LG Electronics – Kiedy firma jest za duża na outsourcing…

„Dzięki wdrożeniu TETA Personel.NET mamy wszystkie dane na czas i jesteśmy w stanie lepiej zarządzać całym procesem zarządzania zasobami ludzkimi. W tak dużej firmie jak LG outsourcing płacowy może być na początku częściowo zrozumiały, ale kadrowy jest już dla firmy wielkim utrudnieniem. Po dwóch latach od istnienia firmy zrezygnowaliśmy z outsourcingu zarówno kadrowego jak i [...]

„Dzięki wdrożeniu TETA Personel.NET mamy wszystkie dane na czas i jesteśmy w stanie lepiej zarządzać całym procesem zarządzania zasobami ludzkimi. W tak dużej firmie jak LG outsourcing płacowy może być na początku częściowo zrozumiały, ale kadrowy jest już dla firmy wielkim utrudnieniem.

Po dwóch latach od istnienia firmy zrezygnowaliśmy z outsourcingu zarówno kadrowego jak i płacowego” – Agnieszka Baszyńska, Kierownik Działu Kadr i Płac w LG Electronics Wrocław.

23 stycznia 2006 roku w urzędzie Gminy Kobierzyce została podpisana umowa inwestycyjna pomiędzy LG Electronics Wrocław sp. z o.o. a instytucjami reprezentującymi władze Rzeczpospolitej Polskiej. W ramach kolejnych inwestycji koreańskiego koncernu w Polsce, w Kobierzycach powstały dwie fabryki: lodówek side by side oraz telewizorów LCD. Obie fabryki w Kobierzycach są kolejnymi inwestycjami koncernu LG w Polsce. Wcześniejsze obejmują zakłady produkcyjne w Mławie – LG Mława sp. z o.o. (wytwarzające telewizory oraz monitory) oraz w Kobierzycach – zakłady LG Display Sp. z o.o. produkujące nowoczesne moduły telewizyjne. Firma LG Electronics działa w sektorach telekomunikacyjnym, AGD i medialnych wyrobów cyfrowych. Koncern kładzie nacisk na wdrażanie innowacyjnych technologii oraz światową jakość produktów. LG Electronics zatrudnia ponad 84 tysiące pracowników na całym świecie, z tego 1750 w Kobierzycach.

Od początku istnienia fabryk obsługa kadrowo-płacowa firmy była prowadzona w outsourcingu przy wykorzystaniu zewnętrznej firmy. Jednak w miarę wzrostu zatrudnienia zaczęło się okazywać, że kluczową sprawą jest natychmiastowy dostęp do danych, a obsługa procesów HR poza firmą nie ułatwia tego.

„Najistotniejszym naszym problemem był brak szybkiego dostępu do danych. Proces zatrudnienia był długotrwały – najpierw podpisywaliśmy umowę z pracownikiem, potem trafiała ona do firmy zewnętrznej. Od tego momentu mijało całe 5 dni i dopiero po tym czasie mieliśmy dostępne dane o zatrudnieniu. Podobnie wyglądał proces zwolnienia pracownika. W okresach dużego wzrostu zatrudnienia, to naprawdę było wyzwanie” – mówi Agnieszka Baszyńska z LG.

W 2008 roku LG Electronics podjęło decyzje o wdrożeniu systemu TETA Personel.NET. Wybór padł na system TETY z co najmniej trzech powodów – był on rekomendowany przez fabrykę LG w Mławie (sprawdzony w działaniu przez lata). Ważne były też koszty wdrożenia i utrzymania oraz to, że funkcjonalność w dużym zakresie odpowiadała potrzebom LG. „Jednocześnie ze względu na łatwość komunikacji podczas procesu wdrożenia woleliśmy wybrać firmę lokalną, z Wrocławia” – mówi Agnieszka Baszyńska.

Przebieg wdrożenia

Po podpisaniu umowy w lipcu 2008 na podstawie analizy przedwdrożeniowej powstał projekt wdrożenia, który w lipcu 2008 został zaakceptowany przez obie strony. Zaraz po instalacji i parametryzacji systemu kluczowym etapem była konwersja danych. Tym bardziej, że w trakcie wdrożenia zmieniał się zespół IT w LG i pracownicy działu HR byli zdani wyłącznie na siebie na tym etapie wdrożenia. Trudnością było przede wszystkim wydobycie danych płacowych z systemu dostawcy usług outsourcingowych, a potem odpowiednie ich dostosowanie i zaimportowanie do nowego systemu HR.

Ponieważ przenoszone były dane kadrowo-płacowe, od początku działalności firmy w Polsce – był to długi i żmudny proces. Problemy w tym obszarze były na tyle duże, że musiał zostać zmodyfikowany harmonogram wdrożenia.

„Nie jest łatwo, kiedy okazuje się, że pracownicy biorący udział we wdrożeniu to ludzie z ogromnym zapałem do pracy i wielkim entuzjazmem dla wdrożenia, ale jednocześnie niedoświadczeni, świeżo po skończeniu studiów. Wtedy wyzwaniem stają się wszelkie ustalenia dotyczące sposobu naliczania płac, a także odpowiednie zdefiniowanie wszystkich procesów kadrowo-płacowych, które będzie wspierać system IT” – mówi Joanna Arłamowska-Marecka Menedżer ds. realizacji kontraktów w TETA SA.

„Wdrożenie systemu w określonych ramach czasowych narzuconych przez zarząd spółki, z tak młodym zespołem, to było niesamowite przedsięwzięcie, Jednak niezaprzeczalnym atutem tego zespołu było na pewno to, że nowi pracownicy nie mieli żadnych przyzwyczajeń związanych z obsługą systemu hr-owego. I jednocześnie mieli wielki entuzjazm, dzięki któremu udało się zakończyć sukcesem realizowany projekt” – podsumowuje Agnieszka Baszyńska z LG.

Ostatecznie proces konwersji danych zakończył się sukcesem i pierwsze listy płac zostały policzone już w listopadzie 2008. Obecnie jedna osoba nalicza i obsługuje płace dla 1750 zatrudnionych osób. W systemie jest dużo mechanizmów ułatwiających obsługę tego procesu – np. importy na składniki płacowe.

Pełna kontrola nad absencjami i czasem pracy

Ważnym etapem wdrożenia było uruchomienie rejestracji czasu pracy. To kluczowe zagadnienie w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Do tej pory rozliczanie czasu pracy było dla pracowników działu HR sporym obciążeniem. Pomimo czytników kart, które były używane do kontroli dostępu wejścia, pracownicy produkcyjni i biurowi musieli podpisywać papierowe listy obecności z godzinami wejść i wyjść. Wymagało to ręcznego zliczania nadgodzin i ewidencjowania urlopów. Kilka razy w tygodniu dane były sprawdzane, a pod koniec miesiąca wprowadzane do arkuszy Excel i przekazywane do firmy outsourcingowej.

„Przy tak ogromnej skali zatrudnienia ręczne rozliczanie czasu pracy to naprawdę duży problem. Co miesiąc papierkowa robota, a to ogromna strata czasu. I do tego dochodzi brak pewności co do dokładności zaewidencjonowanych danych” – opowiada Agnieszka Baszyńska z LG.

Po zakończeniu wdrożenia całość procesu została zautomatyzowana – LG uzyskało pełną kontrolę nad absencjami oraz nad godzinami nadliczbowymi, a wszystko jest rejestrowane automatycznie w systemie. Połączenie on-line z systemem KABA Benzing dostarczanym przez firmę EDP Support umożliwia natychmiastową rejestrację wejść i wyjść również w systemie TETY.

Najważniejszy dostęp do wszystkich danych – zestawienia, raporty, wydruki…

TETA Personel.NET dysponuje bogatą bazą raportów standardowych. Dodatkowo na etapie analizy przedwdrożeniowej LG Electronics przekazało własną listę raportów, które miały być wykonane w ramach wdrożenia. „W trakcie wdrożenia praktycznie wszystkie nasze potrzeby zostały zaspokojone. System jest na tyle elastyczny, że można wyciągnąć z niego bardzo wiele danych. Bezproblemowe stało się również raportowanie dla naszych inwestorów koreańskich. Wcześniej zbieranie danych zajmowało nam kilka dni, teraz codziennie o godzinie 7:15 możemy przesłać gotowy raport na temat absencji z dokładnym podziałem na ich rodzaje, ze stanem osobowym firmy.” – Agnieszka Baszyńska.

TETA HRM – sprawdź sam stan swojego urlopu i nie tylko

Wszyscy pracownicy biurowi – ok. 320 osób mają dostęp do swoich danych poprzez TETA HRM. Menedżerowie zyskali w nim narzędzie do efektywnego zarządzania podległymi im pracownikami, zaś dział HR – sposób na przeniesienie niektórych zadań, bezpośrednio na pracowników i ich szefów. System pozwala na samodzielny dostęp i wygenerowanie szeregu raportów wykorzystujących dane zawarte w systemie kadrowo-płacowym. Dzięki aplikacji TETA HRM pracownicy mają dostęp do informacji związanych bezpośrednio z przebiegiem ich zatrudnienia. Pracownicy LG Electronics mogą samodzielnie sprawdzić wymiar przysługującego im urlopu oraz stan jego wykorzystania. Mogą wprowadzać własne wnioski urlopowe, a menedżerowie mają możliwość ich akceptacji lub odrzucenia. To spore ułatwienie dla pracowników działu personalnego, gdyż w odróżnieniu od tradycyjnego sposobu zarządzania urlopami, nie muszą wprowadzać tych informacji ręcznie.

Plany na przyszłość

„Chcemy rozwijać system i w niego inwestować – głównie w kolejne funkcjonalności HRM. Poważnie myślimy o wprowadzeniu kiosków internetowych dla pracowników produkcji – tak, aby każdy pracownik miał dostęp i wgląd w swoje dane. Miałoby to być połączone z odczytem karty wejściowej. W tej chwili czynności związane z obsługa urlopów – dla pracowników produkcyjnych na systemie TETA HRM wykonują mistrzowie, Każdy z nich w ten sposób obsługuje około 70 osób. Mają pełną kontrolę nad absencjami wszystkich pracowników i dostęp do aktualnej informacji o swoich podwładnych. Jednak jest to dla nich dodatkowe obciążenie” – mówi Agnieszka Baszyńska.

Wprowadzenie stanowisk do samoobsługi pracowniczej na halach produkcyjnych nie jest proste do rozwiązania. Osoby zatrudnione na liniach produkcyjnych nie mogą w każdej chwili odejść od stanowiska pracy. Dlatego też planowane jest połączenie TETA HRM z systemem czytników kart pracy. Pracownik, w ciągu kilku sekund, podchodząc do stanowiska komputerowego i przystawiając swoja kartę, uzyska dostęp do najpotrzebniejszych danych na jednym, specjalnie zdefiniowanym do tego celu ekranie. Jest to możliwe, ponieważ narzędzia dodatkowe w pakiecie TETA Constellation, a w szczegółowości tryb projektowania formularzy pozwalają na takie zmodyfikowanie widoku w aplikacji TETA HRM, aby widoczne były tylko niezbędne dane, bez konieczności wyszukiwania ich w systemie.

Wskazówki dla przyszłych użytkowników

„Należy przede wszystkim dobrze przygotować się do konwersji danych, jest to proces, który może zająć znacznie więcej czasu niż się na początku planuje. Niezwykle kluczowa jest w tym procesie również współpraca z działem IT wewnątrz firmy” – podpowiada Agnieszka Baszyńska.

Pobierz ebook "Social media marketing dla firm i agencje się w nim specjalizujące"