są aktualne oraz zastanowić się, czy rzeczywiście są one potrzebne w takim zakresie, w jakim zostały zebrane oraz czy cele, dla których oryginalnie je zgromadzono, nie zmieniły się - mówi Kamila Górna, manager ds. rozwoju w firmie Infobip. - W przypadku dużych baz wykorzystywanych w marketingu SMS, z pomocą w uaktualnieniu numerów telefonów może przyjść m.in. technologia HLR (Home Location Register), która zapewnia automatyczne sprawdzenie ważności dowolnego numeru telefonu komórkowego w sieci GSM, w tym również ustalenie, czy numer nie istnieje, jest nieużywany bądź stanowi numer telefonu stacjonarnego, bez ujawniania jakichkolwiek informacji o kliencie telefonii komórkowej. Dzięki niej każdy usługodawca może usunąć nieprawidłowe wpisy ze swojej bazy danych, aby zawierała ona jedynie prawidłowe numery.

Dobrym sposobem na pozyskanie nowych zgód klientów może być masowa wysyłka SMS. Zgodnie z dyrektywą RODO, zgoda to „dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.”

Ponieważ taka zgoda może mieć formę pisemnego (w tym elektronicznego) oświadczenia do aktualizacji baz danych z powodzeniem można wykorzystać masową wysyłkę SMS. Pozyskać zgody można przy okazji innych działań komunikacyjnych skierowanych do klientów – np. podczas badań ankietowych prowadzonych przy użyciu SMS, konkursów konsumenckich oraz przeprowadzając standardową kampanię informacyjną. Osoba udzielająca zgody musi mieć wybór i taką zgodę wyrażać świadomie.

- RODO wymusza na przedsiębiorcach aktualizację, a tak naprawdę, stworzenie od nowa baz danych osób fizycznych. Niezależnie od tego, czy będziemy jedynie weryfikować bazę danych naszych klientów czy też tworzyć ją od nowa, warto zminimalizować koszty tej operacji. Zwłaszcza w sytuacji, gdy dysponujemy dużymi bazami danych. W takim przypadku doskonale sprawdzi się np. masowa wysyłka SMS-ów, za pomocą których dotrzemy z informacją do naszych klientów. SMS może zawierać indywidualny link przenoszący do formularza subskrypcji i aktualizacji danych. Tworzenie baz danych lub aktualizacja obecnych za pomocą SMS-ów, pozwoli w tej sytuacji nie tylko na zminimalizowanie kosztów, ale również nie będzie tak czasochłonne, jak w przypadku innych rozwiązań – mówi Aleksander Siczek, Business Development Manager w firmie Infobip.

Dyrektywy RODO wprowadzić będą musiały wszystkie firmy, które gromadzą i wykorzystują dane dotyczące osób fizycznych, zarówno duże korporacje jak np.; instytucje finansowe, agencje marketingowe czy też niewielkie firmy rodzinne, takie jak salon fryzjerski lub sklep internetowy. Z dniem wejścia nowego rozporządzenia w życie, firmy by uniknąć wysokich kar, powinny usunąć dane osób fizycznych, od których nie udało się uzyskać nowych zgód. W myśl nowych regulacji, aktualizacji bazy danych można dokonywać tak jak do tej pory, przy różnych okazjach typu: przeprowadzenia konkursu lub ankietowania klientów.

Należy pamiętać, że naruszenie przepisów RODO może wiązać się z nałożeniem znaczących kar finansowych. Ich wysokość będzie zależała od tego, które wymaganie nowych przepisów zostanie niewypełnione, ale za niektóre czynności kara sięgnąć może nawet 4 proc. rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Pobierz ebook "Jak otworzyć sklep internetowy - ebook z poradami dla firm"