E-doręczenia obowiązkowe od 1 października 2026. Co muszą zrobić przedsiębiorcy?

Od 1 października 2026 roku przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, którzy nie zostali objęci wcześniejszymi terminami, muszą posiadać aktywny adres do e-Doręczeń. Dla małych firm oznacza to nie tylko założenie skrzynki. Trzeba również zdecydować, kto będzie sprawdzał korespondencję, jak dokumenty trafią do właściwych osób i w jaki sposób firma dopilnuje terminów wynikających z pism urzędowych.

E-Doręczenia obowiązkowe od 1 października. Dla firm to nie tylko kolejna skrzynka

Termin 1 października jest kolejnym etapem wdrażania systemu, który od początku 2026 roku jest podstawowym sposobem elektronicznej komunikacji między administracją publiczną a podmiotami niepublicznymi, jeśli przepisy szczególne nie przewidują innej formy. Według danych Ministerstwa Cyfryzacji w sierpniu liczba przesyłek zrealizowanych przez e-Doręczenia przekroczyła 100 mln, a w Bazie Adresów Elektronicznych znajdowało się ponad 4,6 mln adresów. Od 1 lipca z usługi można korzystać także w aplikacji mObywatel.

Dla przedsiębiorcy kluczowe jest jednak nie samo uruchomienie adresu, ale zbudowanie procesu obsługi korespondencji. Pismo, które trafi do skrzynki, może wymagać reakcji księgowości, właściciela firmy, prawnika albo innego pracownika.

1 października kolejny ważny termin dla przedsiębiorców

Harmonogram e-Doręczeń jest uzależniony między innymi od daty rejestracji firmy. Przedsiębiorcy rejestrujący działalność w CEIDG od 1 stycznia 2025 roku zakładają adres do e-Doręczeń przy rejestracji. Firmy zarejestrowane wcześniej były obejmowane obowiązkiem etapami, między innymi w związku ze zmianami wpisu. Dla podmiotów z CEIDG zarejestrowanych do końca 2024 roku, które nie zostały objęte wcześniejszym terminem, datą graniczną jest 1 października 2026 roku.

Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje, że przedsiębiorca powinien utworzyć adres do e-Doręczeń, aktywować skrzynkę i - jeśli chce powierzyć jej obsługę innej osobie - wyznaczyć administratora. Samo posiadanie adresu nie oznacza jeszcze, że korespondencja będzie właściwie obsługiwana.

Z perspektywy małej firmy warto potraktować wdrożenie e-Doręczeń jak uruchomienie kolejnego kanału komunikacji. Powinna istnieć konkretna osoba odpowiedzialna za jego monitorowanie oraz zastępstwo na czas urlopu lub choroby. W większych organizacjach dochodzi do tego konieczność aktualizowania uprawnień po zmianach kadrowych.

Jak zwraca uwagę Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART i właścicielka biura rachunkowego, przedsiębiorcy już teraz otrzymują za pośrednictwem e-Doręczeń pisma urzędowe, między innymi decyzje dotyczące podatku od nieruchomości. „To pokazuje, że dla firm nie jest to już kwestia przygotowania się do przyszłego rozwiązania, ale organizacji codziennej obsługi korespondencji” - mówi ekspertka.

14 dni może mieć znaczenie dla firmowego terminu

Jednym z najważniejszych elementów e-Doręczeń jest prawny skutek doręczenia. Jeżeli korespondencja od podmiotu publicznego wpłynie na adres do doręczeń elektronicznych, po upływie 14 dni może zostać uznana za skutecznie doręczoną, nawet jeśli adresat jej wcześniej nie otworzył. 

W praktyce oznacza to, że brak regularnego monitorowania skrzynki może mieć konsekwencje dla prowadzenia firmy. Informacja o decyzji, wezwaniu czy innym piśmie może rozpocząć bieg terminu, w którym przedsiębiorca powinien wykonać określone działanie. Dlatego w firmie powinny zostać ustalone przynajmniej trzy kwestie: częstotliwość sprawdzania skrzynki, osoba odpowiedzialna za odbiór korespondencji oraz sposób przekazywania dokumentów pracownikowi, który ma wykonać wynikające z niego zadanie.

Warto także pamiętać, że e-Doręczenia nie muszą być jedynym cyfrowym kanałem kontaktu firmy z administracją. Jak wskazuje SaldeoSMART, przedsiębiorca może mieć kilka kanałów komunikacji. Na przykład jeśli posiada adres do e-Doręczeń, pisma ZUS wymagające potwierdzenia są kierowane właśnie tam, a ich kopia jest dostępna również na PUE/eZUS. Odpowiednio umocowany pełnomocnik, na przykład księgowy lub biuro rachunkowe, może otrzymać dostęp do korespondencji. Dla małych firm oznacza to potrzebę jasnego podziału odpowiedzialności.

Odebranie dokumentu to dopiero początek

Elektroniczne doręczenie rozwiązuje problem przekazania pisma, ale nie rozwiązuje automatycznie dalszej części procesu. Odebrany dokument może wymagać odpowiedzi, zapłaty, przesłania dodatkowych danych, złożenia wyjaśnień albo przekazania sprawy do księgowości lub działu prawnego.

Jeżeli pracownik odbierze dokument, a następnie prześle go mailem do kolejnej osoby, firma nadal nie musi wiedzieć, czy dokument został przeczytany, kto przejął odpowiedzialność i jaki jest termin wykonania zadania. Problem rośnie, gdy informacje o jednej sprawie są rozproszone pomiędzy skrzynkami pocztowymi, komunikatorami i prywatnymi notatkami.

„Cyfryzacja dokumentu nie oznacza jeszcze cyfryzacji całego procesu. Jeżeli pismo wpływa elektronicznie, ale później krąży między mailami i prywatnymi kalendarzami pracowników, firma nadal może stracić kontrolę nad odpowiedzialnością i terminem. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala połączyć oba etapy - odbiór dokumentu z jego dalszą obsługą” - podkreśla Kamila Cieszkowska.

Dla przedsiębiorców może to być dobry moment na uporządkowanie całego obiegu dokumentów. W jednym miejscu można przechowywać pismo, informacje dotyczące sprawy, komentarze, ustalenia oraz historię działań. Dzięki temu łatwiej ustalić, kto zajmuje się dokumentem i na jakim etapie znajduje się sprawa.

E-doręczenia jako element cyfrowej organizacji firmy

Wprowadzenie obowiązku dla kolejnej grupy przedsiębiorców pokazuje szerszy kierunek zmian w komunikacji firm z administracją. Elektroniczna korespondencja przestaje być dodatkiem do papierowych procedur, a staje się podstawowym kanałem kontaktu. Od początku 2026 roku e-Doręczenia są podstawowym sposobem komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi i niepublicznymi, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach.

Dla właściciela małej firmy oznacza to przede wszystkim zmianę organizacyjną. Nie wystarczy raz założyć skrzynkę. Potrzebny jest prosty proces: sprawdzenie skrzynki, odebranie dokumentu, przypisanie odpowiedzialności, określenie terminu, wykonanie działania i zachowanie informacji o jego realizacji.

Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie mają aktywnego adresu do e-Doręczeń, powinni sprawdzić swój status i dopełnić formalności przed 1 października. Wniosek o adres można złożyć online, a po aktywacji adres zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych. Firma może samodzielnie zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora.

Ci, którzy skrzynkę już posiadają, mają natomiast ostatnie dni na przetestowanie procesu w praktyce. Warto sprawdzić, kto monitoruje korespondencję, kto zastępuje tę osobę podczas nieobecności oraz jak dokument trafia do pracownika odpowiedzialnego za dalsze działania.

W przypadku e-Doręczeń najważniejszą zmianą dla firm nie jest więc sama elektroniczna skrzynka. Jest nią przeniesienie odpowiedzialności za korespondencję do procesu, w którym liczy się stałe monitorowanie, szybkie przekazanie sprawy właściwej osobie i kontrola terminów. Dla małych i średnich firm może to być również impuls do uporządkowania całego cyfrowego obiegu dokumentów - nie tylko tych wysyłanych przez administrację.

Źródło: mat. prasowy Sarota PR

 

Pobierz ebook "Książka o Egipcie, jakiego nie pokazują wycieczki. Śladami starożytnych królowych i polskich archeologów"