Informacje produktowe. Sposoby zarządzania i problemy związane z ich obiegiem w firmie [wyniki badań]

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez e-point oraz agencję PMR, specjalistyczne systemy są stosowane sporadycznie.

Polscy producenci najczęściej zarządzają informacją produktową za pomocą Excela oraz różnego rodzaju baz danych. Nie rzadko zdarza się również, że informacje znajdują się wyłącznie w głowach pracowników, którzy wiedzą, gdzie znajdują się potrzebne dane, albo w jaki sposób należy opisać produkt. Jak wynika z raportu „Jak producenci zarządzają informacją produktową” stworzonego przez firmę e-point oraz agencję badawczą PMR, systemy PIM (Product Information Management) są stosowane sporadycznie. 

Excel królem

Połowa ankietowanych firm do zarządzania informacją produktową stosuje Excela. Inne popularne narzędzia to: bazy danych (36 proc. wskazań), CRM (27 proc.), plik tekstowy (21 proc.) oraz systemy MDM i ERP (po 14 proc. wskazań). Zdecydowana większość organizacji nie stosuje dedykowanych rozwiązań PIM, a często nawet nie wie, że takie rozwiązania istnieją. Dotyczy to zarówno mniejszych, jak i największych firm. Niekiedy funkcje zarządzania informacją produktową spełnia inny system niż dedykowany PIM, np. ISS, e-commerce, CRM czy CMS.

– Z wywiadów pogłębionych, które były częścią naszego badania, wynika, że wiedza o produktach jest też przechowywana w głowach pracowników. Często informacje o tym, gdzie znajdują się specyficzne dane albo w jaki sposób należy opisać produkt, ma po prostu konkretny pracownik. Nierzadko, dla handlowców czy innych osób w firmie, taka osoba jest pierwszym kontaktem, gdy chcą pozyskać informacje o produkcie. Takie podejście jest bardzo nieefektywne. Przyczynia się do marnowania czasu kluczowych pracowników, zwiększa podatność procesu na błędy ludzkie, ale przede wszystkim wydłuża czas prezentowania oferty lub całkowicie blokuje procesy podczas nieobecności takiego pracownika – mówi Paweł Łąka, Head of PIM Division w e-point.

Rozproszenie informacji oraz czasochłonny proces ich aktualizowania

Badani często podkreślali wysoką jakość i łatwość wyszukiwania informacji produktowych w ich firmie, chociaż ok. 40 proc. odczuwa rozproszenie tych danych. Podobnie z aktualizacją – 86 proc. firm twierdzi, że ich dane produktowe są aktualne, jednocześnie wskazując na czasochłonny, żmudny proces aktualizacji jako główny problem w zarządzaniu informacją.

– Zarówno rozproszenie informacji produktowej, jak i trudności z ich systematyczną aktualizacją zwiększają ryzyko chaosu informacyjnego. Badania pokazały, że dla wielu firm codziennością jest sytuacja, kiedy to - kierując się własną wygodą - pracownicy przesyłają sobie informacje załącznikami do maili lub przekazują je telefonicznie. W rezultacie powstaje wiele równolegle funkcjonujących plików, przez co trudno wskazać ten aktualny, a w skrajnych przypadkach mogą pojawić się wzajemnie wykluczające się dane – mówi Paweł Olszynka, ICT Business Unit Director w PMR.

Rozbudowane procedury

Firmy radzą sobie z rozproszeniem informacji przez opracowywanie procedur oraz klarowne przypisywanie odpowiedzialności za jakość danych produktowych konkretnym osobom, np. ze sprzedaży, marketingu czy product managementu. Co ciekawe, badani deklarują, że w każdej firmie sposób zarządzania informacją produktową był wypracowywany organicznie, w toku rozrostu organizacji, a nie był efektem świadomej decyzji.

Wraz ze wzrostem liczby zatrudnionych, poszerzaniem oferty czy ekspansją na nowe rynki pojawiają się nowe procedury i narzędzia, które są dobudowywane do już istniejących. W efekcie powstaje złożony ekosystem, który w każdej organizacji wygląda w nieco inny sposób.

W ramach tego ekosystemu do innych najczęstszych wyzwań związanych z zarządzaniem informacjami o produkcie należą: 

• brak ich spójności, 

• ograniczona kontrola nad tym, jak dystrybutorzy zarządzają tymi informacjami, 

• brak automatyzacji w procesie tworzenia informacji,

• zbyt duże uzależnienie tego procesu od czynnika ludzkiego.

Dedykowany system PIM

Z badań wynika, że te dolegliwości stają się dla firm tym bardziej uciążliwe, im bardziej się one rozrastają i np. rozważają ekspansję na nowe rynki czy wejście w nowe modele sprzedaży. To wówczas organizacje rozpoznają potrzebę uporządkowania oferty i wdrożenia rozwiązań Product Information Management.

Do innych najczęściej wskazywanych powodów, dla których przebadane firmy zastanawiają się nad wdrażaniem rozwiązań klasy PIM, należą: 

• poczucie nadchodzącej zmiany i związanej z tym konieczności szybszego reagowania na wydarzenia na rynku, 

• konieczność utrzymania aktualności danych we wszystkich miejscach, 

• chęć zachowania kontroli nad informacją, 

• zarządzanie wiedzą pracowników,

• potrzeba automatyzacji ręcznych procesów. 

– Wdrożenie PIM często jest częścią większego, strategicznego projektu: wejścia w nowe kanały sprzedaży czy ekspansji na nowe rynki. Właśnie dla dużych, międzynarodowych projektów system PIM ma kluczowe znaczenie. Bez takiego narzędzia poszczególne rynki stają się autonomicznymi bytami, co znacznie utrudnia zarządzanie ofertą i podnosi koszty prezentacji produktów w niezależnych kanałach w różnych krajach. Przy dużej skali działalności utrzymanie spójności komunikacji oferty staje się praktycznie niemożliwe” – mówi Paweł Łąka z e-point.

Pobierz ebook "Agencje i marketing w social mediach. Ebook z poradami dla firm"