Bez papieru, bez błędów, szybko i elastycznie

„Najważniejsze dla nas było, aby system IT dostarczał pewnych i wiarygodnych informacji ze wszystkich zgromadzonych danych, a także posiadał możliwości ich sprawnego wyszukiwania i przygotowywania wydruków w różnych konfiguracjach, a także w znacznym stopniu ograniczył papierowy obieg dokumentów w naszej instytucji” – mówi Katarzyna Piwowar-Sulej z Departamentu Personalnego i Administracji  VB Leasing Polska SA. VB Leasing [...]

„Najważniejsze dla nas było, aby system IT dostarczał pewnych i wiarygodnych informacji ze wszystkich zgromadzonych danych, a także posiadał możliwości ich sprawnego wyszukiwania i przygotowywania wydruków w różnych konfiguracjach, a także w znacznym stopniu ograniczył papierowy obieg dokumentów w naszej instytucji” – mówi Katarzyna Piwowar-Sulej z Departamentu Personalnego i Administracji  VB Leasing Polska SA.

VB Leasing Polska SA należy do koncernu VB Leasing International Holding GmbH. Z powodzeniem wykorzystuje jego doświadczenie i know-how. Obecnie jest jedną z wiodących spółek leasingowych w Europie Środkowowschodniej oraz liczącą się firmą na rynku polskim. Spółka umożliwia swoim Klientom dostęp do środków trwałych, oferując bezpieczny i nowoczesny pakiet usług finansowych. VB LEASING korzysta ze specjalistycznej wiedzy w zakresie specyfiki poszczególnych grup przedmiotów leasingu i branż, a swoją strategię sprzedaży dostosowuje do potrzeb określonych segmentów rynku. VB LEASING zapewnia swoim Klientom kompleksową obsługę oraz fachowe doradztwo finansowe świadczone przez wykwalifikowanych specjalistów. Dzięki swojemu doświadczeniu, bliskiemu kontaktowi z Klientami oraz znajomości rynku VB LEASING jest partnerem godnym zaufania.

Cele wdrożenia systemu:

• usprawnienie procesów związanych z obsługą kadrowo – płacową pracowników oraz procesów obiegu dokumentów kadrowo-płacowych
• minimalizacja błędów w dokumentacji
• ograniczenie pracy ręcznej·    bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy pracowników Działu Personalnego·    usprawnienie procesów raportowania.

Dlaczego TETA?

VB Leasing Polska SA jest firmą nowoczesną – system organizacji firmy oraz procedury jej funkcjonowania dostosowane zostały do sprawdzonych standardów europejskich. Nowoczesna firma musiała posiadać równie nowoczesny system wspomagający zarządzanie kapitałem ludzkim.
W 2008 roku VB LEASING zdecydował się na zakup i wdrożenie systemu TETA Personel.NET. Wybór padł na TETĘ ze względu na to, iż jej oferta w pełni spełniała potrzeby i oczekiwania VB LEASING zawarte w zapytaniu ofertowym. Na wybór niewątpliwy wpływ miała również lokalizacja – obie firmy są z Wrocławia.

Główne warunki wyboru, czyli co zadecydowało o TETA SA:

1. czas reakcji – siedziba dostawcy oprogramowania we Wrocławiu
2. skonfigurowanie nazewnictwa składników płacowych na potrzeby VB LEASING
3. integracja z systemami bankowymi i Płatnikiem
4. możliwość późniejszej integracji z systemem finansowo-księgowym i z systemem prowizyjnym.

„Zdecydowaliśmy się na wdrożenie nowego rozwiązania IT w obszarze HR z kilku powodów. Chcieliśmy wyeliminować obszary generujące błędy, które wynikały przede wszystkim z ręcznego wprowadzania i wyliczania wartości składników płacowych oraz ręcznego opracowywanie raportów. Dodatkowo ręczna ewidencja – to dłuższy czas oczekiwania na potrzebne informacje. Jednym z ważnych zadań dla systemu miało być także ograniczenie papierowego obiegu dokumentów, a także możliwość elastycznego wykonywania wszelkich raportów i wydruków” – mówi Katarzyna Piwowar-Sulej z VB LEASING.

Jak wyglądał proces wdrożenia?

Umowa wdrożeniowa została podpisana w październiku 2008 roku, w tym miesiącu również po uzgodnieniu i podpisaniu projektu system został zainstalowany i sparametryzowany.

Od samego początku współpraca przebiegała wzorcowo.

„Wdrożenie systemu zawsze jest wielkim wyzwaniem zarówno dla dostawcy jak i dla Klienta. VB LEASING to firma, której naprawdę zależało na szybkim i skutecznym wdrożeniu systemu i zakończeniu prac. Pracownicy VB LEASING wykazali się pełnym zaangażowaniem na wszystkich etapach procesu wdrożenia. Prace realizowane były zgodnie z projektem i przebiegały zgodnie z harmonogramem. Nigdy nie było problemów z dotrzymywaniem terminów i dostarczaniem niezbędnych dokumentów od strony VB LEASING. Dzięki temu TETA mogła również terminowo realizować swoje zobowiązania. W tym projekcie nie uniknęliśmy oczywiście trudnych momentów, ale współpracę oceniam bardzo dobrze” – mówi Joanna Arłamowska-Marecka, Menedżer ds. Projektu z TETA SA.

Implementacja systemu została podzielona na trzy etapy. Najpierw wdrażano aplikację TETA Personel.NET. Bardzo istotnym zadaniem na tym etapie była konwersja danych, gdyż od jej wykonania zależała realizacja kolejnych prac. Doświadczenie TETY w tym obszarze okazało się bardzo pomocne – prace zakończyły się zgodnie z harmonogramem i po ich zakończeniu prace wdrożeniowe i współpraca obu zespołów nabrała tempa. Rozpoczęło się szkolenie użytkowników, dopracowywanie procesów kadrowych, weryfikacja danych, przygotowywanie raportów dodatkowych, implementacja bazy składników płacowych.

Na początku 2009 roku system był przygotowany do pracy – w drugim tygodniu stycznia została policzona lista testowa, a zaraz po niej w ostatnim tygodniu została policzona pierwsza rzeczywista lista płac. Dzięki bardzo dobrze przygotowanej bazie składników płacowych nie było żadnych niespodzianek i pracownicy otrzymali wynagrodzenia za miesiąc styczeń  naliczone już w systemie TETA Personel.NET.

Samoobsługowa Platforma Internetowa – TETA HRM

Kolejnym etapem wdrożenia było uruchomienie aplikacji TETA HRM. System TETA HRM – samoobsługowa platforma internetowa ściśle współpracuje z TETA Personel.NET. Pozwala wyraźnie zmniejszyć koszty związane z administracją kadrową. Menedżerowie zyskują w nim narzędzie do efektywnego zarządzania podległymi im jednostkami organizacyjnymi, zaś działy HR – sposób na przeniesienie niektórych zadań, które realizują, na pracowników i ich szefów. W VB LEASING wdrożony został moduł eUrlopy. Pozwoliło to odciążyć Dział Personalny od uciążliwych i rutynowych czynności takich jak informowanie pracowników o sprawach związanych bezpośrednio z przebiegiem ich zatrudnienia.

Za pomocą systemu eUrlopy pracownicy mogą samodzielnie sprawdzić wymiar przysługującego im urlopu oraz stan jego wykorzystania. Dodatkowo mogą zaplanować urlopy, a także wypełnić wnioski urlopowe, i przesłać je bezpośrednio do akceptacji przełożonego. Wnioski urlopowe po zatwierdzeniu przez przełożonego przesyłane są automatycznie do systemu TETA Personel.NET i dostępne są pracownikom Działu Personalnego.
Menedżerowie i kadra kierownicza mają dostęp nie tylko do informacji o własnych urlopach, ale także urlopach podległych im pracowników.

Szczególnie przydatną rolę pełnią formularze, które prezentują plany urlopowe w horyzoncie rocznym, miesięcznym lub dziennym. Menedżerowie otrzymują drogą elektroniczną sporządzone przez pracowników wnioski urlopowe. Mogą je wówczas zaakceptować lub odrzucić. Zatwierdzone wnioski urlopowe są automatycznie przesyłane do odpowiedniej kartoteki aplikacji TETA Personel.NET. W  odróżnieniu od tradycyjnego sposobu zarządzania urlopami, Dział Personalny nie musi wprowadzać tych informacji ręcznie.

Ze względu na zmiany organizacyjne w VB LEASING prace w tym zakresie rozpoczęły się w marcu 2009 roku. Zapoczątkowały je działania  uzgadniające zakresy funkcjonalności i dostęp użytkowników do poszczególnych części systemu. Po ustawieniu parametrów aplikacyjnych i stworzeniu odpowiednich profili przystąpiono do testowania wprowadzanych rozwiązań. Pozwoliło to ostatecznie uzgodnić i dopracować zaimplementowane w aplikacji procesy. W kwietniu odbyły się szkolenia kluczowych użytkowników z TETA HRM.

Ostatni etap wdrożenia, który rozpoczął się w kwietniu to obszar „miękkiego” HR. Sparametryzowano i uruchomiono następujące moduły: Szkolenia, Rekrutacja, Opis stanowiska, Zarządzanie rozwojem pracownika. Ze względu na politykę szkoleniową w VB LEASING kluczowym elementem tego etapu wdrożenia było uruchomienie modułu Szkoleń. Dodatkowo w celu odpowiedniego dostosowania aplikacji do procesów zachodzących w VB LEASING przygotowane zostały raporty dedykowane z tego zakresu. W największym zakresie firma będzie korzystała właśnie z modułu Szkolenia.NET. Całość wdrożenia zakończona została w lipcu 2009 roku.

Korzyści z wdrożenia TETA Personel.NET:

• pełna automatyzacja czynności związanych z obsługą systemu – niewiele rzeczy jest wykonywanych ręcznie – wyeliminowanie wielu błędów i pomyłek
• łatwość i elastyczność dostępu do danych – możliwość tworzenia wszelkich potrzebnych zestawień, raportów i wydruków.W łatwy i szybki sposób administratorzy systemu VB LEASING mogą  samodzielnie przygotowywać raporty spełniające ich niestandardowe wymagania
• umożliwienie elektronicznego obiegu dokumentów w obszarze urlopów – co m.in. pozwala na efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy osób zatrudnionych w Dziale Personalnym.

Podsumowanie

Skuteczne wdrożenie systemu opiera się przede wszystkim na ścisłej współpracy obu stron. Dzięki temu możliwe jest osiągnięcie celów założonych dla procesu wdrożenia. Właściwe relacje między Klientem a zespołem wdrożeniowym dostawcy zapewniają sprawną i terminową realizację poszczególnych zadań. A to przedkłada się na powodzenie całego przedsięwzięcia. Końcowy efekt prac w VB LEASING widoczny jest w postaci wdrożonego systemu TETA Personel.NET spełniającego oczekiwania Klienta.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"